Nhập sao kê ngân hàng vào phần mềm kế toán gồm ba bước: tải tệp đúng định dạng, ánh xạ cột của ngân hàng sang trường của phần mềm, và kiểm số dư sau khi nhập. Làm đúng thì mỗi tháng ghi sổ ngân hàng chỉ mất vài phút cho phần nhập, thời gian còn lại dành cho những dòng cần phán đoán.
Chỗ khó là mỗi ngân hàng xuất tệp một kiểu: cột ngày khác định dạng, số tiền có dấu phẩy hoặc dấu chấm, có ngân hàng gộp nợ và có vào một cột, có ngân hàng tách hai. Nhập sai một lần là số dư lệch cả tháng. Phần dưới đi qua từng bước và những dòng hay gây lệch.
Tải tệp nào, ở đâu
Ngân hàng điện tử dành cho doanh nghiệp thường cho tải sao kê theo khoảng ngày ở vài định dạng: bảng tính, tệp văn bản phân cách, PDF. Với việc nhập:
- Chọn bảng tính hoặc tệp phân cách, không chọn PDF. PDF chỉ để lưu làm chứng từ, không để nhập.
- Tải đúng kỳ, từ ngày đầu tới ngày cuối tháng, không chồng lấn với lần tải trước.
- Lưu cả bản PDF có xác nhận của ngân hàng (nếu ngân hàng cung cấp) vào kho chứng từ làm bản đối chiếu.
Nếu phần mềm có kết nối trực tiếp với ngân hàng, dữ liệu vào tự động và bước tải tệp biến mất. Nhưng vẫn cần bước kiểm số dư như dưới đây, vì kết nối cũng có lúc mất dòng.
Ánh xạ cột một lần, dùng lại mãi
| Trường trong phần mềm | Cột thường gặp trong tệp ngân hàng | Chú ý |
|---|---|---|
| Ngày giao dịch | Ngày giao dịch, ngày hiệu lực | Chọn một loại ngày và dùng cố định; hai loại có thể khác nhau khi giao dịch cuối tuần |
| Số tiền vào | Ghi có, tiền vào | Có ngân hàng dùng một cột có dấu âm dương |
| Số tiền ra | Ghi nợ, tiền ra | Cẩn thận nhầm chiều; thử với vài dòng đã biết trước |
| Nội dung | Diễn giải, nội dung giao dịch | Nơi chứa mã đơn, mã hoá đơn để tự khớp |
| Mã giao dịch | Số tham chiếu | Dùng để phát hiện dòng trùng khi nhập lại |
| Số dư | Số dư sau giao dịch | Dùng để kiểm tra, không nhập làm bút toán |
Lưu bộ ánh xạ theo từng ngân hàng. Khi ngân hàng đổi mẫu tệp (thỉnh thoảng có), phần mềm sẽ báo lỗi cột; cập nhật bộ ánh xạ thay vì sửa tay tệp.
Số tiền và ngày: hai chỗ hay vỡ
- Dấu phân cách hàng nghìn: “1.500.000” và “1,500,000” là cùng một số, nhưng phần mềm đọc sai thành 1,5 hoặc 1.500. Kiểm vài dòng số lớn sau mỗi lần nhập.
- Ngày kiểu ngày/tháng hay tháng/ngày: ngày 3/5 có thể bị đọc thành 5 tháng 3. Lỗi này chỉ lộ ở những ngày từ 13 trở đi, nên kiểm một dòng cuối tháng.
- Số tài khoản, mã tham chiếu mất số 0 đầu khi mở bằng bảng tính: định dạng cột đó là văn bản trước khi lưu.
Mở tệp bằng bảng tính rồi lưu lại trước khi nhập là nguồn lỗi phổ biến nhất, vì bảng tính tự “sửa” định dạng. Nếu được, nhập thẳng tệp gốc tải về.
