Muốn doanh thu, tồn kho và hoá đơn của nhiều kênh cộng lại được, mỗi sản phẩm cần một mã gốc duy nhất trong danh mục của doanh nghiệp, và mỗi kênh bán (cửa hàng, từng sàn, website, mạng xã hội) chỉ là một bản nối tới mã gốc đó. Tên trên sàn có thể dài để tìm kiếm, tên trên hoá đơn có thể ngắn gọn; nhưng phía sau, tất cả trỏ về một mã.
Không có mã gốc, mỗi kênh tự đặt mã riêng. Cuối tháng, cùng một chiếc áo xuất hiện năm lần với năm tên khác nhau trong báo cáo, kế toán phải cộng tay, và bảng quy đổi tên hàng bán sang tên hàng hoá đơn trở thành một tệp riêng mà chỉ một người hiểu. Phần dưới hướng dẫn dựng danh mục chung và giữ nó sạch.
Mã gốc và mã kênh khác nhau thế nào
| Mã gốc | Mã kênh | |
|---|---|---|
| Ai đặt | Doanh nghiệp | Doanh nghiệp đặt khi đăng sản phẩm, hoặc sàn tự sinh |
| Số lượng | Một cho mỗi sản phẩm, mỗi biến thể | Mỗi kênh một mã, có khi nhiều mã cho một sản phẩm |
| Thay đổi | Gần như không bao giờ | Đổi khi đăng lại, khi sàn đổi quy tắc |
| Dùng cho | Tồn kho, giá vốn, hoá đơn, báo cáo | Nhận đơn từ kênh đó |
Bảng nối mã là trái tim của bán đa kênh: mã kênh → mã gốc. Đơn về từ sàn mang mã kênh, phần mềm tra bảng nối ra mã gốc, rồi mới trừ kho, ghi doanh thu, lập hoá đơn.
Đặt mã gốc thế nào cho bền
- Không chứa thông tin hay thay đổi như giá, tên nhà cung cấp, mùa. Mã chỉ để nhận diện.
- Biến thể là mã riêng: áo cỡ M và cỡ L là hai mã gốc, vì tồn kho riêng, có thể giá riêng.
- Combo, bộ quà là mã riêng có danh sách thành phần; khi bán combo, kho trừ từng thành phần.
- Không tái sử dụng mã của sản phẩm đã ngừng bán cho sản phẩm mới. Lịch sử bán hàng của mã cũ sẽ bị lẫn.
- Dùng chữ và số, không dấu, độ dài cố định nếu được.
Tên trên hoá đơn: một tên chuẩn cho mỗi mã
Tên sản phẩm trên sàn thường dài, nhồi từ khoá, có khi viết bằng tiếng nước ngoài. Tên này không hợp để in lên hoá đơn. Mỗi mã gốc nên có một trường tên hoá đơn: ngắn, mô tả đúng hàng hoá, đơn vị tính rõ, thuế suất gắn theo mã.
Khi tên hoá đơn là một trường của danh mục, bảng quy đổi “tên hàng bán → tên hàng hoá đơn” mà nhiều phòng kế toán giữ ngoài hệ thống sẽ biến mất. Món mới, sản phẩm mới chỉ cần khai tên hoá đơn một lần khi tạo mã, không còn cảnh thiếu dòng trong bảng quy đổi.
Thuế suất gắn theo mã cũng giúp tránh lỗi áp sai mức thuế. Khi có chính sách giảm thuế giá trị gia tăng cho một số nhóm hàng theo nghị quyết của Quốc hội, cập nhật một lần ở danh mục cho các mã thuộc diện, và kiểm tra thời hạn áp dụng trong văn bản đang hiệu lực.
Đăng sản phẩm lên kênh mới
- Tạo hoặc chọn mã gốc trong danh mục trước.
- Đăng sản phẩm lên kênh, điền mã người bán (ô mà sàn cho phép người bán tự điền) bằng đúng mã gốc nếu được.
- Nếu kênh tự sinh mã, ghi mã đó vào bảng nối ngay khi đăng.
- Kiểm tra bằng một đơn thử: đơn về có tự nhận ra mã gốc không.
