Quy tắc tự hạch toán nên được dựng theo đối tác cộng loại hàng hoá, dịch vụ, không chỉ theo đối tác: cùng một nhà cung cấp có thể bán cả nguyên liệu lẫn công cụ, mỗi thứ vào một tài khoản khác. Phần mềm dùng quy tắc để đề xuất bút toán cho hoá đơn đầu vào, người duyệt theo lô; mỗi quy tắc có người chịu trách nhiệm, có ngày hiệu lực, và được kiểm lại định kỳ. Quy tắc sai thì sai hàng loạt, nên việc kiểm quan trọng không kém việc dựng.
Phần lớn hoá đơn đầu vào của một doanh nghiệp vừa và nhỏ đến từ vài chục đối tác quen. Quy tắc cho nhóm này giải phóng phần lớn thời gian nhập liệu, để kế toán tập trung vào hoá đơn lạ và khoản cần phán đoán.
Cấu trúc một quy tắc
| Thành phần | Ví dụ giả định |
|---|---|
| Điều kiện: người bán | Mã số thuế của nhà cung cấp nguyên liệu |
| Điều kiện: tên hàng chứa | "bột", "đường", "sữa" |
| Kết quả: tài khoản | Nguyên vật liệu |
| Kết quả: mã cơ sở, bộ phận | Theo địa chỉ giao hàng trên đơn mua hàng |
| Kết quả: nhãn thuế | Chi phí thông thường, xét khấu trừ đầu vào |
| Hiệu lực | Từ ngày, tới ngày |
| Người chịu trách nhiệm | Tên kế toán phụ trách mua hàng |
Điều kiện nên dùng mã số thuế người bán, không dùng tên, vì tên có thể viết khác nhau giữa các hoá đơn.
Thứ tự ưu tiên khi nhiều quy tắc cùng khớp
- Quy tắc có cả người bán và tên hàng cụ thể.
- Quy tắc chỉ có người bán.
- Quy tắc chỉ có tên hàng (ví dụ mọi hoá đơn có "điện năng" vào chi phí điện).
- Không quy tắc nào khớp: vào danh sách chờ người hạch toán tay, và người đó được gợi ý tạo quy tắc mới.
Khi hai quy tắc cùng cấp khớp một hoá đơn với kết quả khác nhau, phần mềm phải dừng và báo, không chọn đại. Đây là dấu hiệu bộ quy tắc có chỗ chồng chéo cần sửa.
Những chỗ quy tắc hay sai hàng loạt
- Nhà cung cấp đổi mặt hàng: trước chỉ bán văn phòng phẩm, nay bán cả máy tính. Quy tắc cũ đưa máy tính vào chi phí văn phòng phẩm.
- Giá trị vượt ngưỡng tài sản: hàng mua lần này đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ phân bổ, nhưng quy tắc ghi thẳng vào chi phí. Nên có điều kiện theo giá trị để chuyển sang danh sách chờ.
- Khoản cần xem khi tính thuế: tiếp khách, quà tặng, phúc lợi. Quy tắc có thể đề xuất tài khoản, nhưng nhãn thuế nên để "cần xem", không để mặc định "được trừ".
- Hoá đơn điều chỉnh: quy tắc áp cho hoá đơn gốc nhưng hoá đơn điều chỉnh giảm lại bị hạch toán như hoá đơn mới.
- Đổi chính sách kế toán giữa năm: sửa quy tắc cũ thay vì tạo quy tắc mới có ngày hiệu lực, làm các bút toán cũ bị hiểu sai khi chạy lại.
Duyệt theo lô
Người duyệt không cần mở từng hoá đơn. Mỗi ngày hoặc mỗi tuần, phần mềm trình một lô:
- Nhóm theo quy tắc: quy tắc A áp cho 40 hoá đơn, tổng tiền bao nhiêu.
- Đưa lên trước những dòng khác thường: số tiền gấp nhiều lần trung bình của quy tắc đó, tên hàng chưa từng xuất hiện.
- Người duyệt xác nhận cả nhóm, hoặc tách dòng khác thường ra xử lý tay.
Duyệt theo lô giữ được vai trò của người mà không bắt người làm lại việc máy đã làm.
Kiểm quy tắc định kỳ
- Hằng tháng: danh sách quy tắc không được dùng lần nào (có thể đối tác đã ngừng, hoặc điều kiện sai nên không khớp).
- Hằng tháng: tỷ lệ bút toán đề xuất bị người duyệt sửa, theo quy tắc. Quy tắc bị sửa nhiều là quy tắc sai.
- Hằng quý: kiểm mẫu vài hoá đơn mỗi quy tắc lớn.
- Trước quyết toán: rà các quy tắc gắn nhãn thuế, nhất là nhãn "được trừ" mặc định.
Ví dụ một bộ quy tắc sau ba tháng
Giả sử một nhà hàng dựng 35 quy tắc cho 28 nhà cung cấp thường xuyên. Sau ba tháng:
- 31 quy tắc chạy ổn, tỷ lệ bị sửa rất thấp.
- 2 quy tắc không dùng lần nào: một nhà cung cấp đã ngừng, một quy tắc gõ sai mã số thuế.
- 1 quy tắc bị sửa gần một nửa số lần: nhà cung cấp đồ gia dụng bán cả dụng cụ bếp giá trị lớn, cần tách điều kiện theo giá trị.
- 1 quy tắc chồng chéo với quy tắc khác cho hoá đơn tiền điện của cơ sở mới.
Sửa bốn quy tắc mất chưa tới một giờ, và nó làm đúng cho mọi hoá đơn về sau. Mọi con số là giả định.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào, để chắc không hoá đơn nào bị bỏ qua vì không khớp quy tắc.
- Sổ chi tiết theo tài khoản: đối tác nào đang xuất hiện ở tài khoản lạ.
- Nhật ký quy tắc: ai tạo, ai sửa, hiệu lực từ ngày nào.
- Danh sách điều chỉnh khi tính thuế: các khoản mang nhãn "cần xem" đã có quyết định chưa.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu dựng quy tắc cho bao nhiêu nhà cung cấp?
Bắt đầu từ nhóm nhà cung cấp chiếm nhiều hoá đơn nhất. Thường một nhóm nhỏ đối tác chiếm phần lớn số hoá đơn, quy tắc cho nhóm đó mang lại lợi ích ngay.
Quy tắc có quyết định luôn việc khấu trừ thuế không?
Không nên. Quy tắc đề xuất tài khoản và nhãn; việc xét khấu trừ cần kiểm điều kiện hoá đơn, thanh toán và mục đích sử dụng, có người xác nhận.
Một hoá đơn có nhiều dòng hàng khác loại thì sao?
Quy tắc nên áp theo từng dòng hàng, không theo cả hoá đơn. Phần mềm tách bút toán theo dòng.
Ai được tạo và sửa quy tắc?
Kế toán phụ trách đề xuất, kế toán trưởng hoặc người được giao duyệt. Mọi thay đổi có ngày hiệu lực và lưu lịch sử.
Quy tắc sai đã chạy ba tháng thì sửa bút toán cũ thế nào?
Sửa quy tắc có ngày hiệu lực, rồi lập bút toán điều chỉnh có vết cho các bút toán cũ. Nếu ảnh hưởng tờ khai đã nộp, đánh giá việc khai bổ sung.
Có thể dùng quy tắc cho hoá đơn đầu ra không?
Hoá đơn đầu ra thường sinh từ đơn bán qua bảng ánh xạ hàng hoá, nên hạch toán theo danh mục hàng. Quy tắc theo đối tác chủ yếu dùng cho đầu vào.
