Cách quyết định việc nào giao cho phần mềm là xếp mỗi việc theo hai trục: nó lặp lại tới mức nào, và sai thì hậu quả lớn tới đâu. Việc lặp nhiều, sai ít hậu quả: để máy làm hẳn. Việc lặp nhiều, sai hậu quả lớn: máy làm và gợi ý, người xác nhận. Việc ít lặp, cần phán đoán: người làm, máy chuẩn bị dữ liệu. Không có việc nào nên để máy làm mà không có cách kiểm lại.
Mục tiêu của tự động hoá kế toán không phải là giảm người, mà là để người kế toán dành thời gian cho những việc thật sự cần nghề: phán đoán khoản chi có được trừ không, xử lý sai sót, giải trình, tư vấn cho chủ.
Bốn ô
| Sai ít hậu quả | Sai hậu quả lớn | |
|---|---|---|
| Lặp nhiều | Máy làm hẳn, người xem báo cáo ngoại lệ | Máy làm, người xác nhận từng lô hoặc từng khoản vượt ngưỡng |
| Ít lặp | Người làm nhanh, máy nhắc | Người quyết, máy chuẩn bị dữ liệu và kiểm chéo |
Xếp đúng ô quan trọng hơn chọn đúng phần mềm. Một phần mềm tốt mà để nó tự quyết việc thuộc ô "sai hậu quả lớn" thì sớm muộn cũng sinh ra lỗi hàng loạt.
Việc để máy làm hẳn
- Tải sao kê, tải dữ liệu hoá đơn từ cổng theo lịch.
- Ghép tiền với đơn, với hoá đơn khi có khoá chắc chắn.
- Sinh hoá đơn đầu ra từ đơn đã chốt, theo bảng ánh xạ đã duyệt.
- Tính khấu hao theo bảng tài sản đã duyệt.
- Sinh lịch hạn nộp, gửi nhắc.
- Đối chiếu sổ với cổng, với sao kê, và liệt kê chênh lệch.
Điểm chung: đầu vào có cấu trúc, quy tắc rõ, và nếu sai thì sai hàng loạt theo cùng một kiểu dễ phát hiện qua báo cáo ngoại lệ.
Việc máy gợi ý, người xác nhận
- Hạch toán hoá đơn đầu vào vào tài khoản chi phí theo đối tác và loại hàng: máy đề xuất, người duyệt theo lô.
- Ghép tiền không có khoá: máy đề xuất theo số tiền và thời gian, người bấm xác nhận.
- Xét hoá đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ: máy kiểm phần dữ liệu (hoá đơn hợp lệ trên cổng, có chứng từ thanh toán nếu từ 5 triệu đồng, trạng thái người bán), người quyết phần mục đích sử dụng.
- Lập tờ khai: máy lập nháp và chạy kiểm chéo, người duyệt và ký.
Người xác nhận không nên phải xem mọi dòng. Phần mềm nên đưa lên trước những dòng khác thường: đối tác mới, số tiền lớn bất thường, loại chi lần đầu xuất hiện.
Việc người quyết
- Khoản chi có phục vụ hoạt động kinh doanh không, có được trừ khi tính thuế không.
- Xử lý hoá đơn sai sót: điều chỉnh hay thay thế.
- Khai bổ sung kỳ trước.
- Trích lập dự phòng, đánh giá khả năng thu hồi nợ.
- Trả lời cơ quan thuế, giải trình.
- Chọn chính sách kế toán, phương pháp phân bổ.
Ở những việc này, máy vẫn giúp được nhiều: gom chứng từ liên quan, dựng bảng số liệu, nhắc hạn. Nhưng quyết định và trách nhiệm là của người.
Kiểm lại việc đã tự động
Tự động hoá mà không kiểm là chuyển rủi ro từ "người quên" sang "máy sai mà không ai biết". Mỗi việc tự động nên có:
- Báo cáo kết quả mỗi lần chạy: bao nhiêu dòng xử lý, bao nhiêu ngoại lệ.
- Kiểm mẫu: mỗi tuần người chọn ngẫu nhiên vài kết quả để xem lại.
- Chỉ báo bất thường: số ngoại lệ tăng đột biến, số dòng xử lý giảm đột ngột (có thể do nguồn dữ liệu ngừng gửi).
