Cách sao lưu đủ an toàn cho dữ liệu kế toán là giữ ba bản (bản đang dùng và hai bản sao), trên hai loại nơi lưu khác nhau, trong đó một bản tách khỏi mạng hoặc không sửa được sau khi ghi. Một bản sao nằm ngay trên cùng máy hay cùng thư mục chung không phải là sao lưu, vì một sự cố xoá cả hai.
Dữ liệu kế toán gồm sổ, hoá đơn, chứng từ số, bảng lương, hợp đồng — phải giữ ít nhất 10 năm với chứng từ dùng ghi sổ. Mất nó nghĩa là mất căn cứ cho mọi con số đã khai thuế. Phần dưới đi qua những cách dữ liệu thật sự bị mất, cách dựng quy tắc ba bản, lịch sao lưu và việc quan trọng nhất mà hầu hết doanh nghiệp bỏ qua: thử khôi phục.
Dữ liệu kế toán thường mất theo cách nào
- Mã độc tống tiền: mã hoá toàn bộ tệp trên máy và mọi ổ đang kết nối, kể cả thư mục chung và ổ sao lưu cắm sẵn. Đây là lý do cần một bản tách khỏi mạng.
- Xoá nhầm, ghi đè: người dùng lưu đè bản cũ, hoặc đồng bộ đám mây lan việc xoá sang mọi thiết bị.
- Hỏng thiết bị: ổ cứng máy kế toán, ổ của máy chủ nhỏ trong văn phòng.
- Mất quyền truy cập: tài khoản lưu trữ đứng tên nhân viên đã nghỉ, nhà cung cấp phần mềm ngừng dịch vụ, quên mật khẩu mã hoá.
Mỗi kiểu sự cố cần một lớp bảo vệ khác. Quy tắc ba bản, hai nơi, một bản tách rời được thiết kế để không sự cố đơn lẻ nào xoá hết cả ba.
Dựng ba bản cho doanh nghiệp nhỏ
| Bản | Ở đâu | Chống được |
|---|---|---|
| Bản làm việc | Phần mềm kế toán, thư mục chứng từ đang dùng | — |
| Bản sao 1 | Dịch vụ lưu trữ đám mây có giữ lịch sử phiên bản, tài khoản của công ty | Hỏng máy, cháy, mất máy; xoá nhầm (nhờ lịch sử phiên bản) |
| Bản sao 2 | Ổ cứng rời, chỉ cắm vào lúc sao lưu rồi rút ra, cất tủ khoá | Mã độc tống tiền, tài khoản đám mây bị chiếm |
Nếu dùng phần mềm kế toán chạy trên nền tảng trực tuyến, bản làm việc nằm ở nhà cung cấp. Khi đó vẫn cần xuất dữ liệu định kỳ (sổ, danh mục, chứng từ đính kèm) về hai bản sao của mình. Nhà cung cấp có sao lưu của họ, nhưng đó là để họ khôi phục hệ thống, không phải để doanh nghiệp lấy lại dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.
Lịch sao lưu theo nhịp kế toán
- Hằng ngày: bản sao đám mây tự động đồng bộ, có lịch sử phiên bản.
- Hằng tuần: ổ rời — một người được giao cắm vào, chép, kiểm tra, rút ra. Ghi vào sổ theo dõi ngày làm và người làm.
- Sau mỗi lần khoá sổ tháng: xuất dữ liệu kế toán của tháng ra định dạng mở (bảng tính, PDF báo cáo) và lưu vào cả hai bản sao. Định dạng mở đọc được cả khi phần mềm không còn.
- Sau mỗi lần nộp quyết toán năm: đóng gói trọn năm (sổ, báo cáo, tờ khai, hoá đơn, chứng từ) thành một bộ, ghi nhãn năm, lưu thêm một bản chỉ đọc.
Dùng hai ổ rời luân phiên tuần chẵn, tuần lẻ thì khi một ổ hỏng vẫn còn bản cách một tuần.
