Chụp chứng từ giấy bằng điện thoại là cách nhanh nhất để đưa giấy vào kho số, nhưng ảnh chụp là bản sao để tra cứu, không phải bản gốc. Chứng từ phát sinh bằng giấy thì bản giấy vẫn phải được giữ theo thời hạn lưu trữ, trừ khi doanh nghiệp làm đúng thủ tục chuyển đổi theo quy định về chứng từ điện tử. Ảnh chụp giúp tìm nhanh, gửi nhanh, và là bản dự phòng khi giấy thất lạc.
Muốn ảnh dùng được, cần ba thứ: đủ nét để đọc mọi con số, định dạng mở được lâu dài và tên tệp theo quy ước. Phần dưới đi qua từng thứ, kèm cách tổ chức để nhân viên đi công tác, đi mua hàng cũng tự chụp và nộp đúng.
Ảnh chụp có giá trị gì và không có giá trị gì
Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải được lưu trữ đủ thời hạn; chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính lưu ít nhất 10 năm. Một tờ biên nhận giấy chụp lại vẫn là bản sao của chứng từ giấy.
| Dùng ảnh chụp để | Đừng dùng ảnh chụp để |
|---|---|
| Tra cứu, tìm lại nhanh khi cần xem số liệu | Thay bản gốc rồi huỷ giấy |
| Gửi người duyệt chi ở xa xem trước | Làm căn cứ duy nhất khi bản gốc có thể lấy được |
| Dự phòng khi giấy bị ẩm, rách, mất | Chỉnh sửa, cắt ghép rồi lưu như bản thật |
| Đối chiếu với sổ khi kiểm cuối tháng | Thay cho hoá đơn điện tử khi người bán đã lập hoá đơn điện tử |
Điểm cuối rất hay gặp: người bán đã lập hoá đơn điện tử, nhân viên chỉ chụp bản in thể hiện rồi nộp. Bản cần lưu là tệp hoá đơn điện tử gốc tải từ người bán hoặc từ cổng hoá đơn, không phải ảnh chụp tờ giấy in ra.
Chụp thế nào cho đủ nét
- Đặt chứng từ lên nền phẳng, sáng màu, không cầm trên tay. Giấy nhiệt của máy in hoá đơn cong nhiều thì chặn bốn góc bằng vật nặng.
- Chụp thẳng từ trên xuống, điện thoại song song với mặt giấy. Chụp xiên làm chữ ở mép bị méo, số dễ đọc nhầm.
- Dùng ánh sáng ban ngày hoặc đèn trần, tắt đèn flash nếu giấy bóng; flash hay làm cháy một vùng đúng chỗ ghi số tiền.
- Lấy đủ bốn mép giấy trong khung hình. Thiếu mép là thiếu chữ ký hoặc thiếu dòng tổng cộng.
- Chụp xong phóng to kiểm tra số tiền, mã số thuế, ngày. Đọc được bằng mắt thường ở mức phóng to thì đủ.
Phần lớn điện thoại hiện nay có chế độ quét tài liệu trong ứng dụng ghi chú hoặc ứng dụng máy ảnh, tự cắt mép và làm phẳng. Chế độ này cho kết quả tốt hơn chụp ảnh thường và tệp nhỏ hơn.
Chọn định dạng tệp
Nguyên tắc là chọn định dạng mở được bằng nhiều phần mềm, trong nhiều năm, vì chứng từ phải lưu ít nhất 10 năm.
- PDF: hợp nhất cho chứng từ nhiều trang, mở được trên mọi máy. Chế độ quét tài liệu của điện thoại thường xuất thẳng ra PDF.
- JPEG: hợp cho biên nhận một trang, dung lượng nhỏ. Tránh nén quá mạnh làm nhoè số.
- Tránh định dạng ảnh riêng của một hãng điện thoại: nhiều máy tính cũ và phần mềm kế toán không mở được. Đổi cài đặt máy ảnh sang định dạng phổ biến trước khi chụp.
Không cần độ phân giải cao nhất. Ảnh chụp chứng từ chỉ cần đọc rõ chữ; chụp quá nặng làm kho phình nhanh và sao lưu chậm.
Quy trình cho nhân viên đi công tác, đi mua hàng
- Nhận chứng từ xong thì chụp ngay tại chỗ, trước khi giấy vào ví, vào túi và bị nhàu.
