Mỗi đơn qua ứng dụng giao đồ ăn nên được tách thành ít nhất năm dòng dữ liệu: giá món theo thực đơn, khuyến mãi do quán chịu, khuyến mãi do nền tảng chịu, phí và hoa hồng nền tảng thu của quán, và tiền thực nhận. Chỉ khi tách như vậy mới đối soát được với báo cáo của nền tảng, lập hoá đơn đúng giá trị và biết thật sự mỗi đơn lãi bao nhiêu.
Nhiều quán chỉ ghi số tiền nền tảng chuyển về mỗi tuần. Con số đó đã bị trừ đủ thứ, nên doanh thu trên sổ thấp hơn thực tế, còn hoá đơn thì hoặc không lập, hoặc lập theo con số sai. Cách ghi nhận cụ thể từng loại khuyến mãi về mặt thuế cần đối chiếu quy định và hợp đồng với nền tảng; bài này tập trung vào việc có đủ dữ liệu để ghi đúng.
Năm thành phần của một đơn
Ví dụ giả định một đơn:
| Thành phần | Số tiền (nghìn đồng) | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giá món theo thực đơn | 200 | Tổng giá các món khách đặt |
| Khuyến mãi do quán chịu | −20 | Quán đăng ký chương trình giảm giá |
| Khuyến mãi do nền tảng chịu | −30 | Nền tảng tài trợ, khách trả ít hơn nhưng quán không mất phần này |
| Khách trả | 150 | Chưa gồm phí giao hàng |
| Hoa hồng, phí nền tảng | tuỳ hợp đồng | Tính trên cơ sở nào là do hợp đồng quy định |
Tiền quán thực nhận là 180 nghìn (giá món trừ khuyến mãi do quán chịu) trừ hoa hồng. Nếu chỉ nhìn khách trả 150 nghìn, sẽ tưởng doanh thu thấp hơn thực tế; nếu chỉ nhìn tiền về, lại không biết đã trả bao nhiêu hoa hồng.
Lấy dữ liệu chi tiết ở đâu
- Báo cáo đơn chi tiết trên trang quản lý của quán trên nền tảng: mỗi đơn một dòng, có giá món, các loại khuyến mãi, phí.
- Báo cáo thanh toán theo kỳ: tổng các đơn, tổng phí, số tiền chuyển.
- Hoá đơn của nền tảng cho phí, hoa hồng thu của quán.
- Hợp đồng và phụ lục chương trình khuyến mãi: ai chịu khoản nào.
Tải báo cáo đơn chi tiết theo tuần, trùng với nhịp thanh toán của nền tảng. Đặt tên theo quy ước chứng từ và gắn vào bút toán ghi nhận tiền về.
Nối đơn nền tảng với đơn trên phần mềm bán hàng
Quán có phần mềm bán hàng tại chỗ thường nhập đơn nền tảng vào đó để in phiếu bếp. Nếu nhập tay, nhân viên có thể gõ sai món, sót đơn, hoặc nhập trùng. Cách giảm lỗi:
- Dùng tích hợp nếu phần mềm bán hàng nhận đơn trực tiếp từ nền tảng; đơn về kèm mã đơn nền tảng.
- Nếu nhập tay, bắt buộc ghi mã đơn nền tảng vào đơn trên phần mềm.
- Món trên nền tảng nối với mã gốc trong danh mục của quán, không để nền tảng một danh sách món riêng.
- Cuối ngày, so số đơn và tổng giá món giữa hai hệ.
Đơn bị nền tảng huỷ sau khi bếp đã làm cũng phải được ghi nhận riêng, vì nguyên liệu đã xuất.
Hoá đơn cho đơn giao đồ ăn
Hoá đơn ghi đúng hàng hoá, dịch vụ đã bán và giá trị thật của giao dịch. Với đơn có khuyến mãi, cách thể hiện khoản giảm giá trên hoá đơn và khoản do nền tảng tài trợ được ghi nhận thế nào là câu hỏi cần đối chiếu quy định hoá đơn hiện hành và hợp đồng với nền tảng; hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý khi chưa chắc.
Điều chắc chắn là: mỗi đơn một hoá đơn đúng món, đúng giá, và dữ liệu phải đủ để lập như vậy. Việc dồn đơn cả ngày rồi chia ra vài hoá đơn cho “tròn số” làm hoá đơn không còn phản ánh giao dịch thật và kéo theo việc phải điều chỉnh số cho “cân” — đây là rủi ro tuân thủ, không phải mẹo tiết kiệm.
Đối soát tiền nền tảng chuyển về
- Tổng giá món trừ khuyến mãi do quán chịu của các đơn trong kỳ = phần doanh thu từ nền tảng.
- Trừ hoa hồng, phí theo báo cáo thanh toán = số phải nhận.
- Trừ điều chỉnh (đơn huỷ, hoàn, khiếu nại) = số tiền chuyển về.
- So với dòng sao kê. Khớp thì xoá khoản phải thu từ nền tảng.
Cuối tháng, tổng hoa hồng, phí theo các kỳ thanh toán phải khớp với hoá đơn nền tảng lập cho quán. Thiếu hoá đơn thì yêu cầu nền tảng cung cấp.
Đọc lãi thật của kênh giao đồ ăn
Khi đã tách đủ dữ liệu, chủ quán có thể tính cho từng món: giá bán, khuyến mãi do quán chịu, hoa hồng, chi phí bao bì riêng cho đơn mang đi, giá vốn nguyên liệu. Không ít món bán chạy trên ứng dụng hoá ra lãi rất mỏng sau hoa hồng và khuyến mãi. Đây là dữ liệu quản trị, nhưng nó đến từ đúng những dòng dữ liệu kế toán cần — không phải dựng một bộ số riêng.
Tự kiểm tra ở đâu
So tổng hoá đơn đầu ra cho kênh giao đồ ăn trên cổng hoá đơn điện tử với tổng doanh thu kênh này trên sổ. Tra hoá đơn phí do nền tảng lập cho quán trên cùng cổng ở mục hoá đơn đầu vào. Khi chưa rõ cách ghi khoản khuyến mãi do nền tảng tài trợ, hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc đơn vị kế toán, kèm hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Có được ghi doanh thu bằng số tiền nền tảng chuyển về không?
Không nên, vì số đó đã trừ hoa hồng và các điều chỉnh. Doanh thu cần ghi theo giá trị hàng bán; hoa hồng là chi phí có hoá đơn riêng.
Khuyến mãi do nền tảng chịu có làm giảm doanh thu của quán không?
Về tiền, quán không mất phần đó vì nền tảng bù. Về cách ghi nhận và thể hiện trên hoá đơn, cần đối chiếu hợp đồng và quy định hiện hành, hỏi kế toán khi chưa chắc.
Quán dùng nhiều ứng dụng giao đồ ăn thì theo dõi thế nào?
Mỗi nền tảng là một kênh, có khoản phải thu riêng và bộ báo cáo riêng. Món ở mọi nền tảng nối về cùng mã gốc trong danh mục của quán.
Phí giao hàng khách trả có phải doanh thu của quán không?
Tuỳ ai cung cấp dịch vụ giao hàng. Nếu nền tảng hoặc tài xế thu phí giao hàng cho dịch vụ của họ, đó thường không phải doanh thu của quán; đọc hợp đồng để xác định.
Đơn bị huỷ sau khi quán đã làm món thì ghi thế nào?
Ghi nhận nguyên liệu đã xuất như hao hụt có ghi chú, và nếu nền tảng bồi hoàn một phần thì ghi khoản bồi hoàn theo báo cáo. Không bán lại món đó trên đơn khác để “bù”.