- Người chịu trách nhiệm cho từng quy tắc: ai sửa, ai duyệt thay đổi.
Việc chạy mà không sinh ra dòng nào cũng là một tín hiệu. Tải hoá đơn đầu vào báo "0 hoá đơn mới" ba ngày liền có thể là không có hoá đơn, cũng có thể là kết nối đã hỏng. Báo "sạch" khi không kiểm được gì còn tệ hơn không có báo cáo.
Ví dụ phân loại ở một công ty dịch vụ
Giả sử một công ty dịch vụ 30 người liệt kê được 24 việc kế toán lặp lại. Sau khi xếp:
- 9 việc máy làm hẳn: tải sao kê, tải hoá đơn, đối chiếu sổ với cổng, khấu hao, lịch hạn...
- 8 việc máy gợi ý: hạch toán đầu vào, ghép tiền không khoá, xét khấu trừ, tờ khai nháp...
- 7 việc người quyết: chi phí được trừ, sai sót hoá đơn, dự phòng, giải trình...
Thứ tự làm: bắt đầu từ những việc máy làm hẳn tốn nhiều giờ nhất, vì lợi ích thấy ngay và rủi ro thấp. Việc máy gợi ý làm sau, khi đã có dữ liệu sạch. Con số là giả định; cách xếp dùng được cho mọi phòng kế toán.
Thứ tự bắt đầu cho phòng kế toán nhỏ
Với phòng kế toán một, hai người, không cần làm hết cùng lúc. Thứ tự hay hiệu quả:
- Tải dữ liệu tự động: hoá đơn từ cổng, sao kê ngân hàng. Việc này không đổi cách làm của ai mà bỏ ngay được nhiều giờ tải tay.
- Đối chiếu tự động có báo cáo ngoại lệ: sổ với cổng, sổ với sao kê.
- Lịch nhắc hạn sinh từ thông tin đơn vị.
- Quy tắc gợi ý hạch toán cho nhóm nhà cung cấp quen.
- Tờ khai nháp tự sinh cùng các phép kiểm chéo.
Mỗi bước chạy ổn vài tuần rồi mới sang bước sau. Nhảy thẳng tới bước cuối khi dữ liệu đầu vào chưa sạch thì tờ khai nháp sai, người mất niềm tin vào phần mềm, và mọi thứ quay về bảng tính.
Trước khi bắt đầu, nên ghi lại thời gian thật đang bỏ ra cho từng việc trong một tuần bình thường. Không có con số trước, sẽ không biết tự động hoá đã giúp được bao nhiêu.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: so số hoá đơn tải tự động với số hoá đơn trên cổng.
- Sao kê ngân hàng: so số dòng nhập tự động với sao kê gốc.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai do máy lập nháp đã được người duyệt và nộp đúng hạn.
- Nhật ký chạy của từng việc tự động: lần chạy gần nhất, số dòng, số ngoại lệ.
Câu hỏi thường gặp
Tự động hoá có làm kế toán mất việc không?
Phần việc nhập liệu và đối chiếu thủ công giảm đi, phần việc phán đoán, kiểm soát và giải thích số liệu tăng lên. Kế toán hiểu nghiệp vụ vẫn là người quyết định cuối cùng.
Doanh nghiệp rất nhỏ có cần tự động hoá không?
Có thể bắt đầu từ vài việc đơn giản như tải hoá đơn, sao kê định kỳ và lịch nhắc hạn. Không cần làm hết một lúc.
Máy gợi ý đúng gần hết thì có nên cho tự làm luôn không?
Với việc thuộc ô sai hậu quả lớn thì không. Có thể cho duyệt theo lô để nhanh hơn, nhưng vẫn cần người xác nhận.
Ai chịu trách nhiệm khi quy tắc tự động làm sai?
Người duyệt quy tắc và người phụ trách việc đó trong doanh nghiệp. Về nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp vẫn là người nộp thuế và chịu trách nhiệm về số liệu.
Làm sao biết việc tự động đang chạy đúng?
Có báo cáo mỗi lần chạy, kiểm mẫu định kỳ, và cảnh báo khi số dòng hoặc số ngoại lệ bất thường. Không có ba thứ này thì không biết được.
Có nên để phần mềm tự nộp tờ khai không?
Không nên. Phần mềm lập nháp và kiểm chéo, người có thẩm quyền xem, duyệt và ký nộp.
