Các khoản đối soát chưa khớp nên nằm trong một hàng đợi chung, mỗi khoản có loại, người phụ trách, ngày phát sinh và hạn đóng. Hàng đợi đó được xem mỗi ngày, và báo cáo quan trọng nhất của nó không phải là tổng tiền mà là tuổi của khoản lâu nhất. Khoản không khớp mà không có chủ thì sẽ nằm đó tới cuối năm và trở thành một con số không ai giải thích được.
Đối soát tự động làm tốt phần dễ: khoản có mã đơn, khoản sàn có mã sàn, khoản thẻ có mã giao dịch. Phần khó còn lại mới là nơi sai lệch sinh ra, và nó cần một quy trình cho người, không phải thêm một bảng tính.
Ngoại lệ là gì, không phải là gì
Ngoại lệ là một sự kiện tiền hoặc một đơn mà hệ thống không tự ghép được theo khoá. Nó không phải là lỗi của ai; nó là việc cần một người quyết định. Các loại hay gặp:
| Loại | Ví dụ | Thường cần |
|---|---|---|
| Tiền về không có mã | Khách tự gõ nội dung | Ghép tay theo số tiền, giờ, tên người chuyển |
| Tiền về lệch số | Chuyển thừa, thiếu, làm tròn | Ghép vào đơn và ghi chênh lệch thanh toán |
| Đơn không có tiền | Đơn đã giao, khách chưa trả | Theo dõi công nợ, nhắc khách |
| Tiền không có đơn | Đặt cọc, chuyển nhầm | Xác định bản chất, ghi khoản nhận trước hoặc trả lại |
| Sàn trả thiếu so với đơn | Hoàn hàng, phí phát sinh | Đối chiếu báo cáo sàn, khiếu nại nếu sai |
| Trùng lặp | Cùng khoản tiền được ghi hai lần | Gỡ một bản, tìm nguyên nhân |
Mỗi khoản cần những thông tin gì
- Loại ngoại lệ theo danh sách cố định, không để người nhập tự đặt tên.
- Ngày phát sinh (ngày tiền về hoặc ngày chốt đơn) và ngày vào hàng đợi.
- Người phụ trách: một tên, không phải "phòng kế toán".
- Hạn đóng theo loại.
- Trạng thái: mới, đang chờ bên ngoài, đã xử lý, đã đóng.
- Cách đóng và lý do: ghép vào đơn nào, ghi nhận thành khoản gì, ai duyệt.
Trường "cách đóng và lý do" là thứ về sau cứu kế toán khi bị hỏi. Một khoản ghép tay có ghi "khách gọi điện xác nhận chuyển cho hai đơn, đã gửi tin nhắn xác nhận" đứng vững hơn nhiều so với một khoản ghép tay không lời giải thích.
Hạn đóng theo loại
Hạn cụ thể do mỗi đơn vị tự đặt theo nhịp kinh doanh. Một cách phân tầng hay dùng:
- Trong ngày: tiền về không có mã, tiền lệch số nhỏ. Những khoản này càng để lâu càng khó nhớ.
- Trong tuần: đơn chưa có tiền với khách quen, trùng lặp.
- Trong tháng hoặc theo chu kỳ sàn: sàn trả thiếu, hoàn hàng chờ sàn xác nhận.
- Theo hợp đồng: công nợ khách doanh nghiệp có thời hạn thanh toán.
Quá hạn không có nghĩa là phải "đóng cho xong". Quá hạn nghĩa là khoản đó phải được báo lên người quản lý kèm lý do. Đóng bừa để hàng đợi sạch là tệ hơn để nó quá hạn.
Những cách "đóng" không được phép
- Sửa đơn hàng cho khớp tiền: thêm món, đổi giá. Đơn và hoá đơn phải theo hàng thật đã bán.
- Ghép khoản tiền vào một đơn bất kỳ cùng số tiền chỉ để hết ngoại lệ.
- Chuyển chênh lệch vào một tài khoản "chênh lệch khác" không ai xem, cộng dồn qua nhiều tháng.
- Xoá khoản tiền khỏi hệ thống vì không tìm ra đơn. Tiền đã vào tài khoản doanh nghiệp là có thật; phải xác định bản chất.
Khoản tiền không xác định được bản chất sau thời gian hợp lý cần được xử lý theo chế độ kế toán và, nếu là thu nhập, theo quy định thuế. Việc này nên để người có chuyên môn quyết định, không để người đối soát tự quyết.
Đọc hàng đợi mỗi tuần
Người quản lý không cần xem từng khoản. Ba con số là đủ:
- Số khoản mới trong tuần theo loại. Một loại tăng vọt thường có nguyên nhân ở quy trình: quầy nào không đưa QR theo đơn, sàn nào đổi cách thanh toán.
- Số khoản quá hạn và người phụ trách của chúng.
