Với hoá đơn điện tử, bản có giá trị pháp lý là tệp dữ liệu gốc theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế (thường là tệp XML), có chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế nếu là hoá đơn có mã. Tệp PDF, ảnh hay tờ giấy in ra chỉ là bản thể hiện để người đọc dễ xem. Doanh nghiệp phải lưu tệp gốc; bản thể hiện lưu kèm cho tiện là tốt, nhưng không thay được tệp gốc.
Nhầm lẫn này rất phổ biến vì nhiều người bán chỉ gửi đường dẫn xem hoá đơn hoặc tệp PDF qua email. Kế toán tải PDF về, cất vào thư mục, và nghĩ là xong. Đến khi cần chứng minh, bản PDF không kiểm tra được chữ ký số, còn tệp gốc thì không ai tải. Phần dưới hướng dẫn cách lưu đúng và kiểm kho hoá đơn hằng tháng.
Tệp gốc và bản thể hiện khác nhau thế nào
| Tệp dữ liệu gốc | Bản thể hiện (PDF, ảnh, giấy in) | |
|---|---|---|
| Bản chất | Dữ liệu có cấu trúc theo định dạng chuẩn | Hình ảnh trình bày lại dữ liệu đó |
| Chữ ký số | Nằm trong tệp, kiểm tra được | Chỉ là dòng chữ hoặc hình con dấu, không kiểm tra được |
| Máy đọc được | Có — phần mềm tự lấy người bán, số tiền, thuế suất | Không — phải gõ lại hoặc nhận dạng chữ |
| Dễ sửa, giả | Sửa là hỏng chữ ký | Sửa được bằng phần mềm chỉnh ảnh |
| Vai trò | Chứng từ để ghi sổ, khấu trừ, giải trình | Để người xem, in cho khách, đính kèm email |
Khung pháp lý hoá đơn điện tử hiện hành gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; từ 1/7/2026 có thêm Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử. Khi có câu hỏi cụ thể về định dạng hay thời hạn, đọc văn bản đang hiệu lực thay vì dựa vào thói quen cũ.
Lấy tệp gốc từ đâu
- Từ người bán: email gửi hoá đơn thường đính kèm cả tệp gốc và PDF; nếu chỉ có đường dẫn, trang tra cứu của người bán thường có nút tải tệp gốc.
- Từ cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: người mua đăng nhập tài khoản doanh nghiệp, tra hoá đơn đầu vào và tải tệp. Đây là nguồn đối chiếu độc lập, không phụ thuộc người bán có gửi hay không.
- Từ phần mềm hoá đơn của chính mình với hoá đơn đầu ra: xuất tệp gốc định kỳ, không chỉ để trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn.
Điểm cuối hay bị bỏ qua: nhiều doanh nghiệp để toàn bộ hoá đơn đầu ra trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hoá đơn. Khi đổi nhà cung cấp hoặc hết hợp đồng, việc lấy lại dữ liệu có thể mất thời gian. Nên tải về kho của mình hằng tháng.
Cách lưu cả hai mà không rối
- Tệp gốc và PDF của cùng một hoá đơn đặt cùng tên, chỉ khác phần đuôi. Nhìn danh sách là biết hoá đơn nào thiếu tệp gốc.
- Không đổi tên bên trong, không mở tệp gốc bằng trình soạn thảo rồi lưu lại — thao tác lưu có thể làm thay đổi tệp và hỏng chữ ký.
- Lưu hoá đơn đầu vào và đầu ra ở hai nhánh thư mục riêng, trong mỗi nhánh chia theo năm, tháng.
- Hoá đơn bị điều chỉnh, thay thế: lưu cả hoá đơn gốc lẫn hoá đơn điều chỉnh/thay thế, kèm biên bản hoặc thoả thuận nếu có. Không xoá hoá đơn cũ.
Kiểm kho hoá đơn mỗi tháng
Trước khi lập tờ khai thuế giá trị gia tăng, so ba danh sách:
- Danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử trong tháng.
