Mốc gọn nhất để chuyển từ bảng tính sang phần mềm kế toán là ngày đầu năm tài chính, vì chỉ cần nhập số dư đầu năm đã được chốt bằng báo cáo tài chính năm trước. Chuyển giữa năm vẫn làm được, nhưng nên chọn đầu một quý, và phải quyết định rõ: nhập lại toàn bộ phát sinh từ đầu năm, hay chỉ nhập số dư tại mốc chuyển. Chọn sai cách, báo cáo năm sẽ phải ghép từ hai nguồn.
Việc quan trọng nhất trong chuyển đổi không phải cài phần mềm mà là số dư đầu kỳ đúng. Số dư sai thì mọi báo cáo sau đó sai theo, và sai ở số dư đầu kỳ rất khó phát hiện vì nó không đi kèm chứng từ nào. Phần dưới so sánh hai mốc, rồi đi qua từng nhóm số dư cần nhập.
Đầu năm hay giữa năm: so sánh
| Đầu năm tài chính | Đầu quý giữa năm | |
|---|---|---|
| Số dư nhập vào | Số dư cuối năm trước, đã có báo cáo tài chính | Số dư tại mốc, chưa được kiểm bằng báo cáo năm |
| Báo cáo năm | Lập hoàn toàn từ phần mềm | Ghép sổ cũ và sổ mới, hoặc phải nhập lại phát sinh đầu năm |
| Tờ khai trong năm | Toàn bộ từ phần mềm | Các kỳ trước mốc từ sổ cũ |
| Áp lực thời gian | Dồn vào đúng mùa quyết toán | Rải được vào lúc ít việc |
Nếu đang ở giữa năm và không muốn chờ, có hai cách. Cách một: nhập số dư đầu năm, rồi nhập lại phát sinh các tháng đã qua (có thể nhập tổng theo tháng thay vì từng chứng từ). Báo cáo năm lập trọn từ phần mềm. Cách hai: nhập số dư tại đầu quý, báo cáo năm nay ghép tay, năm sau mới trọn. Cách một tốn công hơn lúc đầu nhưng đỡ việc lúc quyết toán.
Chuẩn bị trước ngày chuyển
- Chốt sổ cũ tại mốc: bảng cân đối số phát sinh, số dư chi tiết từng tài khoản.
- Dọn danh mục: khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, tài sản, nhân viên — mỗi thứ một mã, không trùng.
- Chọn hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng (chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp chung, tuỳ đơn vị đang áp dụng), cài đúng trong phần mềm.
- Quyết định mức chi tiết: công nợ theo từng hoá đơn hay theo tổng đối tác, tồn kho theo lô hay theo mã.
Dọn danh mục trước khi nhập tốn thời gian nhất nhưng đáng nhất. Nhập danh mục bẩn vào phần mềm mới chỉ chuyển sự lộn xộn sang chỗ mới.
Nhập số dư từng nhóm
| Nhóm | Mức chi tiết nên nhập | Kiểm bằng |
|---|---|---|
| Tiền mặt, tiền gửi | Theo từng quỹ, từng tài khoản ngân hàng | Biên bản kiểm quỹ, sao kê tại mốc |
| Công nợ phải thu, phải trả | Theo đối tác, tốt nhất theo từng hoá đơn còn nợ | Biên bản đối chiếu công nợ với đối tác lớn |
| Tồn kho | Theo mã hàng, số lượng, giá trị | Biên bản kiểm kê tại mốc |
| Tài sản cố định | Từng tài sản: nguyên giá, khấu hao luỹ kế, thời gian còn lại | Sổ tài sản, bảng khấu hao cũ |
| Chi phí trả trước | Từng khoản, số kỳ còn phân bổ | Bảng phân bổ cũ |
| Thuế | Số còn phải nộp, số còn được khấu trừ chuyển kỳ sau | Tài khoản thuế điện tử, tờ khai gần nhất |
| Vốn, lợi nhuận chưa phân phối | Theo báo cáo tài chính | Báo cáo tài chính năm trước |
Công nợ nhập theo từng hoá đơn còn nợ giúp phần mềm tính được tuổi nợ và ghép được khi khách trả tiền. Nhập theo tổng thì những khoản thu sau mốc phải ghép tay.
Kiểm tra sau khi nhập
- Tổng nợ bằng tổng có của bảng số dư đầu kỳ. Phần mềm thường chặn nếu lệch, nhưng vẫn kiểm.
- Từng tài khoản trên phần mềm bằng sổ cũ tại mốc.
- Chi tiết cộng lại bằng tổng: tổng công nợ chi tiết bằng số dư tài khoản công nợ; tổng tồn kho theo mã bằng số dư tài khoản hàng tồn kho.
- Xuất bảng cân đối kế toán tại mốc từ phần mềm, so với bảng từ sổ cũ.
Ghi biên bản kiểm tra, lưu cùng bảng số dư đã nhập. Đây là “cây cầu” giữa sổ cũ và sổ mới; người kiểm toán hay cơ quan thuế hỏi về số dư đầu kỳ sẽ xem cái này đầu tiên.
Số dư thuế: đối chiếu với cơ quan thuế
Số thuế còn phải nộp, số tiền nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau phải khớp với những gì cơ quan thuế ghi nhận. Tra trong tài khoản thuế điện tử phần tra cứu nghĩa vụ thuế, và đối chiếu với tờ khai gần nhất. Chênh lệch nên được làm rõ trước khi nhập, vì số dư thuế sai sẽ kéo theo sai ở tờ khai đầu tiên lập từ phần mềm.
Giữ sổ cũ ở đâu
Sổ cũ bằng bảng tính vẫn là tài liệu kế toán của các kỳ trước, phải lưu theo thời hạn lưu trữ. Chuyển các tệp cuối cùng sang định dạng chỉ đọc, lưu cùng chứng từ của kỳ đó, ghi rõ “sổ trước chuyển đổi, mốc chuyển ngày…”. Đừng tiếp tục sửa sổ cũ sau mốc chuyển; nếu phát hiện sai ở kỳ trước, ghi điều chỉnh trong phần mềm mới với tham chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Có cần nhập lại từng chứng từ của các tháng đã qua không?
Không bắt buộc. Có thể nhập tổng phát sinh theo tháng cho từng tài khoản để báo cáo năm lập được từ phần mềm, còn chứng từ chi tiết vẫn tra ở sổ cũ.
Chuyển phần mềm có phải báo cơ quan thuế không?
Việc dùng phần mềm kế toán nào là lựa chọn của doanh nghiệp. Đổi phần mềm hoá đơn điện tử thì có thủ tục riêng về hoá đơn; kiểm tra quy định hiện hành trước khi đổi.
Số dư công nợ cũ không khớp với đối tác thì nhập số nào?
Nhập số trên sổ của mình, ghi chú khoản chênh đang đối chiếu. Sau khi làm rõ với đối tác, điều chỉnh trong phần mềm mới có chứng từ.
Tồn kho chưa kiểm kê tại mốc thì sao?
Nên kiểm kê trước khi nhập. Nhập tồn kho theo sổ mà chưa kiểm là mang sai lệch cũ sang hệ thống mới, rồi phát hiện ra ở lần kiểm kê sau không biết lệch từ bao giờ.
Doanh nghiệp mới thành lập có cần lo số dư đầu kỳ không?
Rất ít: thường chỉ có vốn góp, tiền gửi và vài khoản chi thành lập. Đây là lúc tốt nhất để bắt đầu thẳng trên phần mềm, không qua bảng tính.
