Khi khách là doanh nghiệp trả gộp hoặc trả từng phần, mỗi khoản tiền về nên được phân bổ vào từng hoá đơn cụ thể theo thông tin khách cung cấp (nội dung chuyển khoản, bảng kê thanh toán); nếu khách không chỉ rõ, áp dụng một quy tắc cố định đã thống nhất, thường là trả hoá đơn cũ nhất trước. Công nợ khi đó được theo dõi theo từng hoá đơn, có tuổi, chứ không chỉ là một con số tổng "khách còn nợ bao nhiêu".
Công nợ theo tổng có vẻ đơn giản, nhưng khi khách hỏi "hoá đơn nào chưa trả" hay khi phải đối chiếu công nợ cuối năm, con số tổng không trả lời được gì.
Những kiểu thanh toán hay gặp ở khách doanh nghiệp
- Trả gộp theo kỳ: cuối tháng khách chuyển một khoản cho mọi hoá đơn trong tháng.
- Trả từng phần: một hoá đơn lớn chia hai, ba đợt theo hợp đồng.
- Trả thiếu vì phí: khách chuyển đúng số hoá đơn nhưng phí chuyển tiền bị trừ vào số nhận.
- Trả trước: tiền về trước khi có hoá đơn, ví dụ đặt cọc.
- Bù trừ công nợ: hai bên vừa mua vừa bán cho nhau, thống nhất bù trừ.
Mỗi kiểu cần một cách phân bổ. Chung cho tất cả: tiền phải về tài khoản doanh nghiệp, và mỗi đồng đều gắn với ít nhất một hoá đơn hoặc được ghi là khoản trả trước.
Quy tắc phân bổ
- Theo chỉ định của khách: nội dung chuyển khoản ghi số hoá đơn, hoặc khách gửi bảng kê thanh toán. Phần mềm đọc số hoá đơn trong nội dung và phân bổ tự động.
- Theo hợp đồng: hợp đồng quy định đợt thanh toán gắn với hoá đơn nào.
- Theo quy tắc mặc định: khi không có chỉ định, trả hoá đơn đến hạn sớm nhất trước. Quy tắc này nên được ghi trong điều khoản thanh toán hoặc thông báo cho khách.
Khi phân bổ theo quy tắc mặc định, phần mềm ghi rõ "phân bổ theo quy tắc", để khi khách sau này nói khoản đó họ định trả cho hoá đơn khác thì biết cần điều chỉnh lại, có vết.
Nên dặn khách ghi số hoá đơn trong nội dung chuyển khoản, và in dòng hướng dẫn này ngay trên hoá đơn, thư đề nghị thanh toán. Việc nhỏ này làm phần lớn khoản tiền tự phân bổ đúng.
Khách trả thiếu vì phí chuyển tiền
Đây là chênh lệch nhỏ nhưng lặp lại hằng tháng. Cách xử lý phụ thuộc thoả thuận:
- Hợp đồng quy định bên mua chịu phí: phần thiếu vẫn là công nợ của khách, nhắc khách bổ sung hoặc gộp vào kỳ sau.
- Thoả thuận bên bán chịu phí phía mình: phần phí là chi phí của bên bán, cần chứng từ phí của ngân hàng.
- Không thoả thuận gì: nên thống nhất với khách, ghi lại, và áp nhất quán.
Không để phần thiếu vài chục nghìn đồng treo trên hoá đơn nhiều năm. Cũng không tự xoá khoản thiếu mà không có căn cứ. Quyết định một lần, ghi vào quy tắc, phần mềm xử lý các lần sau.
