Hoá đơn đầu ra trong phần mềm của doanh nghiệp và dữ liệu hoá đơn trên cổng của cơ quan thuế nên được đối soát mỗi tuần, theo khoá ký hiệu cộng số hoá đơn, và mỗi lệch được xếp vào một trong bốn loại: có ở phần mềm không có trên cổng, có trên cổng không có ở phần mềm, có cả hai nhưng khác nội dung, và khác trạng thái. Để tới cuối tháng mới so thì mọi lệch đều đã cũ, người lập đã quên, và ngày nộp tờ khai đã sát.
Dữ liệu trên cổng là thứ cơ quan thuế nhìn thấy. Tờ khai lập từ phần mềm mà phần mềm lệch với cổng thì tờ khai lệch với dữ liệu của chính cơ quan thuế.
Vì sao phần mềm và cổng có thể khác nhau
- Hoá đơn lập trong phần mềm nhưng gửi đi thất bại, hoặc bị từ chối cấp mã mà không ai xử lý.
- Hoá đơn được lập từ một phần mềm khác, ví dụ phần mềm của chi nhánh, của cửa hàng dùng máy tính tiền, hoặc lập trực tiếp trên hệ thống khác, mà sổ không biết.
- Hoá đơn điều chỉnh, thay thế lập trên phần mềm hoá đơn nhưng không cập nhật về sổ.
- Dữ liệu tới cổng chậm, nhất là hoá đơn không mã hoặc hoá đơn từ máy tính tiền theo cơ chế chuyển dữ liệu.
Mỗi nguyên nhân để lại một dấu vết khác nhau khi đối soát, nên phân loại lệch là việc đầu tiên.
Tải gì và so theo khoá nào
Mỗi tuần, tải từ cổng hoá đơn điện tử danh sách hoá đơn đầu ra trong khoảng ngày lập, gồm ký hiệu, số, ngày lập, mã số thuế người mua, tổng tiền chưa thuế, tiền thuế, trạng thái. Tải từ phần mềm danh sách tương ứng.
Khoá so là ký hiệu cộng số hoá đơn. Không so theo tổng tiền, không so theo tên người mua. Khi khoá khớp, so tiếp các trường nội dung. Nên tải theo khoảng ngày chồng lên tuần trước một vài ngày để bắt các hoá đơn tới cổng chậm.
Nếu cổng cho phép tải dữ liệu theo tệp có cấu trúc, phần mềm có thể nhập thẳng và so tự động; nếu doanh nghiệp đã uỷ quyền cho phần mềm lấy dữ liệu theo cơ chế được cơ quan thuế cho phép, bước tải cũng tự động. Cơ chế cụ thể tuỳ nhà cung cấp và quy định hiện hành.
Bốn loại lệch và cách xử lý
| Loại lệch | Nguyên nhân thường gặp | Xử lý |
|---|---|---|
| Có trong phần mềm, không có trên cổng | Gửi lỗi, chưa cấp mã, chưa chuyển dữ liệu | Kiểm hàng chờ gửi; nếu bị từ chối thì sửa và gửi lại |
| Có trên cổng, không có trong phần mềm | Lập từ hệ thống khác, người khác lập | Tìm nguồn, đưa vào sổ, và xem vì sao có đường lập hoá đơn nằm ngoài quy trình |
| Khớp khoá, khác nội dung | Sửa trong phần mềm sau khi gửi, lỗi đồng bộ | Tin dữ liệu trên cổng là dữ liệu đã phát hành; sửa sổ theo cổng hoặc xử lý hoá đơn sai sót nếu hoá đơn sai |
| Khác trạng thái | Hoá đơn đã bị điều chỉnh, thay thế mà sổ chưa cập nhật | Cập nhật trạng thái trong sổ, gắn hoá đơn điều chỉnh, thay thế |
Loại thứ hai đáng lo nhất: nó cho thấy có người lập hoá đơn mang tên doanh nghiệp ngoài hệ thống. Cần tìm ra ngay, vì doanh thu đó chưa có trong sổ nhưng đã có trong dữ liệu của cơ quan thuế.
