Nhật ký thao tác là bản ghi tự động của phần mềm về mọi lần tạo, sửa, xoá: người thực hiện, thời điểm, đối tượng bị thay đổi, giá trị trước và giá trị sau. Với nhật ký đầy đủ, câu hỏi “sao số này khác hôm qua” có câu trả lời trong vài phút, không cần hỏi quanh phòng.
Nhật ký không phải công cụ để nghi ngờ nhân viên. Phần lớn thời gian nó dùng để tìm ra một thao tác nhầm, và nhiều khi để chứng minh người làm kế toán đã làm đúng khi có ai đó nói ngược lại. Phần dưới là những gì một nhật ký tốt cần ghi, cách đọc, và cách giữ nó không bị sửa.
Một dòng nhật ký tốt cần có gì
| Trường | Ví dụ giả định |
|---|---|
| Thời điểm | Ngày giờ đến giây |
| Người dùng | Tài khoản cá nhân, không phải tài khoản chung |
| Thao tác | Tạo, sửa, xoá, duyệt, huỷ duyệt, khoá kỳ, mở khoá kỳ |
| Đối tượng | Mã chứng từ, mã khách hàng, mã hàng |
| Trường bị đổi | Số tiền, ngày chứng từ, tài khoản ghi sổ, đối tác |
| Giá trị trước | 12.500.000 |
| Giá trị sau | 1.250.000 |
| Nơi thao tác | Thiết bị, địa chỉ mạng |
Nhiều phần mềm chỉ ghi “người X đã sửa chứng từ Y lúc Z” mà không ghi giá trị trước, sau. Nhật ký kiểu đó cho biết có sửa nhưng không cho biết sửa gì, nên gần như không dùng được khi cần tìm nguyên nhân chênh lệch.
Dùng nhật ký để tìm nguyên nhân chênh lệch
Tình huống thường gặp: báo cáo công nợ tuần này khác tuần trước ở một khách hàng, không ai nhớ đã làm gì.
- Lọc nhật ký theo mã khách hàng đó, trong khoảng giữa hai lần xuất báo cáo.
- Xem các thao tác: chứng từ nào được tạo, sửa, xoá.
- So giá trị trước và sau: chênh lệch trên báo cáo thường bằng đúng tổng các thay đổi này.
- Hỏi người thực hiện về lý do, đối chiếu với chứng từ gốc.
Không có nhật ký, bước 1 tới bước 3 thay bằng việc so từng dòng của hai báo cáo, có khi mất cả buổi.
Những mẫu thao tác đáng chú ý
- Sửa ngày chứng từ, đặc biệt đẩy lùi về kỳ trước hoặc đẩy sang kỳ sau quanh thời điểm khoá sổ.
- Xoá chứng từ đã duyệt thay vì huỷ có lý do.
- Sửa số tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp ngay trước một lệnh chi.
- Thao tác ngoài giờ với những việc thường chỉ làm trong giờ.
- Mở khoá kỳ, sửa, khoá lại trong thời gian ngắn.
- Nhiều lần sửa đi sửa lại cùng một con số cho tới khi “khớp”.
Mỗi mẫu có thể có lý do hoàn toàn hợp lệ. Điều quan trọng là nó được nhìn thấy và có câu trả lời, thay vì nằm im cho tới khi thành vấn đề lớn.
Nhật ký phải không sửa được
Nhật ký mà người quản trị xoá được thì không còn giá trị làm bằng chứng. Khi chọn hoặc cấu hình phần mềm:
- Nhật ký chỉ được thêm, không ai kể cả quản trị viên sửa hay xoá được dòng cũ.
- Nhật ký được sao lưu cùng dữ liệu, lưu ít nhất bằng thời hạn lưu chứng từ.
- Xuất được nhật ký ra định dạng mở khi cần giải trình.
Với phần mềm chạy trên máy chủ của doanh nghiệp, người giữ quyền quản trị máy chủ về kỹ thuật có thể can thiệp vào cơ sở dữ liệu. Tách người đó khỏi vai kế toán, hoặc dùng giải pháp lưu nhật ký ở nơi riêng.