Tuổi nợ: công cụ đơn giản nhất
| Nhóm tuổi | Nghĩa là | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Chưa tới hạn | Trong thời hạn thanh toán | Không làm gì |
| Quá hạn ngắn | Vài ngày tới vài tuần | Gửi nhắc nhẹ, kèm danh sách hoá đơn |
| Quá hạn dài | Hơn một, hai tháng | Người phụ trách khách liên hệ trực tiếp |
| Quá hạn rất dài | Nhiều tháng | Đánh giá khả năng thu, cân nhắc biện pháp theo hợp đồng |
Mốc ngày cụ thể do doanh nghiệp tự đặt theo điều khoản thanh toán. Báo cáo tuổi nợ theo từng khách, mỗi ô bấm ra danh sách hoá đơn, là thứ bộ phận kinh doanh nên xem hằng tuần. Với khoản nợ khó đòi, việc lập dự phòng và xử lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành, cần hồ sơ chứng minh; nên hỏi người có chuyên môn.
Đối chiếu công nợ với khách
Định kỳ, ít nhất cuối năm tài chính, nên gửi khách biên bản đối chiếu công nợ liệt kê từng hoá đơn: số, ngày, tổng tiền, đã trả, còn lại. Khi công nợ theo dõi theo hoá đơn, biên bản sinh tự động.
- Khách xác nhận khớp: lưu biên bản có xác nhận.
- Khách báo lệch: so theo từng hoá đơn, thường sẽ thấy một khoản tiền bị phân bổ khác nhau ở hai bên, hoặc một hoá đơn một bên chưa ghi nhận.
- Khách không phản hồi: lưu bằng chứng đã gửi.
Biên bản đối chiếu công nợ cũng là tài liệu quan trọng khi bên mua cần chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt cho hoá đơn đầu vào của họ; khách doanh nghiệp thường đánh giá cao nhà cung cấp gửi được bảng này nhanh và chính xác.
Tự kiểm tra ở đâu
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp: các khoản tiền từ khách doanh nghiệp, nội dung có số hoá đơn hay không.
- Phần mềm kế toán: công nợ theo hoá đơn, báo cáo tuổi nợ.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra cho từng khách, để chắc không có hoá đơn nào nằm ngoài sổ công nợ.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của khách có nợ quá hạn dài, như một tín hiệu cần hỏi thêm.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả gộp mà không ghi số hoá đơn thì phân bổ thế nào?
Áp dụng quy tắc mặc định đã thống nhất, thường là hoá đơn đến hạn sớm nhất trước, và ghi rõ là phân bổ theo quy tắc. Gửi khách bảng phân bổ để họ biết.
Khách trả trước khi có hoá đơn thì ghi nhận thế nào?
Ghi là khoản khách trả trước. Khi hoá đơn được lập, khoản trả trước được phân bổ vào hoá đơn đó. Thời điểm lập hoá đơn vẫn theo quy định, không theo lúc nhận tiền, trừ các trường hợp quy định riêng.
Bù trừ công nợ hai chiều có cần giấy tờ gì không?
Nên có biên bản bù trừ công nợ có xác nhận hai bên, liệt kê hoá đơn được bù trừ. Với hoá đơn đầu vào muốn khấu trừ thuế, cách thanh toán bằng bù trừ cần đáp ứng quy định về chứng từ thanh toán hiện hành.
Có nên tính lãi chậm trả với khách doanh nghiệp không?
Tuỳ hợp đồng và quan hệ thương mại. Nếu có tính, khoản lãi là thu nhập riêng, không trộn vào tiền hàng của hoá đơn.
Công nợ tổng khớp nhưng chi tiết theo hoá đơn không khớp với khách thì sao?
Hai bên đang phân bổ khác nhau. Thống nhất lại theo chỉ định của khách hoặc quy tắc đã ghi, rồi điều chỉnh phân bổ có vết.
Hoá đơn khách không bao giờ trả thì xử lý hoá đơn thế nào?
Hoá đơn đã phát hành đúng thì không huỷ vì khách không trả. Đó là khoản nợ phải thu; việc thu hồi, lập dự phòng hay xử lý nợ không thu hồi được theo chế độ kế toán và quy định thuế hiện hành.
