Khi tiền từ cổng thanh toán về theo lô, đừng ghi doanh thu bằng số tiền về. Số đó là tổng nhiều đơn trừ đi phí, trừ hoàn tiền, có khi trừ cả khoản giữ lại. Cách đúng là lấy bảng đối soát của cổng cho lô đó, tách ra từng đơn: doanh thu ghi theo giá trị từng đơn, phí ghi thành chi phí có hoá đơn của cổng, khoản còn lại khớp với số tiền về.
Nhiều doanh nghiệp ghi thẳng tiền về làm doanh thu cho nhanh. Hệ quả là doanh thu trên sổ thấp hơn doanh thu trên hoá đơn đúng bằng phần phí, và tờ khai lệch với dữ liệu mà cổng có thể cung cấp cho cơ quan thuế. Phần dưới hướng dẫn cách tách lô và những khoản hay bị treo.
Một lô tiền về gồm những gì
| Thành phần | Dấu | Ghi sổ |
|---|---|---|
| Tổng giá trị các đơn khách đã trả trong kỳ đối soát | + | Doanh thu theo từng đơn (đã ghi khi bán) |
| Phí giao dịch, phí dịch vụ của cổng | − | Chi phí, có hoá đơn của cổng |
| Hoàn tiền cho khách trong kỳ | − | Giảm doanh thu hoặc khoản phải trả khách, kèm hoá đơn điều chỉnh nếu đã lập |
| Khoản giữ lại, ký quỹ, tranh chấp | − | Phải thu từ cổng, chờ giải toả |
| Số tiền thực về tài khoản | = | Nối với dòng sao kê |
Khi bảng này cân, lô tiền về đã được giải thích trọn. Khi không cân, phần chênh là thứ cần tìm, không phải thứ để ghi bừa vào “chi phí khác”.
Lấy bảng đối soát ở đâu, lấy khi nào
- Trang quản trị của cổng thanh toán, ví điện tử thường có mục đối soát hoặc báo cáo thanh toán theo lô. Tải bản chi tiết theo đơn, không chỉ bản tổng.
- Mỗi lô có mã lô hoặc ngày thanh toán; tìm đúng lô tương ứng với dòng sao kê.
- Tải theo nhịp cố định, ví dụ mỗi tuần, và lưu vào kho chứng từ cùng tên với mã lô.
- Cuối tháng, tải thêm hoá đơn phí dịch vụ của cổng cho tháng đó.
Nếu dùng nhiều cổng, mỗi cổng một bộ ánh xạ riêng vì mẫu báo cáo khác nhau. Phần mềm kế toán có đọc được báo cáo đối soát sẽ tách lô tự động; nếu không, bảng tính có cột mã đơn là đủ để ghép.
Tách lô thành đơn trong ba bước
- Ghép đơn: mỗi dòng trong bảng đối soát có mã đơn của mình (nếu khi tạo giao dịch đã gửi mã đơn sang cổng). Nối với đơn trên phần mềm bán hàng, đánh dấu “đã thu qua cổng, lô số…”.
- Ghi phí: tổng phí của lô ghi một bút toán chi phí, tham chiếu mã lô. Cuối tháng, tổng phí các lô khớp với hoá đơn phí của cổng.
- Khớp tiền: số tiền thực về trên sao kê bằng tổng đơn trừ phí, trừ hoàn, trừ giữ lại. Ghi bút toán nhận tiền, xoá khoản phải thu từ cổng tương ứng.
Trong khoảng thời gian từ lúc khách trả tới lúc tiền về, tiền nằm ở cổng. Sổ nên phản ánh điều này bằng một khoản phải thu từ cổng thanh toán, không để đơn ở trạng thái “chưa thu”.
Những khoản hay bị treo
- Đơn khách đã trả nhưng không có trong lô: thường do giao dịch được cổng xử lý chậm hoặc bị xem xét. Theo dõi cho tới khi vào lô sau.
- Hoàn tiền của đơn tháng trước bị trừ vào lô tháng này: ghi đúng vào đơn gốc, xử lý hoá đơn điều chỉnh theo quy định.
- Tranh chấp, khiếu nại của chủ thẻ: tiền bị giữ; ghi phải thu có ghi chú, không ghi mất.