Nhật ký và nguyên tắc “không xoá, chỉ điều chỉnh”
Nhật ký hoạt động tốt nhất khi đi cùng một nguyên tắc: chứng từ đã duyệt thì không xoá, không sửa đè, mà huỷ có lý do hoặc ghi bút toán điều chỉnh có tham chiếu. Khi đó, dữ liệu tự mang lịch sử của nó; nhật ký chỉ bổ sung thông tin ai làm, lúc nào.
Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng với số liệu đã lên tờ khai thuế. Nếu số trên sổ bị sửa đè sau khi nộp tờ khai, sổ và tờ khai không còn khớp, và không ai giải thích được chênh lệch. Sai thì điều chỉnh có vết và khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 nếu cần.
Nhật ký bảo vệ người làm đúng
Nhật ký hay được nhắc tới như công cụ kiểm tra nhân viên, nhưng người được lợi nhiều nhất thường là chính kế toán. Khi giám đốc hỏi “sao tháng trước báo lãi, giờ số khác”, nhật ký cho thấy con số đổi vì hoá đơn điều chỉnh của nhà cung cấp về muộn, ai ghi, ghi lúc nào. Khi một khoản chi bị thắc mắc, nhật ký cho thấy ai đã duyệt. Khi bàn giao, người mới nhìn nhật ký hiểu được cách người cũ đã làm.
Vì vậy, khi giới thiệu nhật ký cho phòng kế toán, nên nói rõ mục đích này. Nhân viên hiểu nhật ký bảo vệ họ sẽ có thói quen ghi lý do đầy đủ cho mỗi điều chỉnh, làm nhật ký càng có giá trị.
Rà nhật ký bao lâu một lần
| Việc | Nhịp | Ai làm |
|---|---|---|
| Xem thao tác xoá, mở khoá kỳ, sửa tài khoản ngân hàng đối tác | Hằng tuần | Kế toán trưởng |
| Rà toàn bộ thao tác sửa quanh ngày khoá sổ | Hằng tháng | Kế toán trưởng |
| Lấy mẫu ngẫu nhiên vài chục thao tác | Hằng quý | Giám đốc hoặc người độc lập |
Phần mềm có báo cáo nhật ký lọc sẵn theo loại thao tác làm việc rà chỉ mất vài phút. Nếu phải đọc nhật ký thô, lọc theo loại thao tác trước.
Tự kiểm tra từ bên ngoài
Nhật ký cho biết chuyện gì xảy ra trong phần mềm của mình. Để chắc số liệu không bị sửa lệch so với thực tế, đối chiếu với các nguồn bên ngoài mà không ai trong doanh nghiệp sửa được: danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử, tờ khai và chứng từ nộp tiền trong tài khoản thuế điện tử, và sao kê ngân hàng.
Câu hỏi thường gặp
Nhật ký thao tác có vi phạm quyền riêng tư của nhân viên không?
Nhật ký ghi thao tác trên dữ liệu của công ty trong phần mềm của công ty, phục vụ kiểm soát nội bộ. Nên thông báo rõ cho nhân viên rằng hệ thống có ghi nhật ký, và dùng đúng mục đích.
Phần mềm cũ không có nhật ký thì làm thế nào?
Tối thiểu dùng tài khoản riêng từng người và nguyên tắc không xoá, chỉ điều chỉnh. Khi đổi phần mềm, nhật ký có giá trị trước và sau là tiêu chí nên đặt lên đầu.
Nhật ký có dùng làm bằng chứng khi có tranh chấp được không?
Nhật ký không sửa được, có sao lưu, là tài liệu có giá trị tham khảo mạnh. Giá trị cụ thể trong tranh chấp tuỳ trường hợp; giữ nhật ký nguyên vẹn là điều kiện đầu tiên.
Có nên cho kế toán viên xem nhật ký của chính mình không?
Nên. Kế toán viên xem lại được thao tác của mình giúp tự tìm lỗi nhanh. Quyền xem nhật ký của người khác thì dành cho kế toán trưởng và người quản lý.
Nhật ký lưu bao lâu?
Nên lưu ít nhất bằng thời hạn lưu chứng từ kế toán liên quan, vì khi cần giải trình một con số cũ, nhật ký của kỳ đó là một phần câu trả lời.
