Hoá đơn gửi đi mà bị từ chối cấp mã thì chưa phải là hoá đơn đã phát hành: nó chưa có giá trị với người mua và chưa đi vào dữ liệu của cơ quan thuế. Việc cần làm là đọc đúng lý do trả về, sửa ở nơi sinh ra lỗi (đơn hàng, danh bạ khách, danh mục hàng), rồi lập và gửi lại, tốt nhất trong ngày. Sửa trực tiếp trên tờ hoá đơn cho qua thì lần sau lỗi đó lại xuất hiện.
Phân biệt điều này với hoá đơn đã được cấp mã rồi mới phát hiện sai: trường hợp đó là hoá đơn sai sót, phải xử lý theo quy trình điều chỉnh, thay thế. Bài này nói về chặng trước đó, khi hoá đơn còn đang trên đường.
Hoá đơn bị trả về khác hoá đơn sai sót thế nào
| Bị từ chối cấp mã | Đã cấp mã rồi mới thấy sai | |
|---|---|---|
| Tình trạng | Chưa phát hành, chưa có hiệu lực | Đã phát hành, đã có trong dữ liệu |
| Người mua | Chưa nhận được hoặc nhận bản không có mã | Đã nhận, có thể đã kê khai |
| Cách xử lý | Sửa dữ liệu, lập lại, gửi lại | Theo quy trình hoá đơn sai sót: thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế |
| Mức độ phiền | Thấp nếu xử lý nhanh | Cao, liên quan cả hai bên |
Vì vậy bị trả về không phải chuyện xấu; nó là một lớp kiểm miễn phí. Chuyện xấu là để hoá đơn bị trả về nằm im nhiều ngày, trong khi hàng đã giao và khách đang chờ.
Những nhóm lý do trả về hay gặp
Lý do cụ thể do hệ thống trả về theo từng mã lỗi, cách diễn đạt có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp phần mềm. Gom lại thường là bốn nhóm:
- Thông tin người bán: chữ ký số hết hạn hoặc không khớp, ký hiệu hoá đơn chưa đăng ký sử dụng, đơn vị đang ở trạng thái bị ngừng sử dụng hoá đơn.
- Thông tin người mua: mã số thuế không tồn tại hoặc sai định dạng.
- Nội dung hoá đơn: thuế suất không hợp lệ, tổng tiền không khớp tổng các dòng, thiếu trường bắt buộc.
- Kỹ thuật: tệp sai cấu trúc, mất kết nối giữa chừng, gửi trùng.
Nhóm đầu là việc của người quản trị, không phải của người lập. Chữ ký số hết hạn làm mọi hoá đơn trong ngày bị trả về cùng lúc; nên có lịch nhắc gia hạn trước nhiều tuần. Trạng thái bị ngừng sử dụng hoá đơn thì phải liên hệ cơ quan thuế quản lý để biết lý do, không xử lý được ở phần mềm.
Sửa ở dữ liệu gốc, không sửa trên tờ hoá đơn
Khi hoá đơn sinh tự động từ đơn hàng, mỗi lỗi trên hoá đơn đều có một nguồn:
| Lỗi trên hoá đơn | Nguồn thật | Sửa ở đâu |
|---|---|---|
| Mã số thuế người mua sai | Danh bạ khách hoặc bước hỏi thông tin | Sửa danh bạ khách, rồi sinh lại hoá đơn |
| Thuế suất không hợp lệ | Bảng ánh xạ mã món sang tên hàng hoá đơn | Sửa dòng ánh xạ có hiệu lực, rồi sinh lại |
| Tổng tiền lệch tổng dòng | Quy tắc làm tròn hoặc quy tắc giảm giá | Sửa quy tắc trong phần mềm, báo nhà cung cấp nếu là lỗi phần mềm |
| Thiếu trường bắt buộc | Mẫu hoá đơn hoặc cấu hình ký hiệu | Người quản trị sửa cấu hình |
Sửa tay trên tờ hoá đơn rồi gửi lại có vẻ nhanh hơn, nhưng để lại hai hậu quả: đơn gốc và hoá đơn không còn khớp nhau, và lỗi gốc vẫn nằm đó chờ đơn sau. Đơn vị phát hành hàng trăm hoá đơn mỗi ngày không thể sống bằng cách sửa tay từng tờ.
Dựng hàng chờ hoá đơn lỗi
Hoá đơn bị trả về không được nằm trong hộp thư của một người. Nên có một danh sách chung, mỗi dòng gồm:
- Mã đơn gốc, thời điểm chốt đơn, người mua.
