Khi hoá đơn đầu ra, hoá đơn đầu vào và chứng từ thanh toán đã nằm trong một sổ, phần lớn chỉ tiêu của tờ khai thuế giá trị gia tăng có thể để phần mềm tự điền: doanh thu và thuế đầu ra theo từng thuế suất, thuế đầu vào của hoá đơn đủ điều kiện, số thuế kỳ trước chuyển sang. Phần vẫn phải người quyết là những chỗ cần phán đoán: hoá đơn đầu vào có đủ điều kiện khấu trừ không, phân bổ thuế đầu vào dùng chung, điều chỉnh sai sót kỳ trước, và đề nghị hoàn hay chuyển kỳ sau.
Mục tiêu không phải là bỏ người ra khỏi việc lập tờ khai, mà là để người chỉ nhìn vào mười phút cần phán đoán thay vì hai ngày cộng số.
Nhóm chỉ tiêu máy lấy được
| Chỉ tiêu | Nguồn trong sổ | Điều kiện để máy lấy đúng |
|---|---|---|
| Doanh thu, thuế đầu ra theo thuế suất 0%, 5%, 10% | Hoá đơn đầu ra đã phát hành trong kỳ | Sổ đã khớp dữ liệu hoá đơn trên cổng |
| Doanh thu không chịu thuế | Hoá đơn đầu ra có hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế | Danh mục hàng gắn đúng loại |
| Giá trị và thuế đầu vào | Hoá đơn đầu vào đã được xác nhận đủ điều kiện | Có bước xác nhận của người |
| Thuế được khấu trừ kỳ trước chuyển sang | Tờ khai kỳ trước đã nộp | Tờ khai kỳ trước được lưu trong hệ thống |
Ba thuế suất 0%, 5%, 10% theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hiệu lực từ 1/7/2025. Khi có chính sách giảm thuế suất theo nghị quyết của Quốc hội, thuế suất áp dụng cho từng hàng phải đúng từ bảng danh mục; thời hạn áp dụng chính sách cần tra văn bản đang hiệu lực.
Nhóm chỉ tiêu cần người quyết
- Hoá đơn đầu vào có đủ điều kiện khấu trừ không: hoá đơn hợp pháp, dùng cho hoạt động chịu thuế, và với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Luật 48/2024/QH15). Phần mềm kiểm được phần có dữ liệu (có chứng từ thanh toán gắn chưa), người quyết phần phán đoán (khoản chi này có phục vụ hoạt động chịu thuế không).
- Phân bổ thuế đầu vào dùng chung khi doanh nghiệp có cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế. Phần mềm tính được theo tỷ lệ doanh thu, người quyết phương pháp và kiểm lại.
- Điều chỉnh kỳ trước: hoá đơn kỳ trước kê khai sót, kê khai sai. Người quyết khai bổ sung kỳ đó hay xử lý theo cách khác theo quy định.
- Đề nghị hoàn hay chuyển kỳ sau khi còn thuế đầu vào chưa khấu trừ hết.
Kiểm chéo trước khi nộp
- Thuế đầu ra trên tờ khai bằng tổng tiền thuế trên hoá đơn đầu ra trong kỳ, theo dữ liệu cổng, không phải doanh thu nhân thuế suất.
- Thuế đầu vào trên tờ khai nhỏ hơn hoặc bằng tổng thuế trên hoá đơn đầu vào của kỳ; phần chênh là hoá đơn chưa đủ điều kiện hoặc thuộc kỳ khác, và phải có danh sách.
- Số dư tài khoản thuế đầu ra, đầu vào trên sổ khớp với tờ khai.
- Doanh thu trên tờ khai đặt cạnh doanh thu theo phần mềm bán hàng và tiền về trên sao kê; chênh lệch nằm trong danh sách chênh lệch thời điểm.
- Số chuyển kỳ trước bằng số trên tờ khai kỳ trước đã được chấp nhận.