Nhiều sàn cho người bán điền mã riêng cho từng biến thể. Tận dụng ô này là cách rẻ nhất để giữ bảng nối đơn giản: mã kênh bằng luôn mã gốc.
Tồn kho chung, không chia cứng theo kênh
Khi mọi kênh trỏ về một mã gốc, tồn kho là một con số. Đơn ở kênh nào về cũng trừ vào con số đó, và số tồn đẩy ngược ra các kênh để tránh bán quá số có. Chia cứng tồn kho cho từng kênh (sàn A giữ 20, sàn B giữ 30) thì kênh này hết hàng trong khi kênh kia còn, và kiểm kê cuối tháng phải cộng nhiều nơi.
Với kho gửi ở sàn (hàng đã chuyển vào kho của nền tảng), đó là một kho riêng trong phần mềm, nhưng vẫn cùng mã gốc. Chuyển hàng vào kho sàn ghi là chuyển kho, không phải bán.
Khi nhận hàng từ nhà cung cấp
Mã gốc không chỉ dùng khi bán. Hoá đơn mua vào của nhà cung cấp ghi tên hàng theo cách của họ; khi nhập kho, mỗi dòng hoá đơn đầu vào cần được nối với mã gốc của mình. Làm một lần cho mỗi nhà cung cấp, lưu thành bảng nối “tên hàng nhà cung cấp → mã gốc”, lần sau phần mềm tự gợi ý.
Nối đúng từ đầu vào giúp giá vốn theo mã tính đúng, và khi đối chiếu tồn kho với hoá đơn mua vào không phải đoán dòng nào là hàng nào.
Giữ danh mục sạch
- Một người giữ quyền tạo mã; người khác đề nghị. Nhiều người cùng tạo là nguồn chính của mã trùng.
- Mỗi tháng lọc các mã có tồn nhưng không bán, các mã có bán nhưng không nối kênh, các đơn có mã kênh chưa nối.
- Sản phẩm ngừng bán thì khoá mã, không xoá, để báo cáo năm cũ vẫn đọc được.
- Gộp mã trùng bằng thao tác gộp có ghi lịch sử, không sửa tay số tồn.
Tự kiểm tra ở đâu
So tên hàng hoá, đơn vị tính và thuế suất trên hoá đơn đầu ra đã lập (tra trên cổng hoá đơn điện tử) với danh mục của mình: nếu cùng một sản phẩm xuất hiện với nhiều tên, nhiều thuế suất, danh mục đang có mã trùng hoặc tên hoá đơn chưa chuẩn. Với báo cáo doanh thu từ sàn, đối chiếu tổng theo mã gốc với báo cáo của từng sàn để phát hiện đơn chưa nối mã.
Câu hỏi thường gặp
Có dùng mã vạch in sẵn của nhà sản xuất làm mã gốc được không?
Được với hàng có mã vạch ổn định. Nhưng hàng tự sản xuất, combo, hàng không có mã vạch vẫn cần mã riêng, nên nhiều doanh nghiệp dùng mã nội bộ làm gốc và lưu mã vạch như một thuộc tính.
Một sản phẩm đăng hai lần trên cùng một sàn thì nối thế nào?
Hai mã kênh cùng trỏ về một mã gốc. Bảng nối cho phép nhiều mã kênh cho một mã gốc, không cần gộp tin đăng.
Tên trên hoá đơn có phải giống hệt tên trên sàn không?
Không cần giống hệt. Tên trên hoá đơn phải mô tả đúng hàng hoá đã bán; tên trên sàn là tên quảng cáo. Quan trọng là cả hai cùng một mã.
Đổi mã gốc giữa năm có được không?
Nên tránh. Nếu buộc phải đổi, tạo mã mới và ghi rõ nối từ mã cũ, giữ nguyên lịch sử để báo cáo so sánh qua các kỳ không bị đứt.
Doanh nghiệp nhỏ chỉ vài chục sản phẩm có cần làm bài bản vậy không?
Càng nhỏ càng dễ làm ngay từ đầu. Vài chục mã chỉ mất một buổi để dựng; để tới khi có vài trăm mã trên bốn kênh thì dọn lại mất nhiều tuần.
