Doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán nên làm việc với họ trên cùng một sổ, thay vì mỗi bên giữ một bản rồi cuối quý đối chiếu. Doanh nghiệp đưa dữ liệu vào nguồn (đơn bán, tiền, hoá đơn, chứng từ chi), dịch vụ kế toán kiểm, phân loại, lập bút toán điều chỉnh, lập tờ khai và báo cáo; cả hai cùng thấy một con số tại mọi thời điểm. Cách này đòi hỏi phân vai và phân quyền rõ ràng hơn, nhưng bỏ được hẳn khâu "đối chiếu với chính mình".
Trách nhiệm pháp lý về số liệu kê khai vẫn thuộc về doanh nghiệp. Dùng chung một sổ giúp doanh nghiệp thật sự nhìn thấy số liệu đó, không chỉ ký tờ khai do người khác gửi sang.
Vì sao hai bản sổ gây tốn công
- Doanh nghiệp gửi chứng từ theo lô, dịch vụ kế toán nhập lại. Mỗi lần nhập lại là một lần có thể sai.
- Chứng từ gửi thiếu, gửi trễ; dịch vụ kế toán hỏi lại qua tin nhắn; câu trả lời nằm trong tin nhắn, không nằm trong sổ.
- Cuối quý, hai bên có hai con số doanh thu, hai số dư công nợ, và mất nhiều ngày để tìm chỗ lệch.
- Khi đổi dịch vụ kế toán, doanh nghiệp phát hiện mình không có bản sổ hoàn chỉnh nào trong tay.
Phân vai trên cùng một sổ
| Việc | Doanh nghiệp | Dịch vụ kế toán |
|---|---|---|
| Dữ liệu bán hàng, hoá đơn đầu ra | Sinh tự động từ phần mềm bán hàng, hoá đơn | Kiểm tính đầy đủ, thuế suất |
| Hoá đơn đầu vào | Xác nhận đã nhận hàng, dịch vụ | Kiểm hợp lệ, phân loại, xét khấu trừ |
| Chứng từ chi không có hoá đơn | Tải lên kèm giải thích | Xét tính hợp lệ, hướng dẫn bổ sung |
| Tiền về, tiền ra | Kết nối sao kê, xử lý ngoại lệ đối soát | Kiểm ghép, phân loại khoản thu khác |
| Lương | Bảng công, quyết định lương | Tính khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm theo quy định |
| Bút toán điều chỉnh, cuối kỳ | Duyệt khoản vượt ngưỡng | Lập |
| Tờ khai, báo cáo | Xem, duyệt, ký | Lập, giải thích |
Mỗi dòng nên có tên người cụ thể ở cả hai phía, không chỉ tên tổ chức.
Quyền truy cập
- Mỗi người một tài khoản, kể cả nhân viên của dịch vụ kế toán. Không dùng chung tài khoản "ketoan".
- Quyền của dịch vụ kế toán: xem toàn bộ, lập bút toán điều chỉnh, lập tờ khai. Không xoá dữ liệu nguồn.
- Quyền khoá và mở kỳ: nên cần xác nhận của doanh nghiệp.
- Chữ ký số của doanh nghiệp: doanh nghiệp giữ; nếu uỷ quyền cho dịch vụ kế toán ký nộp, có văn bản uỷ quyền rõ phạm vi và thời hạn.
- Khi kết thúc hợp đồng: thu hồi tài khoản ngay, đổi mật khẩu các tài khoản đã chia sẻ, kể cả tài khoản thuế điện tử.
Lịch làm việc hằng tháng
Một lịch mẫu cho doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo tháng, hạn nộp ngày 20 tháng sau theo Luật Quản lý thuế:
- Hằng ngày, hằng tuần: doanh nghiệp xử lý ngoại lệ đối soát, tải chứng từ chi. Dịch vụ kế toán kiểm hoá đơn đầu vào mới.
- Ngày 1–5 tháng sau: doanh nghiệp xác nhận đã đủ chứng từ của tháng. Dịch vụ kế toán rà danh sách hoá đơn trên cổng so với sổ.
- Ngày 6–12: dịch vụ kế toán lập điều chỉnh, gửi danh sách câu hỏi trong phần mềm (không qua tin nhắn rời).
- Ngày 13–16: lập tờ khai nháp; doanh nghiệp xem, hỏi.
- Trước hạn vài ngày: duyệt, ký, nộp. Khoá kỳ.