- Lý do trả về, nhóm lỗi.
- Người được giao xử lý, hạn xử lý.
- Trạng thái: mới, đang sửa, đã gửi lại, đã cấp mã.
Quy tắc nội bộ nên đơn giản: hoá đơn bị trả về phải được gửi lại trước khi hết ngày làm việc, trừ lỗi phải chờ bên ngoài (khách chưa trả lời mã số thuế, chữ ký số đang gia hạn). Lỗi phải chờ thì có người theo dõi và có hạn. Cuối ngày, danh sách này chỉ còn những dòng có lý do chính đáng.
Ngày trên hoá đơn lập lại cần theo quy định về thời điểm lập hoá đơn, không tự lùi ngày cho khớp ngày giao hàng. Nếu việc chậm cấp mã do sự cố của hệ thống, giữ lại thông báo sự cố làm bằng chứng.
Giảm lỗi lặp lại bằng số đếm
Mỗi tháng đếm số hoá đơn bị trả về theo nhóm lý do. Con số này nói nhiều hơn mọi lời nhắc nhở:
- Lỗi mã số thuế người mua chiếm phần lớn: sửa quy trình hỏi thông tin ở quầy, chuyển sang chỉ hỏi mã và tự điền.
- Lỗi thuế suất tập trung vào vài mã món: bảng ánh xạ có dòng sai, sửa một lần là hết.
- Lỗi kỹ thuật tăng đột biến một ngày: gần như chắc là sự cố kết nối, không phải do người lập.
- Lỗi chữ ký số: lịch gia hạn không có người theo.
Mục tiêu không phải là không bao giờ có hoá đơn bị trả về, mà là không có lỗi nào lặp lại hai tháng liền vì cùng một nguyên nhân.
Tự kiểm tra ở đâu
- Phần mềm hoá đơn: danh sách hoá đơn chưa được cấp mã, lọc theo ngày tạo; hoá đơn nào quá một ngày cần có lý do.
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: tra hoá đơn đã gửi lại để chắc đã có mã.
- Tài khoản thuế điện tử: xem trạng thái đăng ký sử dụng hoá đơn, ký hiệu, chữ ký số đã đăng ký còn hiệu lực.
- Phần mềm bán hàng: đơn đã chốt nhưng chưa có số hoá đơn, đối chiếu với hàng chờ lỗi.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn bị từ chối cấp mã có phải huỷ không?
Hoá đơn chưa được cấp mã thì chưa phát hành, nên không phải làm thủ tục huỷ như hoá đơn đã phát hành. Chỉ cần sửa dữ liệu và lập, gửi lại theo quy trình của phần mềm.
Số hoá đơn bị trả về có bị nhảy số không?
Cách đánh số khi hoá đơn bị từ chối tuỳ theo quy định và cách phần mềm cấp số. Nên hỏi nhà cung cấp phần mềm để hiểu cách họ xử lý và giữ lại lịch sử hoá đơn bị trả về.
Khách đang đứng chờ mà hoá đơn bị trả về vì sai mã số thuế thì làm sao?
Hỏi lại mã số thuế ngay tại chỗ, để hệ thống điền lại tên và cho khách xác nhận. Nếu khách không nhớ, hẹn gửi hoá đơn sau qua thư điện tử khi có thông tin đúng, không đoán.
Chữ ký số hết hạn làm cả ngày hoá đơn bị trả về thì xử lý thế nào?
Gia hạn hoặc đăng ký chữ ký số mới, cập nhật trên tài khoản thuế điện tử theo quy định, rồi gửi lại toàn bộ hàng chờ. Để tránh lặp lại, đặt lịch nhắc gia hạn trước nhiều tuần.
Có nên cho người lập tự sửa thuế suất khi hoá đơn bị trả về vì thuế suất không hợp lệ không?
Không nên. Thuế suất nên được sửa ở bảng ánh xạ bởi người có chuyên môn, để mọi đơn sau cũng đúng. Người lập chỉ báo lỗi và chờ bảng được sửa.
Hoá đơn bị trả về nhiều có bị cơ quan thuế để ý không?
Không có căn cứ để nói như vậy, và cũng không nên suy đoán. Điều đáng lo hơn là hoá đơn bị trả về không được xử lý, dẫn tới hàng đã bán mà không có hoá đơn hợp lệ.
