Nhận dạng chữ trên ảnh chứng từ: trường nào máy đọc được, trường nào vẫn phải người gõ lại

Nhận dạng chữ trên ảnh chứng từ đọc khá tốt các trường in rõ, có định dạng cố định như ngày, mã số thuế, tổng tiền in máy; đọc kém các trường viết tay, mờ, nhiều dòng như tên hàng dài, số lượng ghi tay, chữ ký. Vì vậy máy nên điền sẵn, người xác nhận trước khi ghi sổ, và phần mềm nên đối chiếu chéo những gì đọc được (tổng các dòng có bằng tổng tiền không, mã số thuế có tồn tại không) để chỉ cho người thấy chỗ đáng ngờ.

Một điều cần nói trước: hoá đơn điện tử không nên đọc từ ảnh. Dữ liệu gốc của hoá đơn điện tử là tệp có cấu trúc và dữ liệu trên cổng của cơ quan thuế; đọc từ ảnh chụp bản in là tự đưa lỗi vào chỗ vốn không có lỗi. Nhận dạng chữ dành cho những chứng từ chỉ có bản giấy.

Chứng từ nào vẫn còn ở dạng giấy

• Biên lai thu phí, lệ phí dạng giấy.
• Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán nội bộ viết tay.
• Chứng từ của cá nhân bán hàng không có hoá đơn (bảng kê thu mua theo quy định).
• Vé, cuống vé, hoá đơn giấy từ nước ngoài khi đi công tác.
• Biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu có chữ ký tay.

Với nhóm này, nhận dạng chữ giúp giảm gõ tay. Với hoá đơn điện tử trong nước, hãy tải dữ liệu thay vì chụp.

Trường nào tin được, trường nào cần kiểm

Mức tin cậy thực tế tuỳ công cụ và chất lượng ảnh; nên đo trên chứng từ thật của doanh nghiệp trong vài tuần đầu thay vì tin con số quảng cáo.

Lỗi đọc nguy hiểm nhất: số tiền

Máy đọc nhầm chữ trong tên hàng thì ít hậu quả; đọc nhầm một chữ số trong số tiền thì sổ sai. Các lỗi hay gặp:

• Nhầm dấu phân cách hàng nghìn với dấu thập phân, làm số tiền lệch hàng nghìn lần.
• Nhầm 1 với 7, 0 với 8, 5 với 6 ở ảnh mờ.
• Đọc nhầm dòng "tiền khách đưa" hoặc "tiền thối" thành tổng tiền.

Phép kiểm chéo đơn giản bắt được phần lớn: tổng tiền phải bằng tổng các dòng; số tiền phải khớp khoản chi đã có trên sao kê hoặc phiếu chi; số tiền lệch xa mức thường gặp của loại chi đó thì đánh dấu. Khi kiểm chéo không qua, bắt buộc người xác nhận từng số.

Thiết kế bước xác nhận

1. Người chụp tải ảnh lên, chọn loại chứng từ và cơ sở.
2. Máy đọc, điền sẵn các trường, tô màu trường độ tin cậy thấp.
3. Phần mềm chạy kiểm chéo, hiện cảnh báo nếu có.
4. Người xác nhận (thường là người chụp hoặc kế toán) xem ảnh cạnh dữ liệu, sửa nếu cần, bấm xác nhận.
5. Dữ liệu đã xác nhận mới tạo bút toán; ảnh gốc gắn vào bút toán.

Mọi sửa đổi ở bước 4 được lưu: máy đọc gì, người sửa thành gì. Dữ liệu này cho biết công cụ đọc sai kiểu nào nhiều nhất, để quyết định có nên đổi cách chụp hay đổi công cụ.

Chụp thế nào để máy đọc tốt

• Ánh sáng đều, không đổ bóng tay, không chói đèn.
• Chứng từ phẳng, chụp thẳng từ trên xuống, đủ bốn góc.
• Mỗi ảnh một chứng từ.
• Biên lai giấy nhiệt chụp sớm, vì chữ phai theo thời gian.

Ảnh chụp là bản sao để tra cứu nhanh; việc giữ bản gốc giấy và thời hạn lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.

Ví dụ đo độ chính xác trong tháng đầu

Giả sử trong tháng đầu, một công ty dịch vụ tải lên 220 chứng từ giấy (biên lai phí, phiếu chi, vé công tác). Báo cáo sửa sau xác nhận cho thấy:

• Ngày và mã số thuế in máy: gần như không phải sửa.
• Tổng tiền: phải sửa 9 chứng từ, trong đó 6 cái do máy lấy nhầm dòng tiền khách đưa trên biên lai bán lẻ.
• Số lượng viết tay trên phiếu nội bộ: phải sửa gần một phần ba.

Từ đó công ty quyết định: giữ nhận dạng chữ cho biên lai và vé; chuyển phiếu chi nội bộ sang biểu mẫu điện tử để khỏi viết tay; thêm quy tắc kiểm "tổng tiền phải khớp khoản chi trên sao kê" cho biên lai. Mọi con số là giả định, nhưng cách đo dùng được cho mọi doanh nghiệp.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Sao kê tài khoản doanh nghiệp: khoản chi khớp với số tiền đã đọc.
2. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: mã số thuế đọc được có tồn tại, tên có khớp.
3. Cổng hoá đơn điện tử: nếu chứng từ thực ra là bản in của hoá đơn điện tử, lấy dữ liệu từ đây thay vì từ ảnh.
4. Báo cáo sửa sau xác nhận: tỷ lệ trường bị người sửa, theo loại chứng từ.