Những dòng hay lệch và cách ghi
| Loại dòng | Cách xử lý |
|---|---|
| Phí ngân hàng, phí duy trì, phí tin nhắn | Ghi chi phí; ngân hàng lập hoá đơn cho các khoản phí, tải về gắn làm chứng từ |
| Lãi tiền gửi không kỳ hạn | Ghi thu nhập tài chính, không phải doanh thu bán hàng |
| Chuyển giữa hai tài khoản của công ty | Ghi qua tài khoản tiền đang chuyển; hai bên phải khớp số |
| Tiền về từ cổng thanh toán theo lô | Không ghi thẳng doanh thu; đối chiếu với bảng đối soát của cổng |
| Giao dịch bị hoàn, bị trả lại | Giữ cả dòng đi và dòng về, không xoá cả hai |
| Dòng không rõ nội dung | Ghi tạm vào khoản chờ xử lý, có hạn xử lý; không đoán rồi ghi doanh thu hay chi phí |
Quy tắc tự ghi: để máy làm phần lặp lại
Sau vài tháng nhập, phần lớn dòng sao kê lặp lại theo mẫu: tiền thuê nhà cùng người nhận, cùng số tiền mỗi tháng; phí ngân hàng cùng nội dung; tiền về từ cùng một cổng thanh toán. Phần mềm kế toán thường cho đặt quy tắc tự ghi: nếu nội dung chứa cụm từ nào, hoặc tài khoản đối ứng là ai, thì gợi ý tài khoản ghi sổ tương ứng.
- Bắt đầu từ các dòng lặp lại nhiều nhất: phí, lương, thuê nhà, điện nước, nộp thuế.
- Quy tắc chỉ nên gợi ý, người vẫn xác nhận; không để quy tắc tự ghi thẳng vào doanh thu.
- Xem lại danh sách quy tắc mỗi quý; nhà cung cấp đổi tài khoản, đổi nội dung là quy tắc cũ ghi sai.
Với dòng không khớp quy tắc nào, người ghi sổ mới phải phán đoán. Đây chính là phần việc đáng tốn thời gian của kế toán.
Chống nhập trùng
Nhập trùng xảy ra khi tải hai tệp có khoảng ngày chồng lên nhau, hoặc khi vừa có kết nối tự động vừa nhập tệp tay. Cách chặn:
- Phần mềm dùng mã tham chiếu giao dịch làm khoá, dòng đã có thì bỏ qua.
- Mỗi tài khoản chỉ dùng một cách nhập: tự động hoặc tệp, không cả hai.
- Ghi lại khoảng ngày của mỗi lần nhập để lần sau bắt đầu đúng chỗ.
Kiểm số dư: bước không được bỏ
Sau khi nhập và ghi sổ, ba con số phải khớp: số dư đầu kỳ trên sổ bằng số dư đầu kỳ trên sao kê; tổng tiền vào, tổng tiền ra trên sổ bằng trên sao kê; số dư cuối kỳ trên sổ bằng số dư cuối trên sao kê. Lệch ở đâu thì tìm ở đó: lệch đầu kỳ là tháng trước chưa khoá đúng, lệch tổng là mất hoặc trùng dòng.
Lập biên bản đối chiếu số dư mỗi tháng, gắn bản sao kê PDF. Cuối năm, số dư tiền gửi trên báo cáo tài chính phải khớp với xác nhận số dư của ngân hàng. Khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu ngân hàng, bảng đối chiếu này là bằng chứng doanh nghiệp đã ghi đủ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhập sao kê hằng ngày không?
Với doanh nghiệp nhiều giao dịch, nhập hằng ngày giúp phát hiện sai sớm. Doanh nghiệp ít giao dịch có thể nhập hằng tuần; quan trọng là khoảng ngày liền nhau và không chồng lấn.
Sao kê PDF có dùng để nhập được không?
Một số phần mềm có nhận dạng chữ trên PDF, nhưng dễ đọc sai số. Nên tải thêm bản bảng tính để nhập, giữ PDF làm chứng từ.
Dòng tiền về không rõ của ai thì ghi gì?
Ghi vào khoản chờ xử lý và tìm nguồn: hỏi ngân hàng thông tin người chuyển, đối chiếu với đơn hàng, công nợ. Không tự ghi doanh thu hay thu nhập khác khi chưa rõ bản chất.
Phí ngân hàng có cần hoá đơn không?
Nên có. Ngân hàng lập hoá đơn điện tử cho các khoản phí dịch vụ; tải về theo tháng và gắn vào bút toán phí để khoản chi có đủ chứng từ.
Kết nối ngân hàng trực tiếp có an toàn không?
Nên dùng kết nối chỉ đọc, không cấp quyền lệnh chi cho phần mềm kế toán. Tài khoản kết nối đứng tên doanh nghiệp, có người chịu trách nhiệm theo dõi.
