Đơn trên sàn có vòng đời dài hơn đơn ở quầy: đặt, xác nhận, giao, giao thành công, rồi còn một khoảng thời gian khách được trả hàng, khiếu nại. Vì vậy doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái từng đơn tới lúc chốt hẳn, không chỉ tới lúc giao. Khi đơn đã ghi doanh thu và đã lập hoá đơn mà sau đó bị trả, việc xử lý đi theo quy định về hoá đơn điều chỉnh và hàng bán bị trả lại, gắn với đơn gốc — không bù trừ tổng ở kỳ sau.
Cái khó là sàn cập nhật chậm: có đơn một tuần sau mới chuyển trạng thái trả hàng, có đơn vài tháng sau mới được hoàn tất trong báo cáo đối soát. Nếu kế toán chỉ tải báo cáo một lần cuối tháng, những thay đổi muộn sẽ trượt khỏi sổ. Phần dưới hướng dẫn cách theo dõi và đối chiếu.
Vòng đời đơn trên sàn và các điểm cần ghi
| Trạng thái | Ý nghĩa với sổ sách |
|---|---|
| Đặt hàng, chờ xác nhận | Chưa ghi gì |
| Đã giao cho đơn vị vận chuyển | Hàng rời kho; theo dõi là hàng đang giao |
| Giao thành công | Thời điểm thường dùng để ghi nhận doanh thu và lập hoá đơn, tuỳ quy định về thời điểm lập hoá đơn áp dụng cho trường hợp cụ thể |
| Trả hàng, hoàn tiền | Giảm doanh thu, nhập lại kho, xử lý hoá đơn |
| Giao thất bại, hàng quay về | Nhập lại kho; nếu đã lập hoá đơn thì xử lý hoá đơn |
| Hoàn tất đối soát | Sàn chuyển tiền, trừ phí; đối chiếu với doanh thu đã ghi |
Thời điểm lập hoá đơn cho từng loại giao dịch có quy định riêng trong văn bản về hoá đơn điện tử (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; từ 1/7/2026 có Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Doanh nghiệp nên thống nhất với kế toán hoặc đơn vị tư vấn một mốc áp dụng cho bán qua sàn và giữ nhất quán.
Vì sao không bù trừ tổng ở kỳ sau
Cách làm tắt hay gặp: tháng sau thấy tổng hàng trả của tháng trước, ghi giảm doanh thu tháng sau bằng đúng tổng đó, không động tới đơn gốc. Cách này có ba vấn đề:
- Hoá đơn gốc vẫn nằm đó, không được điều chỉnh, doanh thu trên hoá đơn và trên sổ không còn khớp.
- Không biết đơn nào bị trả, trả vì sao, nên không cải thiện được sản phẩm hay khâu giao hàng.
- Khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn với hoá đơn, không có liên kết để giải thích.
Cách đúng là xử lý trên đơn gốc: đơn bị trả thì hoá đơn của đơn đó được điều chỉnh hoặc xử lý theo quy định, hàng nhập lại kho theo mã gốc, tiền hoàn trừ đúng vào đơn.
Theo dõi trạng thái đơn theo nhịp tuần
- Mỗi tuần tải danh sách đơn thay đổi trạng thái trong tuần từ trang quản lý người bán, không chỉ đơn mới.
- Lọc ra các đơn đã ghi doanh thu ở kỳ trước nay chuyển sang trả hàng, giao thất bại.
- Với mỗi đơn: nhập lại kho khi hàng về thật, xử lý hoá đơn, ghi giảm doanh thu tham chiếu đơn gốc.
- Đánh dấu đơn “đã xử lý thay đổi”, để lần tải sau không xử lý hai lần.
Phần mềm kết nối với sàn thường làm được bước 1 và 2 tự động, đưa ra danh sách đơn cần xử lý. Bước 3 vẫn cần người kiểm hàng về kho thật hay chưa: sàn báo trả hàng không có nghĩa hàng đã về tới tay.