- Danh sách tệp gốc trong kho của doanh nghiệp.
- Danh sách hoá đơn đã ghi sổ.
Ba danh sách phải trùng nhau. Có trên cổng mà không có trong kho: tải về. Có trong kho mà không có trên cổng: xem lại, có thể là hoá đơn chưa được cấp mã, đã bị huỷ hoặc không hợp lệ — hỏi người bán trước khi ghi sổ. Có trong kho mà chưa ghi sổ: ghi hoặc xác định lý do chưa ghi.
Phần mềm kế toán có chức năng đồng bộ hoá đơn từ cổng sẽ làm phần so sánh này tự động và chỉ đưa ra danh sách chênh lệch cho người xử lý. Nhưng người vẫn là bên quyết định hoá đơn nào hợp lệ để ghi sổ.
Thời hạn lưu và chỗ lưu
Hoá đơn là chứng từ kế toán dùng để ghi sổ, nên áp thời hạn lưu trữ của Luật Kế toán: ít nhất 10 năm với chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Mười năm dài hơn tuổi thọ của nhiều máy tính, nhiều ổ cứng và cả nhiều nhà cung cấp dịch vụ.
- Lưu ở ít nhất hai nơi độc lập, một nơi do doanh nghiệp kiểm soát.
- Kiểm tra định kỳ rằng tệp cũ vẫn mở được, chữ ký vẫn kiểm tra được bằng công cụ tra cứu hoá đơn.
- Không để tài khoản lưu trữ đứng tên cá nhân nhân viên.
Tự kiểm tra ở đâu
Muốn biết một hoá đơn có hợp lệ, đã được cơ quan thuế ghi nhận chưa, tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế bằng thông tin người bán, số và ký hiệu hoá đơn. Muốn kiểm tra người bán còn hoạt động, tra thông tin người nộp thuế theo mã số thuế. Chưa rõ cách xử lý một hoá đơn có vấn đề, hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Người bán chỉ gửi bản PDF, có đủ để ghi sổ không?
Không nên dừng ở đó. Đề nghị người bán gửi tệp gốc, hoặc tự tải từ cổng hoá đơn điện tử bằng tài khoản của doanh nghiệp. Bản PDF giữ kèm để xem cho tiện.
In hoá đơn điện tử ra giấy rồi đóng dấu có biến thành bản gốc không?
Không. Bản in chỉ là bản thể hiện; đóng dấu lên bản in không làm nó thay được tệp gốc. Việc chuyển hoá đơn điện tử sang giấy phục vụ một số mục đích cụ thể theo quy định riêng, không thay cho việc lưu tệp.
Tệp gốc mở ra toàn ký tự khó đọc, có phải bị lỗi?
Không phải. Tệp dữ liệu gốc được viết để máy đọc. Muốn xem dạng dễ đọc, mở bằng công cụ xem hoá đơn của nhà cung cấp hoặc tra trên cổng hoá đơn điện tử.
Có cần lưu hoá đơn bị huỷ không?
Có. Hoá đơn đã huỷ, bị thay thế hay bị điều chỉnh đều là một phần lịch sử giao dịch. Giữ lại cùng biên bản hoặc thông báo liên quan để giải thích khi được hỏi.
Lưu trên dịch vụ lưu trữ đám mây có được không?
Được, miễn là doanh nghiệp kiểm soát tài khoản, có bản sao ở nơi khác và bảo đảm truy cập được suốt thời hạn lưu trữ. Tránh tài khoản miễn phí đứng tên cá nhân.
Đổi nhà cung cấp phần mềm hoá đơn thì dữ liệu cũ ra sao?
Trước khi chấm dứt hợp đồng, tải toàn bộ tệp gốc hoá đơn đầu ra về kho của mình và kiểm tra số lượng khớp với cổng hoá đơn. Ghi điều khoản bàn giao dữ liệu vào hợp đồng ngay từ đầu.
