Tiền quẹt thẻ tại quầy cần được đối soát theo lô kết ca: mỗi lần kết ca, máy quẹt thẻ chốt một lô gồm các giao dịch trong ca; ngân hàng thanh toán lô đó về tài khoản sau một vài ngày, đã trừ phí. Doanh thu ghi theo từng đơn lúc bán; khoảng thời gian chờ tiền ghi là phải thu từ ngân hàng; phí ghi riêng có hoá đơn.
Nhiều cửa hàng không kết ca đều đặn, để máy tự chốt, rồi cuối tháng nhìn sao kê thấy những khoản tiền về không khớp ngày nào. Phần dưới hướng dẫn kết ca đúng, đọc báo cáo lô, ghép giao dịch thẻ với đơn và xử lý các giao dịch huỷ, hoàn.
Kết ca: việc năm phút quyết định cả tháng đối soát
- Kết ca đúng giờ chốt của cửa hàng, trùng với giờ chốt doanh thu trên phần mềm bán hàng. Lệch giờ là lệch ngày.
- Mỗi máy kết một lần mỗi ca, in hoặc lưu báo cáo kết ca. Có nhiều máy thì đánh số máy.
- So tổng trên báo cáo kết ca với tổng giao dịch thẻ trên phần mềm bán hàng trong cùng ca. Khớp thì ký bàn giao; không khớp thì tìm ngay khi nhân viên còn nhớ.
- Lưu báo cáo kết ca vào kho chứng từ, đặt tên theo ngày, máy, số lô.
Không kết ca thì máy có thể tự chốt vào một giờ cố định do ngân hàng cài, không trùng giờ chốt của cửa hàng. Kết quả là một lô chứa giao dịch của hai ngày.
Từ lô kết ca tới tiền về tài khoản
| Thời điểm | Sự kiện | Ghi sổ |
|---|---|---|
| Lúc bán | Khách quẹt thẻ, đơn hoàn tất | Doanh thu theo đơn; phải thu từ ngân hàng thanh toán thẻ |
| Kết ca | Máy chốt lô | Không ghi thêm; đánh dấu các đơn thuộc lô |
| Vài ngày sau | Ngân hàng chuyển tiền lô, đã trừ phí | Tăng tiền gửi; ghi phí; giảm phải thu tương ứng |
| Cuối tháng | Ngân hàng lập hoá đơn phí | Đối chiếu tổng phí các lô với hoá đơn phí |
Thời gian thanh toán và biểu phí phụ thuộc hợp đồng với ngân hàng và loại thẻ (thẻ nội địa, thẻ quốc tế, thẻ tín dụng thường khác nhau). Giữ bản hợp đồng và biểu phí trong kho để khi thấy phí một lô bất thường có chỗ đối chiếu.
Ghép từng giao dịch thẻ với đơn
Máy quẹt thẻ độc lập (không kết nối phần mềm bán hàng) chỉ biết số tiền, không biết đơn. Thu ngân phải gõ số tiền vào máy, rồi đánh dấu đơn “trả thẻ” trên phần mềm. Hai dữ liệu này rời nhau, ghép bằng số tiền và giờ — cùng vấn đề như mã QR in sẵn.
- Máy kết nối với phần mềm bán hàng: số tiền được đẩy từ đơn sang máy, giao dịch thẻ mang mã đơn. Ghép tự động.
- Máy độc lập: yêu cầu thu ngân ghi số chuẩn chi (mã phê duyệt in trên phiếu thẻ) vào đơn. Ghép theo mã này chính xác hơn theo số tiền.
Dù cách nào, mục tiêu là mỗi giao dịch thẻ trỏ tới một đơn, mỗi đơn có một hoá đơn. Không lập hoá đơn gộp cả ca theo tổng tiền thẻ.
Huỷ, hoàn và giao dịch lỗi
- Huỷ trong ca (trước kết ca): giao dịch không vào lô. Huỷ đơn tương ứng trên phần mềm, xử lý hoá đơn nếu đã lập theo quy định.
- Hoàn sau kết ca: tiền hoàn bị trừ vào lô sau. Ghi vào đơn gốc, lập hoá đơn điều chỉnh hoặc xử lý theo quy định hoá đơn hiện hành, không bù trừ vào đơn khác.