- Tuổi của khoản lâu nhất. Nếu con số này tăng đều mỗi tuần, có khoản đang bị bỏ quên.
Mỗi con số trên nên bấm vào được để ra danh sách khoản cụ thể. Một con số không mở được ra danh sách chỉ cho biết có vấn đề mà không cho biết ở đâu.
Chốt kỳ khi hàng đợi chưa rỗng
Cuối tháng, hàng đợi hiếm khi rỗng. Chốt kỳ vẫn chốt, nhưng:
- Lập danh sách khoản còn mở tại ngày chốt, kèm lý do và người phụ trách.
- Doanh thu vẫn ghi theo đơn đã bán và hoá đơn đã lập, không chờ tiền ghép xong.
- Khoản tiền chưa xác định được đơn ghi tạm theo bản chất gần nhất đã biết, và được theo dõi riêng.
- Tháng sau, các khoản này tiếp tục trong hàng đợi, không bị xoá khi sang kỳ.
Ví dụ một tuần của hàng đợi
Giả sử một cửa hàng có khoảng 600 khoản tiền vào mỗi tuần qua bốn nguồn. Sau khi đối soát tự động chạy, còn lại 45 khoản trong hàng đợi. Phân loại ra:
| Loại | Số khoản | Đã đóng trong hạn | Còn mở |
|---|---|---|---|
| Tiền về không có mã | 22 | 21 | 1 |
| Tiền về lệch số | 11 | 11 | 0 |
| Đơn chưa có tiền | 6 | 4 | 2 |
| Sàn trả thiếu | 4 | 0 | 4 |
| Tiền không có đơn | 2 | 1 | 1 |
Đọc bảng này, người quản lý thấy ngay: phần tiền không có mã chiếm nhiều nhất nhưng được đóng nhanh, nên việc cần làm là giảm nó ở quầy. Phần sàn trả thiếu chưa khoản nào đóng, vì phải chờ sàn; cần một người liên hệ sàn theo lịch. Con số cụ thể trong ví dụ là giả định, cách đọc thì dùng được cho mọi cửa hàng.
Mỗi ô số trong bảng như vậy nên mở ra được danh sách khoản tương ứng. Người quản lý bấm vào ô "còn mở" của dòng sàn trả thiếu là thấy bốn mã đơn sàn, ngày phát sinh và người phụ trách, không phải đi hỏi.
Tự kiểm tra ở đâu
- Sao kê ngân hàng doanh nghiệp: các khoản tiền vào chưa gắn đơn.
- Báo cáo đối soát của sàn và cổng thanh toán: đơn nào sàn chưa trả, trả thiếu.
- Phần mềm bán hàng: đơn đã giao chưa thu tiền.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đã lập cho các đơn còn trong hàng đợi, để biết doanh thu đã kê khai nhưng tiền chưa về.
Câu hỏi thường gặp
Hàng đợi ngoại lệ nên do một người hay nhiều người xử lý?
Mỗi khoản nên có đúng một người phụ trách, nhưng hàng đợi có thể chia theo loại hoặc theo cửa hàng. Quan trọng là không khoản nào mang tên "chung".
Khoản chuyển nhầm của người lạ vào tài khoản doanh nghiệp thì xử lý thế nào?
Không ghép vào đơn nào. Liên hệ ngân hàng để xác minh và làm thủ tục trả lại theo quy định; trong thời gian chờ, ghi nhận là khoản phải trả, giữ hồ sơ trao đổi.
Có nên đặt mức tiền nhỏ để tự bỏ qua ngoại lệ không?
Có thể đặt ngưỡng để tự ghép các khoản lệch vài đồng do làm tròn, nhưng phần lệch vẫn phải được ghi nhận, không biến mất. Ngưỡng cần được người có thẩm quyền duyệt và ghi thành văn bản.
Khoản đặt cọc của khách có phải ngoại lệ không?
Nếu nhận cọc là việc thường xuyên, nên có loại đơn đặt cọc riêng để tiền tự ghép. Khi chưa có, khoản cọc vào hàng đợi và được ghi nhận là khoản khách trả trước.
Hàng đợi quá dài vì thiếu người thì làm gì trước?
Xem loại nào chiếm nhiều nhất và sửa ở nguồn, ví dụ bắt buộc QR theo đơn ở quầy. Thêm người xử lý chỉ là giải pháp tạm nếu nguồn sinh ngoại lệ vẫn còn nguyên.
Khoản trong hàng đợi có ảnh hưởng tới tờ khai thuế không?
Doanh thu kê khai theo hoá đơn và quy định về thời điểm, không phụ thuộc tiền đã ghép xong hay chưa. Hàng đợi ảnh hưởng tới độ tin cậy của sổ, và gián tiếp tới việc giải trình khi được hỏi.
