Tiền mặt không có mã đơn, nên nó được đối soát theo ca chứ không theo từng đơn: tổng đơn thanh toán tiền mặt trong ca phải bằng số tiền kiểm đếm cuối ca trừ quỹ đầu ca, và số tiền đó phải được nộp vào tài khoản doanh nghiệp trong thời hạn nội bộ đặt ra. Có ba mốc này, tiền mặt đi vào cùng một luồng với chuyển khoản, thẻ và sàn; thiếu một mốc, nó trở thành vùng tối của sổ sách.
Ở nhiều cửa hàng, tiền mặt là phần duy nhất vẫn phụ thuộc hoàn toàn vào sự cẩn thận của người. Không thể tự động hoá việc đếm, nhưng có thể tự động hoá mọi thứ xung quanh việc đếm.
Chốt ca gồm những bước gì
- Quỹ đầu ca: số tiền lẻ để thối, ghi nhận khi nhận ca, có người giao và người nhận.
- Trong ca: mọi đơn thanh toán tiền mặt đều qua phần mềm bán hàng. Không nhận tiền mặt cho đơn chưa chốt trên phần mềm.
- Cuối ca: phần mềm tính số tiền mặt phải có bằng quỹ đầu ca cộng tổng đơn tiền mặt trừ các khoản chi từ quầy có chứng từ.
- Kiểm đếm: hai người cùng đếm, ghi theo mệnh giá.
- Biên bản chốt ca: số phải có, số đếm được, chênh lệch, chữ ký hai người. Biên bản có thể lập trên phần mềm với xác nhận điện tử.
- Bàn giao: tiền vượt quỹ đầu ca chuyển vào két hoặc chuẩn bị nộp ngân hàng.
Chênh lệch cuối ca: xử lý thế nào
Thừa hay thiếu vài nghìn đồng xảy ra thường xuyên. Cách xử lý:
- Ghi nhận đúng số đếm được, không bù tiền túi cho đủ, không rút bớt cho khớp.
- Tìm nguyên nhân gần nhất: thối nhầm, đơn chuyển khoản bị ghi nhầm là tiền mặt, đơn huỷ chưa cập nhật.
- Chênh lệch không tìm ra nguyên nhân: ghi thừa thiếu quỹ theo quy chế nội bộ, có người duyệt.
- Theo dõi theo người và theo ca: chênh lệch lặp lại ở cùng một người hoặc cùng một ca cần được xem xét riêng.
Quy chế bồi thường thiếu quỹ, nếu có, là chuyện quan hệ lao động và phải tuân theo quy định về lao động; ở đây chỉ nhấn việc ghi nhận phải đúng sự thật.
Nộp tiền vào tài khoản doanh nghiệp
Tiền mặt nằm lâu trong két là rủi ro cả về an toàn lẫn sổ sách. Nên có quy tắc nộp tiền:
- Nộp theo nhịp cố định (mỗi ngày, hoặc khi vượt một mức), vào tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp.
- Nội dung nộp tiền ghi mã cửa hàng và ngày ca, để phần mềm đối soát ghép được khoản nộp với biên bản chốt ca.
- Người nộp lưu chứng từ nộp tiền.
Khi khoản nộp mang mã cửa hàng và ngày ca, tiền mặt có một khoá đối soát giống như chuyển khoản có mã đơn: biên bản chốt ca ↔ khoản nộp ngân hàng. Phần mềm tự ghép được, người chỉ xem những ca chưa nộp hoặc nộp lệch.
Không dùng tiền mặt thu bán hàng để chi các khoản ngoài quy chế rồi mới nộp phần còn lại. Mỗi khoản chi từ quầy phải có chứng từ và được trừ minh bạch trong biên bản.
Tiền mặt trong luồng đối soát chung
| Nguồn | Đơn vị ghép | Khoá |
|---|---|---|
| Chuyển khoản QR | Từng đơn | Mã đơn trong nội dung |
| Thẻ | Từng giao dịch, rồi từng đợt tiền về | Mã giao dịch |
| Sàn | Từng đơn sàn, rồi từng đợt thanh toán | Mã đơn sàn |
| Tiền mặt | Từng ca, rồi từng lần nộp ngân hàng | Mã cửa hàng và ngày ca |
Nhìn như vậy, tiền mặt không phải là ngoại lệ mà chỉ là một nguồn có đơn vị ghép lớn hơn. Báo cáo ngày cộng bốn nguồn phải bằng tổng doanh thu đã gồm thuế của ngày theo đơn.
