Mỗi dòng sổ kế toán nên mở ra được chứng từ đã sinh ra nó: hoá đơn, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, bảng lương, bảng tính khấu hao. Khi sổ và chứng từ gắn chặt như vậy, người kiểm tra không cần hỏi “khoản này căn cứ vào đâu”, và người kế nhiệm không phải đoán ý người đi trước.
Việc gắn không khó; cái khó là giữ kỷ luật với những bút toán không có hoá đơn đi kèm: phân bổ, trích trước, kết chuyển, điều chỉnh. Đây chính là nhóm hay bị hỏi nhất khi quyết toán. Dưới đây là cách phân loại bút toán, loại chứng từ cần gắn cho từng loại và cách đo xem sổ đã “đủ gốc” chưa.
Vì sao gắn ở từng dòng chứ không để kho riêng
Nhiều doanh nghiệp có kho chứng từ số đầy đủ nhưng để tách khỏi sổ: sổ ở phần mềm kế toán, tệp ở thư mục chung. Khi cần tra một khoản, người làm phải nhớ ngày, đoán tên tệp rồi dò. Gắn trực tiếp vào bút toán có ba cái lợi:
- Tra ngược: từ số dư một tài khoản, bấm xuống từng dòng, bấm tiếp ra tờ gốc.
- Phát hiện thiếu: phần mềm đếm được dòng nào chưa có tệp; kho rời thì không đếm được.
- Bàn giao sạch: người mới nhận việc thấy ngay dòng nào đủ căn cứ, dòng nào còn treo.
Bốn nhóm bút toán và chứng từ cần gắn
| Nhóm | Ví dụ | Chứng từ gắn |
|---|---|---|
| Nghiệp vụ có hoá đơn | Mua hàng, bán hàng, mua dịch vụ | Tệp hoá đơn điện tử gốc; kèm hợp đồng, biên bản giao nhận nếu giá trị lớn |
| Nghiệp vụ tiền | Thu, chi, chuyển khoản, nộp thuế | Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, dòng sao kê, giấy nộp tiền |
| Nghiệp vụ nội bộ | Lương, xuất kho, tạm ứng, hoàn ứng | Bảng lương đã duyệt, phiếu xuất kho, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê hoàn ứng |
| Bút toán tính toán cuối kỳ | Khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, trích trước, kết chuyển giá vốn | Bảng tính có công thức, căn cứ phân bổ, người lập và người duyệt |
Nhóm thứ tư thường bị để trống vì “không có hoá đơn”. Nhưng chính bảng tính mới là chứng từ của nó: một bảng khấu hao ghi rõ nguyên giá, thời gian, phương pháp và số trích từng tháng là căn cứ để giải thích con số trên sổ.
Bút toán tổng hợp: gắn bảng kê, không gắn trăm tệp
Doanh nghiệp bán lẻ có hàng trăm hoá đơn bán ra mỗi ngày thường ghi sổ một bút toán tổng hợp cho cả ngày. Gắn cả trăm tệp vào một dòng thì không ai mở. Cách làm hợp lý:
- Gắn bảng kê hoá đơn trong ngày xuất từ phần mềm hoá đơn, có số hoá đơn, số tiền, thuế suất từng tờ.
- Tổng của bảng kê khớp đúng số trên bút toán. Không khớp thì chưa ghi sổ.
- Tệp hoá đơn gốc nằm ở kho hoá đơn, tìm được theo số hoá đơn trên bảng kê.
Nguyên tắc này dùng cho cả lương (bảng lương tổng, phiếu lương từng người ở kho riêng) và hàng loạt khoản thu qua cổng thanh toán (bảng đối soát của cổng làm chứng từ tổng).
Bút toán điều chỉnh phải có lý do đi kèm
Mỗi bút toán sửa, đảo hoặc điều chỉnh số đã ghi phải có một dòng giải thích và tài liệu làm căn cứ: hoá đơn điều chỉnh, biên bản thoả thuận với khách, kết quả đối chiếu công nợ, email xác nhận của nhà cung cấp. Bút toán kiểu “điều chỉnh cho khớp” mà không có tài liệu là dấu hiệu đầu tiên người kiểm tra sẽ hỏi.
