Hoá đơn đầu vào nên tự về theo lịch (hằng ngày hoặc hằng tuần) từ dữ liệu hoá đơn trên cổng của cơ quan thuế, theo cơ chế tải hoặc kết nối mà doanh nghiệp được phép dùng, rồi khớp ba chiều: hoá đơn ↔ hàng hoá, dịch vụ đã thật sự nhận (phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu) ↔ khoản tiền đã trả hoặc công nợ phải trả. Hoá đơn khớp đủ ba chiều đi thẳng vào sổ; hoá đơn thiếu một chiều vào danh sách chờ người xử lý.
Chờ nhà cung cấp gửi hoá đơn qua thư điện tử rồi cuối tháng mới so với cổng thì phát hiện thiếu, lạ, lệch đều muộn cả tháng. Hoá đơn trên cổng là thứ cơ quan thuế nhìn thấy; bắt đầu từ đó là chắc nhất.
Vì sao bắt đầu từ cổng chứ không từ hộp thư
- Nhà cung cấp gửi hoá đơn qua thư điện tử có thể quên, gửi nhầm địa chỉ, gửi bản thể hiện không kèm tệp dữ liệu.
- Có những hoá đơn mang tên doanh nghiệp mà doanh nghiệp không hề đặt mua. Chỉ nhìn cổng mới thấy.
- Dữ liệu trên cổng có cấu trúc, máy đọc được ngay; tệp đính kèm thư điện tử nhiều định dạng khác nhau.
Hộp thư nhận hoá đơn vẫn cần, để có tệp hoá đơn gốc và thông tin kèm theo từ người bán. Nhưng danh sách chuẩn để so là danh sách trên cổng.
Ba chiều khớp là gì
| Chiều | Nguồn | Khớp theo |
|---|---|---|
| Hoá đơn | Dữ liệu cổng, tệp hoá đơn gốc | Người bán, ký hiệu, số, hàng, số lượng, tiền |
| Nhận hàng, dịch vụ | Phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu, xác nhận của bộ phận sử dụng | Mã đơn mua hàng, người bán, hàng, số lượng |
| Thanh toán | Sao kê, uỷ nhiệm chi, công nợ phải trả | Số hoá đơn trong nội dung, người nhận |
Khoá chung tốt nhất là mã đơn mua hàng nội bộ: in trên đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, đề nghị nhà cung cấp ghi vào phần ghi chú của hoá đơn, ghi trên phiếu nhập, ghi trong nội dung chuyển khoản. Khi không có mã đơn mua hàng, phần mềm ghép theo người bán cộng số tiền cộng khoảng ngày, ở tầng gợi ý.
Bốn loại ngoại lệ
- Hoá đơn lạ: có trên cổng, không có đơn mua hàng, không ai nhận hàng. Hỏi bộ phận mua hàng; nếu không ai đặt, liên hệ người bán yêu cầu xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót. Không đưa vào sổ, không kê khai khấu trừ.
- Hàng đã nhận, hoá đơn chưa có: nhắc nhà cung cấp; hàng nhận cuối tháng thì theo dõi sang tháng sau.
- Lệch số lượng, đơn giá: hoá đơn ghi khác phiếu nhập hoặc hợp đồng. Đề nghị người bán điều chỉnh; không tự sửa số trong sổ cho khớp hoá đơn.
- Hoá đơn từ 5 triệu đồng chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: theo dõi tới khi thanh toán; điều kiện khấu trừ theo Luật 48/2024/QH15.
Mỗi ngoại lệ có người phụ trách và hạn xử lý. Hoá đơn lạ nên được xử lý ưu tiên, vì nó có thể là dấu hiệu thông tin doanh nghiệp đang bị dùng sai.
Dịch vụ không có phiếu nhập kho thì khớp với gì
Với dịch vụ (thuê văn phòng, tư vấn, quảng cáo, sửa chữa), chiều "đã nhận" là:
- Hợp đồng và phụ lục còn hiệu lực.
- Biên bản nghiệm thu, báo cáo kết quả, hoặc xác nhận của bộ phận sử dụng trên phần mềm.
- Với dịch vụ định kỳ (thuê nhà, phần mềm thuê bao), lịch định kỳ trong phần mềm thay cho xác nhận từng tháng, người phụ trách xác nhận khi có thay đổi.
Dịch vụ là nơi dễ có hoá đơn "khớp tiền mà không khớp việc", nên chiều xác nhận của bộ phận sử dụng đặc biệt quan trọng.
Ví dụ một tuần
Giả sử tuần này cổng có 34 hoá đơn đầu vào mới. Kết quả khớp:
- 27 hoá đơn khớp đủ ba chiều, tự vào sổ.
- 3 hoá đơn đã nhận hàng, chưa thanh toán (chưa tới hạn), vào sổ với công nợ phải trả; 1 trong số đó từ 5 triệu đồng, được đánh dấu chờ chứng từ thanh toán.
- 2 hoá đơn lệch số lượng so với phiếu nhập: nhận 48 thùng, hoá đơn ghi 50.
- 1 hoá đơn dịch vụ sửa điều hoà chưa có xác nhận của bộ phận sử dụng.
- 1 hoá đơn lạ từ một người bán chưa từng giao dịch.
Người phụ trách chỉ xử lý 4 dòng cuối trong tuần, thay vì mở 34 hoá đơn. Mọi con số là giả định.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào theo khoảng ngày; số dòng phải bằng số phần mềm đã tải.
- Hộp thư nhận hoá đơn: tệp hoá đơn gốc cho các hoá đơn đã khớp.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của người bán mới hoặc người bán của hoá đơn lạ.
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp: khoản trả cho nhà cung cấp chưa gắn hoá đơn.
Nếu cần góc nhìn chi tiết về kiểm hoá đơn đầu vào, xem mục đối chiếu hoá đơn đầu vào.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được để phần mềm tự lấy dữ liệu hoá đơn từ cổng không?
Tuỳ cơ chế mà cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ, thường cần doanh nghiệp đồng ý hoặc uỷ quyền. Nên hỏi nhà cung cấp và kiểm điều kiện theo quy định hiện hành.
Hoá đơn lạ có tên doanh nghiệp mình thì làm gì?
Không đưa vào sổ và không kê khai khấu trừ. Liên hệ người bán yêu cầu xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót, lưu trao đổi. Nếu có dấu hiệu bị lợi dụng thông tin, báo cơ quan thuế quản lý.
Khớp ba chiều có bắt buộc theo luật không?
Không có tên gọi đó trong luật, nhưng mỗi chiều đều gắn với yêu cầu có thật: hoá đơn hợp pháp, hàng hoá dịch vụ dùng cho kinh doanh, chứng từ thanh toán. Khớp ba chiều là cách chứng minh cả ba cùng lúc.
Nhà cung cấp là hộ kinh doanh có hoá đơn bán hàng thì sao?
Vẫn khớp ba chiều như bình thường. Khác ở chỗ hoá đơn bán hàng không có thuế giá trị gia tăng để khấu trừ, chỉ xét tính vào chi phí.
Hoá đơn về sau khi đã nộp tờ khai tháng thì xử lý thế nào?
Đưa vào sổ khi về, và kê khai theo quy định về thời điểm kê khai, khai bổ sung hiện hành. Nên có danh sách hoá đơn về muộn để xử lý nhất quán.
Có cần in hoá đơn đầu vào ra giấy không?
Hoá đơn điện tử có giá trị ở dạng dữ liệu điện tử. Lưu tệp hoá đơn gốc gắn với bút toán; bản in chỉ khi cần cho nội bộ.