Thử khôi phục: bước ai cũng bỏ qua
Một bản sao chưa từng được thử khôi phục thì chưa chắc là bản sao. Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện ổ sao lưu rỗng, tệp hỏng hoặc thiếu thư mục khi thật sự cần.
- Mỗi quý chọn ngẫu nhiên một tháng dữ liệu.
- Khôi phục từ ổ rời sang một máy khác hoặc một thư mục trống.
- Mở thử sổ, mở vài hoá đơn gốc, đếm số tệp so với bản làm việc.
- Ghi kết quả và thời gian mất để khôi phục.
Con số thời gian khôi phục rất có ích: nếu mất cả ngày để lấy lại một tháng, thì khi mất cả năm sẽ là bao lâu, và công ty có chịu được chừng ấy ngày không có sổ không.
Bảo vệ chính bản sao lưu
- Mã hoá ổ rời và cất mật khẩu mã hoá ở nơi an toàn có hai người biết. Mất ổ chưa mã hoá là lộ toàn bộ dữ liệu lương, khách hàng.
- Tài khoản lưu trữ đám mây đứng tên công ty, bật xác thực hai lớp, ít nhất hai người quản trị.
- Tách quyền: người có quyền xoá bản sao lưu không nên là tài khoản dùng hằng ngày trên máy kế toán.
- Không để ổ sao lưu cắm thường trực — khi đó nó chỉ là một ổ đĩa nữa cho mã độc mã hoá.
Tự kiểm tra ở đâu nếu đã lỡ mất dữ liệu
Mất dữ liệu hoá đơn thì phần lớn lấy lại được: hoá đơn đầu vào và đầu ra tải lại trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế; tờ khai đã nộp và chứng từ nộp tiền xem lại trong tài khoản thuế điện tử; sao kê tải lại từ ngân hàng. Phần khó lấy lại là chứng từ nội bộ (bảng lương đã duyệt, phiếu xuất kho, hợp đồng giấy). Nếu có nguy cơ không đủ chứng từ cho kỳ đã khai, nên chủ động trao đổi với cơ quan thuế quản lý thay vì dựng lại chứng từ “cho đủ”.
Câu hỏi thường gặp
Đồng bộ đám mây có phải là sao lưu không?
Chỉ khi dịch vụ giữ lịch sử phiên bản và thùng rác đủ lâu. Đồng bộ thuần tuý sẽ lan cả việc xoá và việc bị mã hoá sang mọi thiết bị, nên không thay được bản tách rời.
Doanh nghiệp rất nhỏ, chỉ một kế toán, có cần làm đủ ba bản không?
Có, và càng cần vì không có người thứ hai giữ dữ liệu. Chi phí một ổ rời và một tài khoản lưu trữ nhỏ so với việc dựng lại sổ cả năm.
Bao lâu thì thay ổ cứng sao lưu?
Không có mốc cố định, nhưng nên kiểm tra tình trạng ổ mỗi lần thử khôi phục và thay khi có dấu hiệu lỗi đọc. Với dữ liệu giữ 10 năm, nên chép sang thiết bị mới vài năm một lần.
Phần mềm kế toán trực tuyến đã tự sao lưu, doanh nghiệp còn phải làm gì?
Vẫn nên xuất dữ liệu định kỳ về kho của mình. Sao lưu của nhà cung cấp để họ vận hành hệ thống; khi đổi phần mềm hay có tranh chấp hợp đồng, doanh nghiệp cần bản tự giữ.
Có nên gửi bản sao lưu cho giám đốc giữ ở nhà không?
Một bản ổ rời mã hoá cất ở địa điểm khác văn phòng là hợp lý để chống cháy, mất trộm. Quan trọng là ổ đã mã hoá, có sổ theo dõi ai giữ và luân chuyển định kỳ.
Mất dữ liệu có phải báo cơ quan thuế không?
Khi tài liệu kế toán bị mất hoặc huỷ hoại do sự cố, quy định về kế toán có yêu cầu kiểm kê, lập biên bản và tìm cách phục hồi. Nên hỏi cơ quan thuế quản lý về thủ tục cụ thể thay vì im lặng.