Năm phép kiểm này phần mềm chạy được trong vài giây. Kết quả là một bảng xanh, đỏ; ô đỏ nào cũng bấm được để ra danh sách hoá đơn gây lệch.
Ví dụ một kỳ tháng
Giả sử tháng 9, dữ liệu cổng có 2.310 hoá đơn đầu ra, tổng tiền thuế 184.500.000 đồng; 146 hoá đơn đầu vào, tổng tiền thuế 96.200.000 đồng. Kết quả kiểm:
- Thuế đầu ra trên sổ 184.500.000 đồng, khớp cổng.
- Thuế đầu vào đủ điều kiện 91.700.000 đồng. Chênh 4.500.000 đồng gồm: 2 hoá đơn trên 5 triệu đồng chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đang chờ thanh toán theo hợp đồng), 1 hoá đơn mua đồ dùng cá nhân của giám đốc bị loại.
- Kỳ trước chuyển sang 0 đồng.
Số thuế phải nộp dự kiến: 184.500.000 − 91.700.000 = 92.800.000 đồng. Người lập tờ khai chỉ cần xem ba hoá đơn bị loại và xác nhận. Hai hoá đơn chờ thanh toán sẽ được xem xét lại khi có chứng từ, theo quy định về thời điểm khấu trừ. Mọi con số là giả định.
Hạn nộp và nhịp làm việc
Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, tờ khai theo tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau; theo quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Từ 1/7/2026 có Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC hướng dẫn quản lý thuế; khi có thay đổi về hạn, lịch trong phần mềm phải cập nhật theo.
Nhịp nên là: tờ khai nháp tự sinh ngay ngày đầu tháng sau, kiểm chéo chạy mỗi ngày cho tới khi xanh hết, người duyệt xem trước hạn nhiều ngày. Tờ khai nộp ngày cuối cùng là tờ khai không có thời gian sửa.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu ra, đầu vào trong kỳ.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai kỳ trước đã được chấp nhận, số chuyển kỳ.
- Sổ kế toán: số dư tài khoản thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: sau khi nộp tờ khai và nộp tiền, xem nghĩa vụ đã được ghi nhận.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm tự lập tờ khai thì kế toán còn chịu trách nhiệm không?
Doanh nghiệp vẫn là người nộp thuế và chịu trách nhiệm về số liệu kê khai. Phần mềm chỉ cộng số; người duyệt phải xem các phần cần phán đoán và kết quả kiểm chéo.
Hoá đơn đầu vào về muộn, sau khi đã nộp tờ khai thì sao?
Hoá đơn bị sót có thể được kê khai bổ sung theo quy định về khai bổ sung và thời hạn khấu trừ hiện hành. Nên có danh sách hoá đơn về muộn để xử lý nhất quán.
Có nên để phần mềm tự loại hoá đơn trên 5 triệu đồng chưa có chứng từ thanh toán không?
Phần mềm nên đánh dấu và đưa vào danh sách chờ, không tự loại hẳn. Người xem xét quyết định kỳ khấu trừ dựa trên hợp đồng và thời hạn thanh toán.
Tờ khai tự sinh lệch với tờ khai dịch vụ kế toán lập thì tin bên nào?
Không tin bên nào mặc định. So theo từng chỉ tiêu, tìm danh sách hoá đơn gây lệch. Khi cùng làm trên một sổ, lệch kiểu này gần như biến mất.
Doanh nghiệp mới có cần nộp tờ khai khi chưa có doanh thu không?
Nghĩa vụ nộp tờ khai phát sinh theo kỳ khai thuế đã xác định, kể cả khi không phát sinh doanh thu, trừ trường hợp quy định cho phép khác. Nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người có chuyên môn.
Có cần in tờ khai ra giấy để lưu không?
Tờ khai điện tử đã nộp và thông báo chấp nhận là bản có giá trị. Lưu tệp tờ khai và thông báo trong kho chứng từ số, gắn với kỳ, là đủ cho việc tra cứu.
