Hồ sơ quyết toán năm nên được dựng dần qua từng tháng: mỗi tháng đóng những đối chiếu có thể đóng (ngân hàng, hoá đơn, lương, công nợ lớn), ghi ngay các khoản sẽ cần điều chỉnh khi tính thuế vào một danh sách, và lưu bằng chứng vào đúng chỗ. Tới cuối năm, việc còn lại chỉ là những việc thật sự của cuối năm: kiểm kê, đánh giá lại, khấu hao, trích lập, tổng hợp điều chỉnh, lập tờ khai. Dồn tất cả vào ba tháng đầu năm sau là lần lại mười hai tháng chứng từ đã cũ.
Hạn quyết toán năm của tổ chức là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm tài chính theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Ba tháng đó trùng Tết Nguyên đán với doanh nghiệp theo năm dương lịch.
Việc nào đóng được trong tháng
| Việc | Đóng trong tháng khi |
|---|---|
| Đối chiếu ngân hàng | Số dư sổ khớp sao kê cuối tháng |
| Hoá đơn đầu ra, đầu vào | Sổ khớp dữ liệu cổng, tờ khai đã nộp |
| Lương và thuế thu nhập cá nhân khấu trừ | Bảng lương, chứng từ chi, tờ khai khớp |
| Tài sản mua mới | Đã ghi tăng, có hồ sơ, bắt đầu khấu hao |
| Công nợ lớn | Đối chiếu với đối tác chính, hoặc ít nhất theo quý |
| Chi phí cần xem khi tính thuế | Đã đưa vào danh sách điều chỉnh |
Mười hai tháng đóng đều nghĩa là mười một phần mười hai số liệu năm đã được kiểm khi tới ngày quyết toán.
Danh sách điều chỉnh khi tính thuế: ghi ngay khi phát sinh
Lợi nhuận kế toán và thu nhập tính thuế khác nhau ở một số khoản. Thay vì cuối năm mới dò lại, mỗi khi phát sinh khoản có thể bị loại hoặc cần xem xét, ghi ngay vào danh sách:
- Khoản chi thiếu hoá đơn, chứng từ hợp lệ, hoặc hoá đơn từ 5 triệu đồng trả tiền mặt.
- Khoản chi không phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Khoản chi có giới hạn được trừ theo quy định (ví dụ một số khoản phúc lợi).
- Tiền chậm nộp, tiền phạt vi phạm hành chính.
- Khấu hao vượt mức hoặc tài sản không phục vụ kinh doanh.
Mỗi dòng: bút toán gốc, số tiền, lý do, người ghi. Các quy định cụ thể về chi phí được trừ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn; danh sách này không kết luận khoản nào bị loại, nó chỉ đảm bảo không khoản nào bị quên.
Việc thật sự của cuối năm
- Kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản; lập biên bản.
- Đối chiếu công nợ với mọi đối tác có số dư, lưu biên bản.
- Khấu hao, phân bổ hết năm; trích lập dự phòng nếu có căn cứ.
- Đánh giá lại khoản mục ngoại tệ nếu có.
- Tổng hợp danh sách điều chỉnh cả năm, người có chuyên môn xem và quyết định.
- Xác định thuế suất: theo Luật 67/2025/QH15, thuế suất phổ thông 20%; 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng; 17% với doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng; áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới có thể thuộc diện miễn thuế 3 năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15; điều kiện cụ thể tra văn bản hướng dẫn.
- Đối chiếu số đã tạm nộp trong năm với số phải nộp.
- Lập báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán, duyệt, ký, nộp.
Ví dụ một doanh nghiệp làm theo hai cách
Giả sử một doanh nghiệp 20 người, khoảng 3.000 hoá đơn đầu ra và 700 hoá đơn đầu vào mỗi năm.
- Cách dồn: tháng 1 năm sau mới bắt đầu. Phát hiện 14 hoá đơn đầu vào chưa có chứng từ thanh toán, 6 hoá đơn thiếu trong sổ, 2 tháng sao kê không khớp. Mỗi việc phải liên hệ đối tác, ngân hàng về giao dịch đã gần một năm.
- Cách dựng dần: các lỗi trên được phát hiện trong tháng phát sinh, sửa khi mọi người còn nhớ. Danh sách điều chỉnh cuối năm có 23 dòng đã ghi sẵn lý do. Tháng 1 chỉ còn kiểm kê, đối chiếu công nợ, khấu hao và tổng hợp.
Mọi con số là giả định. Điểm khác không phải ở số việc mà ở thời điểm làm việc đó.
Những việc hay bị bỏ quên tới cuối năm
- Tài sản đã thanh lý nhưng chưa ghi giảm: máy móc bán, cho, hỏng bỏ trong năm mà sổ vẫn còn, vẫn trích khấu hao.
- Công cụ dụng cụ phân bổ quá thời gian: vẫn còn số dư dù đã phân bổ xong.
- Tạm ứng nhân viên treo lâu: khoản tạm ứng đi công tác từ đầu năm chưa quyết toán.
- Khoản trả trước của khách đã giao hàng nhưng chưa phân bổ vào hoá đơn.
- Chi phí trích trước không có chứng từ thực chi sau đó.
- Hợp đồng vay, cho vay với cá nhân, với bên liên quan thiếu hồ sơ; khoản lãi vay có điều kiện riêng khi xét chi phí được trừ.
Mỗi khoản trên, nếu kiểm theo quý, chỉ mất vài phút. Để tới cuối năm thì mỗi khoản là một câu hỏi phải lần lại chứng từ từ đầu năm.
Một cách đơn giản: cuối mỗi quý, phần mềm liệt kê các tài khoản có số dư treo quá một khoảng thời gian nhất định, người phụ trách ghi lý do cho từng dòng. Tới cuối năm, danh sách này đã được rà bốn lần.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai các kỳ trong năm, số đã nộp, số đã tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu ra, đầu vào cả năm, so với sổ.
- Sao kê ngân hàng tất cả tài khoản tại ngày cuối năm.
- Danh sách điều chỉnh: mọi dòng có quyết định của người có chuyên môn trước khi lập tờ khai.
Nếu cần góc nhìn chi tiết về tờ khai quyết toán, xem mục quyết toán thuế TNDN.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần làm như vậy không?
Càng nhỏ càng dễ làm, vì số giao dịch ít. Đóng tháng chỉ mất một, hai giờ, trong khi dồn cuối năm có thể mất nhiều ngày.
Danh sách điều chỉnh có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Không phải nộp dưới dạng danh sách. Kết quả của nó thể hiện ở các chỉ tiêu điều chỉnh trên tờ khai quyết toán. Danh sách là tài liệu nội bộ để giải trình khi cần.
Tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý có liên quan gì?
Số đã tạm nộp được bù trừ khi quyết toán. Đóng tháng đều giúp ước lợi nhuận quý sát hơn, tránh tạm nộp quá thấp so với số phải nộp cả năm.
Năm tài chính không trùng năm dương lịch thì sao?
Hạn quyết toán tính theo năm tài chính của doanh nghiệp. Lịch đóng tháng vẫn như vậy, chỉ đổi mốc cuối năm.
Phát hiện sai ở tháng đã đóng thì mở lại được không?
Được, theo quy trình mở kỳ có lý do và người duyệt. Nếu sai liên quan tờ khai đã nộp, đánh giá việc khai bổ sung theo quy định.
Có nên thuê kiểm tra độc lập trước khi nộp quyết toán không?
Tuỳ quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp. Dù có thuê hay không, hồ sơ dựng dần theo tháng giúp việc kiểm tra nhanh và rẻ hơn.