Những cách làm cần tránh
- Để doanh thu tiền mặt ngoài sổ. Đây là cách làm có rủi ro thuế lớn nhất, và một khi đã có sổ gốc duy nhất thì không có chỗ nào để "để ngoài".
- Ghi đơn tiền mặt thành chuyển khoản hoặc ngược lại để khớp số. Chênh lệch phải hiện ra, không bị giấu vào nguồn khác.
- Một người vừa thu, vừa đếm, vừa nộp, vừa đối soát. Cửa hàng nhỏ khó tách đủ người, nhưng ít nhất bước kiểm đếm cuối ca nên có người thứ hai.
- Chốt ca bằng tin nhắn nhóm. Tin nhắn trôi, sửa được, không gắn với hệ thống.
Ví dụ biên bản chốt ca
Giả sử ca sáng của một cửa hàng tiện lợi: quỹ đầu ca 2.000.000 đồng, tổng đơn tiền mặt theo phần mềm 6.450.000 đồng, chi mua đá lạnh có phiếu 120.000 đồng. Số phải có cuối ca:
| Khoản | Số tiền |
|---|---|
| Quỹ đầu ca | 2.000.000 |
| Cộng đơn tiền mặt | 6.450.000 |
| Trừ chi có chứng từ | 120.000 |
| Số phải có | 8.330.000 |
| Số đếm được | 8.325.000 |
| Chênh lệch | thiếu 5.000 |
Biên bản ghi đúng thiếu 5.000 đồng, hai người ký. Giữ lại 2.000.000 đồng làm quỹ cho ca chiều, 6.325.000 đồng đưa vào túi nộp ngân hàng với nội dung mã cửa hàng và ngày ca. Khi khoản nộp xuất hiện trên sao kê, phần mềm ghép nó với biên bản này. Mọi con số trong ví dụ là giả định; cấu trúc thì dùng được cho mọi cửa hàng.
Nếu có nhiều ca trong ngày nộp chung một lần, nội dung nộp nên liệt kê các ca, hoặc nộp tách theo ca. Nộp một khoản tròn "tiền mặt tuần này" là tự tạo ra một ngoại lệ khó ghép.
Tự kiểm tra ở đâu
- Phần mềm bán hàng: tổng đơn tiền mặt theo ca.
- Biên bản chốt ca: số đếm được, chênh lệch.
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp: các khoản nộp tiền mặt, đối chiếu với biên bản theo mã cửa hàng và ngày.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn của các đơn tiền mặt đã được lập đủ, không thiếu so với đơn.
Câu hỏi thường gặp
Đơn tiền mặt có phải lập hoá đơn như đơn chuyển khoản không?
Có. Nghĩa vụ lập hoá đơn không phụ thuộc hình thức thanh toán. Đơn tiền mặt và đơn chuyển khoản đi cùng một quy trình hoá đơn.
Cửa hàng nhỏ chỉ có một người bán thì chốt ca thế nào?
Người bán tự đếm và ghi nhận trên phần mềm, chủ hoặc quản lý kiểm lại vào lần ghé tiếp theo hoặc khi nộp tiền. Quan trọng là số đếm được ghi ngay, không sửa lại sau.
Có bắt buộc nộp tiền mặt vào ngân hàng mỗi ngày không?
Nhịp nộp do doanh nghiệp tự đặt theo quy chế quản lý tiền mặt. Nộp đều, có mã ca trong nội dung giúp đối soát dễ và giảm rủi ro giữ tiền.
Chi mua nguyên liệu gấp bằng tiền mặt ở quầy có được không?
Có thể nếu quy chế cho phép, kèm chứng từ và được trừ trong biên bản chốt ca. Với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên có thuế đầu vào muốn khấu trừ, cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thiếu quỹ nhiều lần thì nên làm gì?
Xem chênh lệch theo người, ca và loại đơn để tìm quy luật. Thường nguyên nhân nằm ở quy trình như ghi nhầm hình thức thanh toán, không chỉ ở con người.
Biên bản chốt ca lưu bao lâu?
Biên bản là chứng từ liên quan tới quỹ tiền mặt, nên lưu theo thời hạn của chứng từ kế toán; chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.
