Trước khi nhập danh mục khách hàng, nhà cung cấp vào phần mềm mới, cần gộp các bản ghi trùng, kiểm lại mã số thuế, tên, địa chỉ theo thông tin đăng ký hiện hành, và đánh dấu đối tác đã ngừng giao dịch hoặc ngừng hoạt động. Danh mục sạch là nền để hoá đơn đúng thông tin người mua, công nợ đúng đối tác, và báo cáo không đếm một khách thành ba.
Danh mục cũ gần như luôn bẩn, không phải do ai làm ẩu mà do nhiều năm, nhiều người, nhiều cách nhập. Chuyển phần mềm là dịp hiếm có để dọn một lần cho gọn, vì sau khi dữ liệu mới đã phát sinh giao dịch, gộp bản trùng khó hơn nhiều. Phần dưới là các bước dọn theo thứ tự.
Danh mục bẩn trông như thế nào
- Một đối tác nhiều mã: “Công ty ABC”, “Cty ABC”, “ABC - chi nhánh”, “Anh Nam ABC”.
- Mã số thuế sai hoặc trống: gõ thiếu số, mất số 0 đầu khi qua bảng tính, hoặc chưa bao giờ nhập.
- Tên, địa chỉ cũ: đối tác đã đổi tên, chuyển trụ sở, và địa chỉ hành chính đã thay đổi từ 1/7/2025 khi cả nước còn 34 tỉnh, thành phố và bỏ cấp huyện.
- Khách lẻ nhập thành từng mã: hàng nghìn mã chỉ giao dịch một lần.
- Đối tác đã ngừng hoạt động vẫn ở trạng thái đang dùng.
Bước một: xuất và gom theo mã số thuế
- Xuất toàn bộ danh mục ra bảng tính, định dạng cột mã số thuế là văn bản để không mất số 0 đầu.
- Chuẩn hoá mã số thuế: bỏ khoảng trắng, dấu chấm; giữ dấu gạch nối của mã đơn vị phụ thuộc.
- Sắp theo mã số thuế. Những dòng cùng mã số thuế là ứng viên trùng.
- Với dòng không có mã số thuế, sắp theo tên đã bỏ dấu, bỏ chữ “công ty”, “TNHH”, “cổ phần” để tìm trùng.
Mã số thuế là khoá tốt nhất vì nó duy nhất và không đổi theo tên. Chi nhánh có mã số thuế riêng (mã 13 số có gạch nối) là đối tác riêng khi họ tự lập hoá đơn; đừng gộp nhầm vào công ty mẹ.
Bước hai: kiểm với thông tin đăng ký
Với mỗi mã số thuế, tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế để lấy tên và địa chỉ đang được ghi nhận, cùng trạng thái hoạt động. Với danh mục lớn, ưu tiên theo thứ tự:
- Khách hàng doanh nghiệp đang mua thường xuyên (hoá đơn đầu ra phải đúng thông tin người mua).
- Nhà cung cấp đang giao dịch (để kiểm trạng thái trước khi mua tiếp).
- Đối tác còn công nợ.
- Phần còn lại.
Nếu tra ra trạng thái như ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, đừng tự kết luận về đối tác; ghi nhận trạng thái và ngày tra, và cân nhắc trước khi tiếp tục giao dịch. Trạng thái trên trang tra cứu là điều cơ quan thuế đang ghi nhận, không phải kết luận đối tác tốt hay xấu.
Bước ba: gộp bản trùng có ghi lịch sử
Chọn một bản làm bản chính (thường là bản có mã số thuế đúng và nhiều giao dịch nhất). Các bản còn lại:
- Nếu phần mềm cũ còn dùng tới ngày chuyển: ghi chú “trùng với mã X”, không xoá.
- Khi nhập vào phần mềm mới: chỉ nhập bản chính, kèm bảng nối “mã cũ → mã mới” để tra lịch sử.
- Công nợ đầu kỳ của các bản trùng cộng về bản chính, kiểm tổng không đổi.
Bước bốn: phân nhóm và dọn khách lẻ
| Nhóm | Cách nhập vào phần mềm mới |
|---|---|
| Khách doanh nghiệp, mua thường xuyên | Mã riêng, đủ mã số thuế, tên, địa chỉ, email nhận hoá đơn |
| Khách cá nhân mua thường xuyên, có tích điểm | Mã riêng theo số điện thoại; chỉ lưu thông tin cần thiết |
| Khách lẻ một lần | Không cần mã riêng; dùng mã “khách lẻ” chung, thông tin người mua ghi trên hoá đơn khi họ yêu cầu |
| Đối tác đã ngừng giao dịch, không còn công nợ | Không nhập; lưu danh sách cũ trong hồ sơ chuyển đổi |
Dữ liệu khách hàng cá nhân thuộc phạm vi bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chỉ lưu những gì cần cho giao dịch và nghĩa vụ kế toán, thuế; không mang theo những trường cũ không còn dùng.
Thông tin liên hệ nhận hoá đơn
Một trường hay bị bỏ qua khi dọn danh mục là email nhận hoá đơn của khách hàng doanh nghiệp. Hoá đơn điện tử gửi tới email cũ của một kế toán đã nghỉ việc bên khách thì khách không nhận được, rồi gọi lại hỏi, rồi đề nghị gửi lại. Khi dọn:
- Xác nhận lại email nhận hoá đơn với các khách hàng doanh nghiệp thường xuyên, ưu tiên hộp thư chung của phòng kế toán bên họ.
- Với nhà cung cấp, cập nhật email mình dùng để nhận hoá đơn đầu vào, là hộp thư chung của doanh nghiệp.
- Ghi người liên hệ và số điện thoại công việc, không dùng số cá nhân khi không cần.
Giữ danh mục sạch sau khi chuyển
- Khi tạo đối tác mới, phần mềm bắt buộc nhập mã số thuế với đối tác doanh nghiệp và cảnh báo trùng.
- Nếu phần mềm có chức năng lấy thông tin theo mã số thuế, dùng nó thay cho gõ tay tên, địa chỉ.
- Chỉ một hoặc hai người có quyền tạo, sửa đối tác.
- Mỗi quý, rà trạng thái các nhà cung cấp đang giao dịch trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế.
Câu hỏi thường gặp
Địa chỉ đối tác đổi do sắp xếp đơn vị hành chính thì có phải sửa hết không?
Nên cập nhật theo thông tin đăng ký hiện hành của đối tác, nhất là khách hàng doanh nghiệp để hoá đơn ghi đúng. Tra thông tin người nộp thuế để lấy địa chỉ đang được ghi nhận.
Khách hàng ghi mã số thuế cá nhân cũ thì sao?
Từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân. Khi cập nhật danh mục, dùng thông tin theo quy định hiện hành với khách cá nhân cần hoá đơn.
Gộp khách hàng trùng có làm mất lịch sử giao dịch không?
Không, nếu giữ bảng nối mã cũ sang mã mới và chuyển công nợ đầu kỳ đúng. Lịch sử cũ vẫn tra được trong sổ cũ theo mã cũ.
Nhà cung cấp tra ra đã ngừng hoạt động nhưng còn công nợ thì làm gì?
Giữ trong danh mục để theo dõi công nợ, gắn cảnh báo không giao dịch mới. Xem lại hoá đơn đã nhận từ họ và hồ sơ chứng minh giao dịch.
Danh mục hàng nghìn đối tác thì tra từng mã thế nào cho kịp?
Ưu tiên theo nhóm như trên; đối tác còn giao dịch và còn công nợ thường chỉ là một phần nhỏ. Phần còn lại có thể không cần nhập vào phần mềm mới.