Cũng đừng sửa số bằng cách xoá bút toán cũ rồi ghi lại. Cách đúng là giữ bút toán cũ, ghi bút toán điều chỉnh có tham chiếu, để vết sửa còn nguyên. Phần mềm tốt sẽ không cho xoá bút toán ở kỳ đã khoá.
Ai gắn và gắn vào lúc nào
Chứng từ nên được gắn ngay lúc ghi bút toán, bởi chính người ghi. Để dồn cuối tháng mới gắn thì người ghi đã quên khoản đó thuộc tờ nào, và những khoản khó nhất sẽ bị bỏ lại.
- Kế toán thanh toán gắn phiếu chi, uỷ nhiệm chi và dòng sao kê khi ghi nghiệp vụ tiền.
- Kế toán mua hàng, bán hàng gắn hoá đơn gốc và bộ hồ sơ giao dịch khi ghi nhận công nợ.
- Kế toán tổng hợp gắn bảng tính cho mọi bút toán cuối kỳ, kèm tên người lập và người duyệt.
- Người duyệt không duyệt bút toán nào chưa có tệp. Quy định này nên được cài ngay trong phần mềm nếu phần mềm cho phép.
Khi doanh nghiệp dùng dịch vụ kế toán thuê ngoài, nên ghi vào hợp đồng rằng dữ liệu bàn giao hằng kỳ gồm cả sổ và chứng từ đã gắn, không chỉ báo cáo. Nếu không, doanh nghiệp nắm con số mà không nắm căn cứ của con số.
Đo xem sổ đã đủ gốc chưa
Một chỉ số đơn giản: tỷ lệ bút toán có tệp đính kèm trong tháng. Mục tiêu trước khi khoá sổ là 100% với các nhóm có hoá đơn và nghiệp vụ tiền; nhóm tính toán cuối kỳ cũng nên đạt 100% vì mỗi bút toán chỉ cần một bảng tính.
- Lọc các dòng chưa có tệp, sắp theo số tiền giảm dần, xử lý từ khoản lớn trước.
- Dòng nào chưa có tệp vì đang chờ đối tác gửi thì ghi chú “chờ” kèm ngày hỏi.
- Theo dõi số dòng “chờ” qua các tháng. Con số này tăng dần là dấu hiệu quy trình nhận chứng từ có vấn đề.
Tự kiểm tra ở đâu
Với nghiệp vụ có hoá đơn, đối chiếu bút toán với danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: số hoá đơn, ngày, tổng tiền và thuế phải khớp. Với nghiệp vụ nộp thuế, đối chiếu với chứng từ nộp tiền trong tài khoản thuế điện tử. Hai nguồn này là bên ngoài doanh nghiệp, nên khớp với chúng là bằng chứng mạnh nhất cho sổ.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán không có chức năng đính kèm tệp thì làm sao?
Dùng mã chứng từ nội bộ ghi trên dòng sổ và đặt cùng mã vào tên tệp trong kho. Tra theo mã vẫn ra đúng tờ, chỉ chậm hơn bấm trực tiếp một bước.
Bút toán kết chuyển cuối kỳ có cần chứng từ không?
Cần căn cứ, dù không phải hoá đơn. Thường là bảng tính kết chuyển hoặc báo cáo xuất từ phần mềm có người lập, người duyệt. Nếu phần mềm tự kết chuyển thì lưu báo cáo kết quả làm chứng từ.
Một hoá đơn liên quan tới nhiều bút toán thì gắn thế nào?
Tệp lưu một lần trong kho, các bút toán cùng trỏ tới nó. Không chép tệp ra nhiều bản, vì khi hoá đơn bị điều chỉnh sẽ phải sửa nhiều chỗ.
Có nên gắn cả ảnh chụp tin nhắn xác nhận của khách không?
Nếu đó là căn cứ duy nhất cho một điều chỉnh thì nên lưu, kèm ghi chú ngày và người gửi. Nhưng với khoản đáng kể, nên đề nghị đối tác xác nhận bằng văn bản hoặc email từ địa chỉ công ty.
Sổ năm cũ chưa gắn chứng từ thì có cần làm lại không?
Không cần làm lại cả năm. Ưu tiên các khoản lớn, các tài khoản hay bị hỏi (chi phí khác, phải thu khác, phải trả khác) và các năm chưa hết thời hạn lưu trữ.