Ví dụ một tuần
Giả sử tuần thứ hai của tháng, phần mềm có 1.420 hoá đơn đầu ra, cổng có 1.418 hoá đơn. Kết quả đối soát:
- 1.412 hoá đơn khớp cả khoá và nội dung.
- 5 hoá đơn có trong phần mềm, không có trên cổng: 4 bị từ chối cấp mã vì sai mã số thuế người mua, chưa ai xử lý; 1 đang chờ gửi vì chữ ký số hết hạn hôm trước.
- 3 hoá đơn có trên cổng, không có trong phần mềm: lập từ tài khoản của một cửa hàng mới mở dùng tạm phần mềm khác.
- 3 hoá đơn khớp khoá nhưng khác tổng tiền trong sổ: bị sửa trên phần mềm bán hàng sau khi đã gửi.
Kiểm lại: 1.412 + 5 + 3 = 1.420 trong phần mềm; 1.412 + 3 + 3 = 1.418 trên cổng. Mọi con số là giả định. Cả bốn nhóm đều xử lý được trong tuần; để tới cuối tháng thì nhóm thứ hai và thứ tư có thể đã nhân lên nhiều lần.
Đưa đối soát vào nhịp làm việc
- Chọn một ngày cố định trong tuần, ví dụ thứ Hai, cho tuần trước.
- Kết quả đối soát là một danh sách có người phụ trách cho từng dòng lệch, không phải một tệp gửi qua tin nhắn.
- Cuối tháng, đối soát lần cuối cho cả tháng trước khi lập tờ khai; lúc này danh sách lệch phải gần như trống.
- Khi doanh nghiệp có nhiều ký hiệu, nhiều đơn vị lập hoá đơn, đối soát theo từng ký hiệu để biết lệch nằm ở đâu.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: tra cứu, tải danh sách hoá đơn đầu ra theo khoảng ngày.
- Phần mềm hoá đơn: danh sách hoá đơn đã lập, đang chờ, bị từ chối.
- Sổ kế toán: doanh thu theo hoá đơn trong kỳ.
- Tài khoản thuế điện tử: ký hiệu hoá đơn đã đăng ký, để biết có ký hiệu nào đang được dùng mà mình không theo dõi.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn không mã có cần đối soát với cổng không?
Có. Hoá đơn không mã vẫn phải chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo quy định, nên cũng xuất hiện trong dữ liệu của cơ quan thuế và cần khớp với sổ.
Nên tin số liệu ở phần mềm hay ở cổng khi hai bên khác nhau?
Hoá đơn đã phát hành và dữ liệu đã tới cơ quan thuế là bản có giá trị. Nếu bản đó sai, xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót chứ không sửa phần mềm cho khác đi.
Doanh nghiệp nhỏ vài chục hoá đơn một tháng có cần đối soát hằng tuần không?
Có thể thưa hơn, ví dụ hai tuần một lần, nhưng không nên để tới sát ngày lập tờ khai. Việc tốn vài phút mà tránh được lệch khó giải thích.
Tìm thấy hoá đơn trên cổng mà không ai trong công ty lập thì làm gì?
Xác định nguồn: tài khoản, chữ ký số, phần mềm nào đã lập. Nếu có dấu hiệu bị sử dụng trái phép, khoá quyền truy cập, đổi mật khẩu, và liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.
Đối soát đầu ra có thay được việc đối soát doanh thu với tiền về không?
Không. Đối soát đầu ra kiểm hoá đơn giữa hai hệ thống; đối soát tiền kiểm hoá đơn với dòng tiền. Cả hai cần có.
Có nên đối soát hoá đơn đầu vào cùng lúc không?
Nên, cùng nhịp tuần. Đầu vào có thêm việc kiểm trạng thái người bán và khớp với phiếu nhập, chứng từ thanh toán.