- Gửi ảnh vào một nơi chung duy nhất do phòng kế toán chỉ định (thư mục chung, hộp thư chung hoặc mục tải chứng từ của phần mềm), không gửi qua tin nhắn cá nhân.
- Ghi kèm một dòng: mục đích chi, dự án hoặc bộ phận.
- Nộp bản giấy về phòng kế toán theo hạn nội bộ, ví dụ trong 5 ngày làm việc sau chuyến công tác.
- Kế toán đối chiếu bản giấy với ảnh, đặt mã chứng từ, rồi mới thanh toán hoặc hoàn ứng.
Ảnh gửi qua các ứng dụng nhắn tin thường bị nén và mất chất lượng, lại nằm rải rác trong nhiều cuộc trò chuyện. Khi người đó nghỉ việc, ảnh cũng đi theo. Một kênh nộp chung giải quyết cả hai vấn đề.
Khi nào có thể bỏ bản giấy
Chuyển chứng từ giấy sang chứng từ điện tử để thay thế bản gốc là việc có điều kiện, không phải cứ quét là xong. Quy định về chứng từ điện tử và lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành đặt yêu cầu về tính toàn vẹn, khả năng truy cập và cách xác nhận bản chuyển đổi. Văn bản 2026 về hoá đơn, chứng từ điện tử (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC) là nơi cần đọc trước khi quyết định.
Trong khi chưa làm thủ tục đó, cách an toàn là: giữ bản giấy theo năm trong thùng có nhãn, lưu nơi khô ráo, còn ảnh chụp để trong kho số cho tra cứu hằng ngày. Thùng giấy hiếm khi phải mở; kho số dùng hằng ngày.
Tự kiểm tra ở đâu
Với chứng từ giấy có gắn hoá đơn, trước khi lưu hãy tra hoá đơn đó trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: nếu người bán đã lập hoá đơn điện tử thì tải tệp gốc về, ảnh chụp bản in chỉ để tham khảo. Với biên nhận của người bán không có hoá đơn, tra thông tin người nộp thuế của người bán để biết họ có đăng ký kinh doanh hay không, và hỏi cơ quan thuế quản lý nếu chưa rõ khoản chi đó cần chứng từ gì.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp chứng từ có được cơ quan thuế chấp nhận khi kiểm tra không?
Ảnh chụp giúp tìm và trình bày nhanh, nhưng khi cần đối chiếu, cơ quan thuế có thể yêu cầu xem bản gốc. Vì vậy vẫn phải giữ bản giấy cho tới khi hết thời hạn lưu trữ hoặc đã chuyển đổi đúng quy định.
Biên nhận giấy nhiệt bị phai chữ thì làm sao?
Giấy nhiệt phai sau vài tháng, nhất là khi để gần nguồn nhiệt. Chụp ngay khi nhận, và với khoản chi đáng kể thì đề nghị người bán lập hoá đơn điện tử thay vì chỉ đưa biên nhận in nhiệt.
Có cần chụp cả mặt sau chứng từ không?
Chỉ khi mặt sau có chữ ký, ghi chú, dấu xác nhận hoặc thông tin bổ sung. Mặt sau trống thì không cần; chụp thừa làm kho nặng và người tìm phải lật nhiều trang.
Nhân viên chụp mờ, thiếu mép thì xử lý thế nào?
Trả lại và yêu cầu chụp lại ngay khi còn giữ bản giấy. Nên có ảnh mẫu “đạt” và “không đạt” gửi kèm quy trình để nhân viên tự so.
Lưu ảnh chứng từ trên điện thoại cá nhân có được không?
Không nên để điện thoại cá nhân là nơi lưu chính. Ảnh chỉ nên nằm trên máy cá nhân trong lúc chờ gửi vào kho chung, sau đó có thể xoá để tránh lộ dữ liệu khi máy mất hoặc đổi chủ.
Hợp đồng ký tay bằng giấy thì chụp hay quét máy?
Hợp đồng nhiều trang nên quét bằng máy quét hoặc chế độ quét tài liệu cho đều trang, xuất một tệp PDF. Bản giấy có chữ ký tay vẫn cất trong hồ sơ hợp đồng theo đối tác.