- Quẹt hai lần do máy báo lỗi: kiểm tra báo cáo lô, giao dịch thứ hai phải được huỷ hoặc hoàn cho khách.
- Khách khiếu nại với ngân hàng phát hành thẻ: ngân hàng có thể trừ lại tiền. Giữ phiếu thẻ có chữ ký hoặc bằng chứng giao hàng để phản hồi.
Đối soát cuối tuần và cuối tháng
Cuối tuần, lập bảng theo lô: số lô, ngày kết ca, tổng giao dịch, ngày tiền về, số tiền về, phí. Lô nào đã quá thời gian thanh toán thường lệ mà chưa về thì hỏi ngân hàng. Cuối tháng:
- Số dư phải thu từ ngân hàng thanh toán thẻ bằng tổng các lô chưa về.
- Tổng phí các lô bằng hoá đơn phí của tháng.
- Tổng doanh thu trả thẻ trên sổ bằng tổng hoá đơn đầu ra có hình thức thanh toán thẻ.
Để tự kiểm tra từ bên ngoài, so tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử với tổng doanh thu các kênh trên sổ, và tổng tiền về từ thanh toán thẻ trên sao kê ngân hàng với tổng các lô.
Phân công giữa quầy và kế toán
| Việc | Ai làm | Khi nào |
|---|---|---|
| Kết ca, lưu báo cáo lô, so với phần mềm bán hàng | Thu ngân, quản lý ca ký xác nhận | Cuối mỗi ca |
| Ghi chú giao dịch lỗi, huỷ, hoàn trong ca | Thu ngân | Ngay khi xảy ra |
| Theo dõi lô đã về chưa, ghi phí | Kế toán thanh toán | Hằng tuần |
| Đối chiếu phải thu, phí, hoá đơn | Kế toán tổng hợp | Cuối tháng |
| Liên hệ ngân hàng về lô trễ, phí lạ | Kế toán thanh toán | Khi phát hiện |
Phân công rõ giúp mỗi sai lệch được bắt ở tầng gần nhất. Lỗi ở quầy bắt ở quầy trong ngày, kế toán chỉ còn xử lý những gì quầy không thể thấy như tiền về trễ hay phí thay đổi. Khi tất cả dồn về kế toán cuối tháng, những lỗi nhỏ ở quầy đã không còn ai nhớ để giải thích.
Khi nào nên đổi sang máy kết nối
Nếu mỗi ngày có hàng chục giao dịch thẻ trở lên và việc ghép tay chiếm hơn nửa giờ, máy kết nối với phần mềm bán hàng thường đáng cân nhắc. Trước khi đổi, hỏi rõ: máy có nhận mã đơn không, báo cáo lô có xuất chi tiết theo giao dịch không, phí khác gì so với máy hiện tại. Chạy thử song song một tuần để đo thời gian đối soát trước và sau.
Câu hỏi thường gặp
Tiền quẹt thẻ chưa về thì doanh thu đã ghi chưa?
Doanh thu ghi lúc bán hàng, không chờ tiền về. Khoảng chưa về là phải thu từ ngân hàng thanh toán thẻ.
Phí quẹt thẻ có được tính vào chi phí không?
Phí dịch vụ thanh toán có hoá đơn của ngân hàng là chi phí phục vụ kinh doanh. Cần tải hoá đơn phí hằng tháng để đủ chứng từ.
Có nên cộng phí quẹt thẻ vào giá bán cho khách?
Đó là chính sách giá của cửa hàng và điều khoản trong hợp đồng với ngân hàng. Nếu thu thêm, khoản đó phải thể hiện trên đơn và hoá đơn, không thu ngoài.
Quên kết ca một ngày thì làm sao?
Kết ca ngay khi phát hiện; lô sẽ gộp hai ngày. Ghi chú trong bảng đối soát và tách giao dịch theo ngày dựa vào giờ in trên báo cáo lô.
Phiếu thẻ in từ máy có cần lưu không?
Nên lưu bản của cửa hàng hoặc bản điện tử của báo cáo lô, đặc biệt với giao dịch lớn, để phản hồi khi có khiếu nại từ chủ thẻ.
