Để hoá đơn, tồn kho và sổ kế toán khớp nhau khi có khuyến mãi trên nhiều kênh, mỗi chương trình phải để lại dữ liệu đủ ở từng đơn: loại khuyến mãi, ai chịu chi phí (doanh nghiệp hay nền tảng), giá trị, hàng tặng kèm theo mã gốc, và điểm thưởng tích hay dùng. Cách thể hiện từng loại trên hoá đơn và cách ghi nhận thuế theo quy định hiện hành; nhưng thiếu dữ liệu thì không có quy định nào áp dụng đúng được.
Tình trạng hay gặp là khuyến mãi chạy trên sàn, trên website, ở cửa hàng, mỗi nơi do một người đặt, không ai tổng hợp. Cuối tháng kế toán thấy doanh thu thấp hơn dự kiến, hàng xuất kho nhiều hơn hàng bán, và không biết khoản nào do đâu. Phần dưới đi qua từng loại khuyến mãi và dữ liệu tối thiểu.
Bốn loại khuyến mãi hay gặp
| Loại | Dữ liệu cần ở mỗi đơn | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Giảm giá trực tiếp, mã giảm giá | Mã chương trình, giá trị giảm, ai chịu | Giá trị đơn, hoá đơn |
| Quà tặng kèm | Mã gốc hàng tặng, số lượng, chương trình | Tồn kho, cách lập hoá đơn cho hàng khuyến mại |
| Mua X tặng Y, combo | Mã từng hàng trong combo, giá phân bổ nếu có | Doanh thu theo mặt hàng, tồn kho |
| Điểm thưởng | Điểm tích, điểm dùng, giá trị quy đổi | Giá trị thanh toán, nghĩa vụ với khách |
Cách lập hoá đơn cho hàng khuyến mại, chiết khấu thương mại và giảm giá có quy định riêng trong văn bản về hoá đơn điện tử và thuế giá trị gia tăng hiện hành. Dữ liệu đầy đủ ở từng đơn cho phép áp đúng quy định đó thay vì xử lý gộp cuối kỳ.
Ai chịu khoản giảm giá: câu hỏi quyết định cách ghi
Trên sàn, cùng một khoản giảm 50 nghìn có thể do người bán chịu, do sàn chịu, hoặc chia đôi. Với khách, chỉ thấy giá giảm. Với doanh nghiệp, đó là ba tình huống khác nhau về doanh thu và đối soát:
- Doanh nghiệp chịu: giảm giá trị bán hàng của doanh nghiệp.
- Sàn chịu: sàn bù phần này khi thanh toán; doanh nghiệp không mất tiền.
- Chia phần: phải tách đúng tỷ lệ theo điều khoản chương trình.
Báo cáo đơn chi tiết của sàn thường có cột phân biệt. Nếu phần mềm chỉ nhận “giá sau giảm”, thông tin này mất. Khi chọn hoặc cấu hình phần mềm nhận đơn từ sàn, kiểm tra cột “ai chịu khuyến mãi” có được mang theo không.
Quà tặng kèm: đừng để kho âm thầm hụt
Quà tặng xuất ra khỏi kho như hàng bán, nhưng giá trị trên đơn bằng không. Nếu nhân viên đưa quà mà không ghi vào đơn:
- Kho hụt, kiểm kê ra thiếu mà không biết vì sao.
- Không có căn cứ xuất kho cho hàng khuyến mại.
- Không đo được chương trình tốn bao nhiêu.
Cách làm: quà tặng là một dòng trên đơn, mang mã gốc, số lượng, giá trị bằng không hoặc theo quy định cho hàng khuyến mại, gắn mã chương trình. Kho trừ theo đơn như mọi hàng khác. Chương trình khuyến mại có thể phải làm thủ tục thông báo hoặc đăng ký theo quy định về thương mại; kiểm tra trước khi chạy.
