Bảng kê từng hoá đơn kèm ngày thanh toán, hình thức thanh toán, số tiền và chứng từ không cần lập tay nếu mỗi hoá đơn trong sổ đã được gắn với dòng tiền của nó. Khi đối soát tiền đã chạy (tiền về ghép với đơn và hoá đơn đầu ra, tiền chi ghép với hoá đơn đầu vào), bảng kê chỉ là một lần lọc và xuất. Việc còn lại của người là xem những dòng trống: hoá đơn chưa có thanh toán, thanh toán chưa có hoá đơn.
Bảng này hữu ích ở cả hai chiều: chiều đầu vào để chứng minh điều kiện khấu trừ, chiều đầu ra để đối chiếu doanh thu với tiền và công nợ.
Ai cần bảng này và để làm gì
- Dịch vụ kế toán thuê ngoài: để kiểm điều kiện khấu trừ, lập công nợ, không phải hỏi từng hoá đơn.
- Người lập tờ khai: để biết hoá đơn đầu vào nào từ 5 triệu đồng trở lên đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình: bảng kê kèm chứng từ là tài liệu đầu tiên thường được hỏi.
- Chủ doanh nghiệp: để thấy khách nào trả chậm, nhà cung cấp nào đang nợ.
Các cột cần có
| Cột | Ghi chú |
|---|---|
| Ký hiệu, số, ngày hoá đơn | Khoá chính |
| Người bán hoặc người mua, mã số thuế | |
| Tổng tiền thanh toán | Gồm thuế |
| Các lần thanh toán | Mỗi lần: ngày, số tiền, hình thức, tài khoản trả, tài khoản nhận, mã giao dịch |
| Còn lại | Tổng tiền trừ đã thanh toán |
| Chứng từ | Liên kết tới sao kê, uỷ nhiệm chi, biên bản bù trừ |
| Ghi chú | Thanh toán qua bên thứ ba, trả thay, bù trừ |
Một hoá đơn có thể có nhiều lần thanh toán, một lần thanh toán có thể trả cho nhiều hoá đơn. Cấu trúc dữ liệu phải cho cả hai chiều; bảng kê trình bày theo hoá đơn.
Những trường hợp cần ghi chú riêng
- Thanh toán nhiều lần: hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trả làm nhiều đợt, mọi đợt phải là thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ theo Luật 48/2024/QH15.
- Bù trừ công nợ: cần biên bản bù trừ; việc bù trừ có được coi là thanh toán không dùng tiền mặt cho mục đích khấu trừ hay không phụ thuộc quy định hiện hành, nên đánh dấu để người có chuyên môn xem.
- Thanh toán qua bên thứ ba hoặc từ tài khoản không phải của doanh nghiệp: vùng dễ bị hỏi; ghi rõ căn cứ (hợp đồng uỷ quyền, thoả thuận ba bên).
- Thanh toán bằng thẻ doanh nghiệp: chứng từ là sao kê thẻ; tên đơn vị chấp nhận thẻ có thể khác tên người bán trên hoá đơn, cần ghi chú đối chiếu.
Ví dụ bảng kê đầu vào một tháng
Giả sử tháng 10 doanh nghiệp có 58 hoá đơn đầu vào, trong đó 21 hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Bảng kê tự sinh cho thấy:
- 17 hoá đơn: thanh toán chuyển khoản một lần từ tài khoản doanh nghiệp, đủ chứng từ.
- 2 hoá đơn: thanh toán hai đợt, cả hai đợt chuyển khoản, đủ.
- 1 hoá đơn: chưa thanh toán, hạn trả theo hợp đồng là tháng sau.
- 1 hoá đơn: trả một phần bằng tiền mặt. Cần người xem ngay.
Người lập tờ khai chỉ cần nhìn hai dòng cuối. Không có bảng kê tự sinh, kế toán phải mở 21 hoá đơn, dò sao kê, và rất dễ bỏ sót dòng thứ tư. Mọi con số là giả định.
Để bảng kê tự sinh được
- Chi trả nhà cung cấp từ tài khoản doanh nghiệp, nội dung ghi số hoá đơn.
- Khách doanh nghiệp được dặn ghi số hoá đơn khi trả.
- Sao kê tài khoản kết nối hoặc nhập định kỳ vào phần mềm.
- Quy tắc ghép tự động theo số hoá đơn; phần không ghép được vào hàng đợi ngoại lệ.
- Thanh toán ngoài ngân hàng (bù trừ, tiền mặt dưới mức cho phép) được ghi tay có chứng từ đính kèm.
Dòng trống trên bảng kê: đọc thế nào
Giá trị của bảng kê tự sinh nằm ở những dòng chưa đầy đủ. Có ba kiểu dòng trống:
- Hoá đơn chưa có lần thanh toán nào: có thể chưa tới hạn theo hợp đồng, có thể đã trả mà tiền chưa ghép được. Lọc theo ngày đến hạn để tách hai trường hợp.
- Hoá đơn đã thanh toán một phần: xem phần còn lại có đúng theo tiến độ hợp đồng không.
- Khoản chi chưa gắn hoá đơn: tiền đã đi nhưng hoá đơn chưa về, hoặc hoá đơn về nhưng chưa được nhập. Với nhà cung cấp chậm gửi hoá đơn, đây là danh sách để nhắc.
Mỗi tuần xem ba danh sách này một lần là đủ để cuối tháng bảng kê gần như đầy. Việc nhắc nhà cung cấp gửi hoá đơn, nhắc khách trả tiền cũng trở nên cụ thể: gửi đúng danh sách hoá đơn, không gửi câu hỏi chung chung.
Khi dịch vụ kế toán hoặc cơ quan thuế hỏi về một hoá đơn, người trả lời chỉ cần mở dòng đó: ngày trả, hình thức, chứng từ gắn sẵn. Câu trả lời mất vài phút thay vì vài ngày tìm sao kê.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào, đầu ra trong kỳ; bảng kê phải đủ số dòng.
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp: mọi khoản chi cho nhà cung cấp đã gắn với hoá đơn nào.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của người bán có hoá đơn lớn.
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng: thuế đầu vào kê khai chỉ gồm hoá đơn đủ điều kiện theo bảng kê.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn dưới 5 triệu đồng trả tiền mặt có cần ghi vào bảng kê không?
Nên ghi đầy đủ, kèm phiếu chi. Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng cho hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, nhưng bảng kê đầy đủ giúp đối soát công nợ và chi phí.
Trả tiền cho nhà cung cấp bằng tài khoản cá nhân của giám đốc có được không?
Đây là vùng dễ bị hỏi khi xét khấu trừ và chi phí. Nên thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp; nếu buộc phải làm khác, cần có căn cứ rõ ràng và nhờ người có chuyên môn xem.
Một khoản chuyển khoản trả cho nhiều hoá đơn thì chứng minh thế nào?
Nội dung chuyển khoản ghi các số hoá đơn, hoặc kèm bảng kê thanh toán có xác nhận hai bên. Bảng kê tự sinh sẽ hiện khoản đó ở mỗi hoá đơn với phần số tiền tương ứng.
Bảng kê đầu ra có cần không?
Có ích cho công nợ và đối chiếu doanh thu với tiền về. Với khách doanh nghiệp, bảng kê đầu ra cũng giúp gửi biên bản đối chiếu công nợ nhanh.
Bảng kê nên lưu dưới dạng nào?
Tự sinh từ phần mềm khi cần, nhưng nên xuất và lưu một bản tại thời điểm nộp tờ khai của kỳ, để sau này biết lúc đó số liệu ra sao.
