Bấm giờ công kế toán trước khi số hoá: khâu nào tốn nhất thì làm trước

Trước khi chọn phần mềm hay quyết định số hoá khâu nào, hãy bấm giờ công việc thật của phòng kế toán trong năm ngày liên tiếp: ghi từng khâu, ai làm, bắt đầu và kết thúc lúc nào, vì sao phải làm. Kết quả thường cho thấy phần lớn thời gian không nằm ở việc cần phán đoán nghiệp vụ, mà ở việc nối dữ liệu: xuất, lọc, dò, ghép, gõ lại. Đó là chỗ nên số hoá trước.

Không bấm giờ, lựa chọn thường theo cảm giác hoặc theo tính năng mà nhà cung cấp phần mềm giới thiệu nhiều nhất. Kết quả là số hoá xong một khâu vốn chỉ tốn mười phút mỗi ngày, trong khi khâu tốn ba giờ vẫn nguyên. Phần dưới là cách bấm giờ, cách phân loại và cách xếp thứ tự.

Bấm giờ thế nào cho đủ mà không làm phiền

• Năm ngày làm việc liên tiếp, tránh tuần có hạn nộp tờ khai (quá bận, không đại diện) và tuần nghỉ lễ.
• Mỗi người tự ghi vào một bảng đơn giản: giờ bắt đầu, giờ kết thúc, khâu, nguồn dữ liệu, ghi chú.
• Ghi theo khối 15 phút là đủ chính xác, không cần tới phút.
• Ghi cả những việc “không tên”: chờ người khác gửi số, hỏi lại, sửa lỗi của khâu trước.

Nói rõ với nhân viên mục đích là tìm khâu nên để máy làm, không phải đánh giá năng suất từng người. Nếu người làm sợ bị đánh giá, số liệu sẽ bị làm đẹp và mất giá trị.

Phân loại: nối dữ liệu hay phán đoán

Mục tiêu của số hoá là giảm hàng một để người có thời gian cho hàng ba. Nếu sau bấm giờ, hàng một chiếm phần lớn, số hoá sẽ có tác dụng rõ.

Tìm nguyên nhân gốc của mỗi khâu tốn giờ

Đừng chỉ hỏi “khâu này tốn bao lâu”, mà hỏi “vì sao khâu này phải tồn tại”. Ví dụ giả định từ các phòng kế toán bán lẻ:

• Ghép tiền chuyển khoản với đơn mất hàng giờ → vì tiền không mang mã đơn (dùng mã QR in sẵn).
• Dựng lại số quản trị riêng mỗi ngày → vì số kế toán và số quản trị tách thành hai bộ.
• Duy trì bảng quy đổi tên hàng bán sang tên hoá đơn → vì danh mục hàng không có trường tên hoá đơn.
• Sửa đơn cho khớp tiền → vì khách chuyển khoản tự gõ số tiền.

Khi nguyên nhân gốc là một chỗ nối hỏng, sửa chỗ nối đó thường xoá luôn cả khâu, hiệu quả hơn nhiều so với làm khâu đó nhanh hơn.

Xếp hạng theo thời gian và rủi ro

Đặt mỗi khâu vào một bảng với hai cột: giờ công mỗi tuần và rủi ro nếu sai (thấp, vừa, cao). Rủi ro cao là khi sai ở khâu đó dẫn tới hoá đơn sai, tờ khai sai, hoặc phải điều chỉnh số liệu đã báo cáo.

Những khâu vừa tốn giờ vừa rủi ro cao, như gộp nhiều đơn thành ít hoá đơn rồi chỉnh số cho “cân”, là nơi nên thay đổi đầu tiên. Không chỉ vì tiết kiệm thời gian, mà vì cách làm đó tự nó đã là rủi ro tuân thủ.

Ví dụ giả định kết quả một tuần

Giả sử một chuỗi quán ăn nhỏ ba điểm bán bấm giờ phòng kế toán hai người trong năm ngày và cộng lại được khoảng 70 giờ công:

Ba dòng đầu cộng lại gần 40 giờ, hơn nửa thời gian, đều là nối dữ liệu và đều bắt nguồn từ việc tiền và hoá đơn không mang mã đơn. Trong ví dụ này, khâu nên làm trước là mã QR theo đơn và hoá đơn theo từng đơn, không phải phần mềm lương dù phần mềm lương được giới thiệu nhiều nhất.

Đo lại sau khi số hoá

Sau khi số hoá một khâu và chạy ổn một tháng, bấm giờ lại năm ngày với cùng cách ghi. So sánh:

• Giờ công khâu đó trước và sau.
• Giờ công có bị đẩy sang khâu khác không (ví dụ ghép tự động nhưng phải xử lý ngoại lệ nhiều).
• Số lỗi phát hiện ở khâu sau (ví dụ số hoá đơn phải điều chỉnh) trước và sau.

Con số trước và sau là cách duy nhất để biết khoản đầu tư có đáng không, và để chọn khâu tiếp theo một cách có căn cứ.

Những khâu không nên số hoá vội

• Khâu hiếm khi xảy ra (vài lần một năm): chi phí cấu hình lớn hơn thời gian tiết kiệm.
• Khâu mà quy trình chưa ổn định, còn thay đổi mỗi tháng: số hoá sẽ đóng băng một quy trình chưa đúng.
• Khâu cần phán đoán theo quy định: phần mềm có thể gợi ý, nhưng để máy tự quyết (ví dụ tự loại hoá đơn không được khấu trừ mà không ai xem) thì sai một lần là sai hàng loạt.