Điểm thưởng: một khoản nợ với khách
Điểm thưởng khách tích được là lời hứa giảm giá trong tương lai. Hệ thống điểm cần ghi:
- Điểm tích từ đơn nào, bao nhiêu, ngày hết hạn.
- Điểm dùng ở đơn nào, quy đổi bao nhiêu tiền.
- Điểm hết hạn, bị huỷ.
Khi khách dùng điểm, đơn có một dòng “thanh toán bằng điểm” hoặc “giảm giá bằng điểm”, tuỳ cách doanh nghiệp thiết kế chương trình. Cách ghi nhận kế toán cho điểm thưởng tuỳ chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng; quan trọng là dữ liệu điểm và dữ liệu đơn dùng chung một mã khách, trên mọi kênh.
Một danh mục chương trình cho mọi kênh
Mỗi chương trình khuyến mãi nên có một dòng trong danh mục chương trình: mã, tên, kênh áp dụng, thời gian, loại, ai chịu chi phí, người duyệt. Mã chương trình gắn vào từng đơn. Cuối tháng, lọc theo mã là biết mỗi chương trình đã giảm bao nhiêu, tặng bao nhiêu hàng, trên kênh nào.
Khi có danh mục này, kế toán không phải đi hỏi từng người phụ trách kênh “tháng này chạy khuyến mãi gì”. Và khi được hỏi về một khoản giảm giá, có ngay văn bản chương trình làm căn cứ.
Không dùng khuyến mãi để làm tròn số
Có nơi dùng “giảm giá” như một công cụ để khớp tiền: khách trả thiếu thì ghi thêm một dòng giảm giá, hoá đơn gộp lệch thì thêm giảm giá cho cân. Khoản giảm giá này không thuộc chương trình nào, không có người duyệt, không có căn cứ. Đây chính là loại điều chỉnh làm hoá đơn không còn phản ánh giao dịch thật. Giảm giá chỉ nên phát sinh từ chương trình có mã hoặc từ quyết định có người duyệt, ghi trên đơn trước khi lập hoá đơn.
Tự kiểm tra ở đâu
Mỗi tháng so tổng giảm giá theo danh mục chương trình với tổng giảm giá thể hiện trên hoá đơn đầu ra (tra trên cổng hoá đơn điện tử) và trên báo cáo đối soát của từng sàn. Kiểm kê định kỳ các mã hàng hay dùng làm quà tặng. Khi chưa chắc cách lập hoá đơn cho một loại khuyến mãi mới, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi chạy chương trình.
Câu hỏi thường gặp
Quà tặng không thu tiền có cần ghi vào hoá đơn không?
Hàng khuyến mại có quy định riêng về cách lập hoá đơn và giá tính thuế trong văn bản về hoá đơn và thuế giá trị gia tăng hiện hành. Tra văn bản hoặc hỏi kế toán trước khi chạy chương trình.
Mã giảm giá do sàn phát hành có làm giảm doanh thu của người bán không?
Tuỳ ai chịu chi phí. Nếu sàn chịu, người bán vẫn nhận đủ phần của mình qua thanh toán của sàn. Đọc báo cáo đơn chi tiết để biết.
Điểm thưởng dùng chung cửa hàng và website thì quản lý ở đâu?
Ở một hệ thống duy nhất gắn với mã khách. Mỗi kênh đọc và ghi vào cùng một số dư điểm, không để mỗi kênh giữ điểm riêng.
Nhân viên được tự giảm giá cho khách quen không?
Nên có hạn mức và mã “giảm giá do nhân viên” có người duyệt, ghi trên đơn trước khi thanh toán. Giảm giá không có mã không đo được và dễ bị lạm dụng.
Chương trình mua 2 tặng 1 thì doanh thu ghi cho mặt hàng nào?
Tuỳ cách thiết kế chương trình và quy định hiện hành; dữ liệu cần có đủ mã từng hàng trong đơn để phân bổ. Thống nhất cách làm với kế toán trước khi chạy.