- Phí thay đổi giữa kỳ: đối chiếu lại biểu phí trong hợp đồng khi thấy phí một lô lệch thường lệ.
Mỗi khoản treo có ngày phát sinh và người theo dõi. Cuối quý, khoản treo quá ba tháng cần được giải quyết hoặc báo cáo lên người quản lý.
Doanh thu, hoá đơn và dữ liệu mà cổng có
Hoá đơn đầu ra lập theo giá trị đơn khách mua, không theo số tiền thực nhận sau phí. Phí của cổng là giao dịch khác, giữa doanh nghiệp và cổng, có hoá đơn riêng do cổng lập. Nếu ghi doanh thu bằng tiền thực nhận, doanh thu trên sổ và trên tờ khai sẽ thấp hơn tổng hoá đơn đầu ra — chênh lệch đúng bằng phí, rất dễ bị phát hiện khi đối chiếu.
Để tự kiểm tra, mỗi tháng so tổng doanh thu qua cổng trên sổ với tổng giá trị giao dịch trên báo cáo của cổng, và với tổng hoá đơn đầu ra tương ứng trên cổng hoá đơn điện tử.
Ví dụ giả định một lô
Giả sử một cửa hàng trực tuyến có lô thanh toán tuần gồm 120 đơn, tổng giá trị 36 triệu đồng. Trong tuần có một đơn 400 nghìn đồng của tuần trước bị hoàn, phí giao dịch của cổng cho lô là 720 nghìn đồng, và một đơn 300 nghìn đồng đang bị giữ do khách khiếu nại.
| Khoản | Số tiền (nghìn đồng) |
|---|---|
| Tổng giá trị 120 đơn | 36.000 |
| Trừ hoàn tiền đơn tuần trước | −400 |
| Trừ phí giao dịch | −720 |
| Trừ khoản bị giữ | −300 |
| Tiền thực về | 34.580 |
Nếu ghi doanh thu 34.580 nghìn, sổ thiếu 1.420 nghìn so với thực tế và không ai biết vì sao. Tách như bảng trên thì mỗi khoản có chỗ của nó: doanh thu đúng theo 120 đơn đã lập hoá đơn, hoàn tiền về đúng đơn gốc, phí có hoá đơn, khoản bị giữ nằm ở phải thu chờ giải quyết.
Gửi mã đơn sang cổng ngay từ đầu
Mọi việc ở trên dễ hay khó phụ thuộc vào một điều: lúc tạo giao dịch, phần mềm bán hàng có gửi mã đơn của mình sang cổng không. Có thì bảng đối soát mang mã đơn, ghép tự động. Không thì phải ghép theo thời gian và số tiền, quay về đúng vấn đề của mã QR in sẵn. Khi tích hợp cổng thanh toán vào website hay ứng dụng, đây là trường dữ liệu cần kiểm đầu tiên.
Câu hỏi thường gặp
Có được ghi doanh thu bằng số tiền thực nhận sau phí không?
Không nên. Doanh thu ghi theo giá trị hàng hoá, dịch vụ đã bán cho khách; phí cổng là chi phí riêng có hoá đơn. Gộp hai thứ làm doanh thu thấp hơn hoá đơn đầu ra.
Cổng thanh toán không gửi hoá đơn phí thì làm sao?
Yêu cầu cổng lập hoá đơn cho phí dịch vụ theo tháng. Thiếu hoá đơn thì khoản phí khó được tính là chi phí được trừ khi quyết toán.
Tiền về chậm sang tháng sau thì doanh thu ghi tháng nào?
Doanh thu ghi theo thời điểm bán hàng, cung ứng dịch vụ và lập hoá đơn, không theo ngày tiền về. Khoảng chờ được ghi là phải thu từ cổng.
Một lô không cân vài nghìn đồng thì bỏ qua được không?
Nên tìm nguyên nhân vì chênh nhỏ thường là dấu hiệu của một dòng phí hoặc hoàn tiền chưa ghi. Nếu là chênh do làm tròn của cổng, ghi rõ và theo dõi tổng mỗi tháng.
Dùng ví điện tử của cá nhân để nhận tiền bán hàng có được không?
Không nên. Tiền bán hàng nên về ví, tài khoản đứng tên doanh nghiệp để ghi nhận đầy đủ và đối soát được; dùng ví cá nhân dễ để doanh thu ngoài sổ.