Hàng trả về: kiểm trước khi nhập
- Đối chiếu kiện hàng với đơn: đúng mã, đúng số lượng, tình trạng.
- Hàng còn bán được nhập về kho chính; hàng hỏng nhập kho chờ xử lý, không trộn.
- Chụp ảnh tình trạng hàng khi mở kiện, lưu vào đơn, dùng khi khiếu nại với sàn hoặc đơn vị vận chuyển.
- Hàng trả chưa về sau thời gian thường lệ: theo dõi như hàng đang trên đường, liên hệ sàn.
Đối chiếu báo cáo sàn theo kỳ
Cuối tháng, đối chiếu ba bộ số cho cùng kỳ:
- Doanh thu ghi sổ từ sàn, sau các điều chỉnh trả hàng.
- Tổng hoá đơn đầu ra cho đơn sàn, sau hoá đơn điều chỉnh.
- Báo cáo đối soát của sàn: tổng giá trị đơn hoàn tất, phí, hoàn tiền.
Chênh lệch giữa 1 và 3 thường do đơn còn trong thời gian trả hàng chưa được sàn hoàn tất. Lập danh sách các đơn này, theo dõi sang kỳ sau. Chênh lệch giữa 1 và 2 là lỗi cần sửa ngay.
Với hộ kinh doanh và cá nhân bán hàng mà sàn khấu trừ, nộp thuế thay theo quy định, báo cáo của sàn còn cho biết phần thuế sàn đã khấu trừ. Đối chiếu con số này với thông tin trong tài khoản thuế điện tử.
Chỉ số nên theo dõi
- Tỷ lệ trả hàng theo mã gốc: mã nào trả nhiều bất thường, xem lại mô tả, chất lượng.
- Thời gian từ giao thành công tới hoàn tất theo từng sàn: biết tiền sẽ về khi nào.
- Số đơn thay đổi trạng thái sau khi đã khoá sổ: con số lớn thì nên lùi thời điểm chốt số liệu hoặc xử lý hằng tuần thay vì hằng tháng.
Câu hỏi thường gặp
Đơn đã lập hoá đơn rồi khách trả hàng thì có huỷ hoá đơn được không?
Tuỳ thời điểm và tình huống, cách xử lý có thể là hoá đơn điều chỉnh giảm hoặc cách khác theo quy định hoá đơn hiện hành. Tra văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý thay vì tự huỷ.
Khách trả hàng sau khi đã nộp tờ khai tháng thì làm sao?
Xử lý theo quy định về hoá đơn điều chỉnh và kê khai điều chỉnh tương ứng. Không sửa lùi số liệu tháng đã khoá sổ bằng cách xoá bút toán.
Sàn báo trả hàng nhưng hàng chưa về kho thì ghi gì?
Chưa nhập kho. Theo dõi hàng đang trên đường về, chỉ nhập khi hàng về và kiểm xong. Doanh thu, hoá đơn xử lý theo thời điểm việc trả hàng được xác lập.
Đơn giao thất bại có phải lập hoá đơn không?
Nếu chưa lập hoá đơn thì thường không cần lập vì giao dịch không hoàn thành. Nếu đã lập theo thời điểm giao hàng, xử lý hoá đơn theo quy định khi hàng quay về.
Có nên chờ sàn hoàn tất hết mới ghi doanh thu không?
Chờ vài tháng làm doanh thu trễ so với thực tế và có thể lệch quy định về thời điểm ghi nhận. Ghi theo mốc đã thống nhất và xử lý điều chỉnh khi có trả hàng là cách phổ biến hơn.
Phí sàn của đơn bị trả có được hoàn không?
Tuỳ chính sách của từng sàn. Đọc báo cáo đối soát để biết phí nào được hoàn, phí nào giữ lại, và ghi theo đúng hoá đơn phí sàn lập cho doanh nghiệp.