Mốc cụ thể tuỳ hai bên thoả thuận; điều quan trọng là có mốc, và mốc cuối không sát ngày hạn.
Điều nên ghi vào hợp đồng
- Phạm vi việc: làm gì, không làm gì (giải trình, quyết toán, làm việc với cơ quan thuế tính riêng hay gộp).
- Hệ thống sổ dùng chung là của doanh nghiệp; dữ liệu thuộc về doanh nghiệp.
- Thời hạn phản hồi câu hỏi của mỗi bên.
- Ngưỡng điều chỉnh cần doanh nghiệp duyệt.
- Bàn giao khi chấm dứt: dữ liệu, chứng từ, mật khẩu, danh sách việc dở dang.
- Trách nhiệm khi có sai sót do bên nào gây ra.
Nếu cần tiêu chí chọn đơn vị dịch vụ, có thể tham khảo mục chọn dịch vụ kế toán trong cụm.
Những điểm hay vướng khi mới bắt đầu
- Doanh nghiệp chưa quen tải chứng từ lên đúng lúc. Tuần đầu nên có buổi hướng dẫn ngắn cho người mua hàng, người giữ quỹ: chụp chứng từ, chọn cơ sở, ghi một dòng giải thích.
- Dịch vụ kế toán quen nhận chứng từ theo lô. Nên thống nhất nhịp kiểm hằng tuần, để việc không dồn về ngày cuối.
- Câu hỏi vẫn đi qua tin nhắn. Mỗi câu hỏi về một giao dịch nên gắn vào chính giao dịch đó trong phần mềm, để người sau đọc được cả câu hỏi lẫn câu trả lời.
- Danh mục tài khoản, danh mục chi phí khác nhau giữa thói quen của hai bên. Chốt một bộ danh mục ở tuần đầu, có ghi chú cách dùng.
- Ranh giới ai được sửa gì chưa rõ. Dùng bảng phân vai ở trên làm phụ lục hợp đồng.
Thường sau hai, ba kỳ, nhịp làm việc ổn định và cuộc họp cuối quý ngắn lại hẳn, vì không còn phải tìm chỗ lệch giữa hai bản sổ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai đã nộp, người nộp, thời điểm nộp; so với sổ.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu vào, đầu ra của tháng; so với danh sách dịch vụ kế toán đã xử lý.
- Phần mềm kế toán: nhật ký thao tác của từng tài khoản, danh sách câu hỏi còn mở.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: nghĩa vụ còn phải nộp, để chủ tự xem mà không cần hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ kế toán không muốn làm trên hệ thống của doanh nghiệp thì sao?
Có thể thoả thuận để họ nhận dữ liệu tự động từ sổ gốc và trả kết quả về cùng sổ. Điều cần giữ là doanh nghiệp luôn có bản sổ đầy đủ, không phụ thuộc bên ngoài.
Ai chịu trách nhiệm khi tờ khai sai?
Về nghĩa vụ với cơ quan thuế, doanh nghiệp là người nộp thuế. Trách nhiệm giữa doanh nghiệp và dịch vụ kế toán do hợp đồng quy định. Vì vậy doanh nghiệp nên xem kỹ trước khi duyệt.
Có nên đưa mật khẩu tài khoản thuế điện tử cho dịch vụ kế toán không?
Nếu cần họ nộp thay, nên dùng hình thức uỷ quyền hoặc phân quyền theo quy định, giới hạn phạm vi. Khi kết thúc hợp đồng, đổi mật khẩu ngay.
Dùng chung sổ có làm tăng phí dịch vụ không?
Tuỳ thoả thuận. Thường phần nhập liệu giảm vì dữ liệu tự chảy vào, phần kiểm tra và tư vấn được chú trọng hơn. Nên trao đổi thẳng khi đàm phán.
Chủ doanh nghiệp nên xem gì mỗi tháng?
Tờ khai nháp trước khi nộp, danh sách điều chỉnh lớn, danh sách câu hỏi của dịch vụ kế toán còn mở, và số thuế phải nộp trên ứng dụng thuế.
Đổi dịch vụ kế toán giữa năm thì bàn giao gì?
Nếu cùng một sổ, phần lớn dữ liệu đã ở phía doanh nghiệp. Việc bàn giao tập trung vào danh sách việc dở dang, câu hỏi còn mở, hồ sơ giải trình và thu hồi quyền truy cập.
