Hộ kinh doanh chuyển từ nộp thuế khoán sang tự kê khai nên bắt đầu số hoá theo thứ tự: một tài khoản ngân hàng riêng cho bán hàng, ghi doanh thu hằng ngày trên phần mềm bán hàng hoặc sổ điện tử, hoá đơn điện tử khi thuộc diện hoặc khi khách cần, và giữ chứng từ mua vào. Bốn việc này đủ để có số liệu tự kê khai đúng ngay từ kỳ đầu, trước khi nghĩ tới phần mềm kế toán đầy đủ.
Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chấm dứt chậm nhất trong năm 2026. Chi tiết cách kê khai, ngưỡng doanh thu và mẫu sổ áp dụng cho hộ kinh doanh nằm trong các văn bản hướng dẫn hiện hành; hộ nên tra văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi Thuế cơ sở quản lý. Bài này tập trung vào phần thực hành: làm sao để có số liệu đúng mà không biến chủ hộ thành kế toán.
Việc một: tách tài khoản bán hàng khỏi chi tiêu gia đình
Khi còn khoán, nhiều hộ nhận tiền bán hàng vào tài khoản cá nhân, cũng là tài khoản trả tiền điện nhà, học phí con. Khi tự kê khai, sao kê tài khoản đó trộn lẫn doanh thu với tiền gia đình, và khi được hỏi, chủ hộ phải giải thích từng dòng.
- Mở một tài khoản dùng riêng cho kinh doanh; mã QR ở quầy chỉ trỏ vào tài khoản này.
- Rút tiền từ tài khoản kinh doanh cho chi tiêu gia đình thì chuyển một khoản rõ ràng, định kỳ, ghi nội dung “rút về chi tiêu”.
- Không nhận tiền bán hàng vào tài khoản khác, kể cả của người nhà.
Tách tài khoản là việc rẻ nhất và giải quyết nhiều nhất: sao kê tài khoản kinh doanh trở thành bằng chứng doanh thu gọn gàng.
Việc hai: ghi doanh thu hằng ngày
| Quy mô | Công cụ hợp lý |
|---|---|
| Ít giao dịch, một người bán | Sổ điện tử trên điện thoại hoặc bảng tính: ngày, số đơn, tổng tiền mặt, tổng chuyển khoản |
| Nhiều giao dịch, bán lẻ | Phần mềm bán hàng có in phiếu, ghi từng đơn, tổng hợp cuối ngày |
| Nhiều kênh (cửa hàng, sàn, tin nhắn) | Phần mềm bán hàng gom được các kênh về một báo cáo |
Điều quan trọng là ghi mỗi ngày, không dồn cuối tháng. Cuối ngày, đếm tiền mặt, so tổng chuyển khoản với tài khoản, ghi một dòng. Dồn cuối tháng thì chỉ còn ước lượng.
Việc ba: hoá đơn điện tử
Hộ kinh doanh có thể thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử, trong đó có loại hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, tuỳ ngành nghề và quy mô theo quy định hiện hành. Kể cả khi chưa thuộc diện bắt buộc, khách là doanh nghiệp thường cần hoá đơn để hạch toán.
- Hỏi Thuế cơ sở quản lý hộ đang thuộc diện nào, loại hoá đơn nào.
- Chọn phần mềm bán hàng lập được hoá đơn ngay từ đơn, không phải gõ lại.
- Mỗi lần bán một hoá đơn khi quy định yêu cầu hoặc khi khách cần; không dồn cả ngày thành một hoá đơn tổng nếu quy định không cho phép.
Văn bản hiện hành về hoá đơn gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; từ 1/7/2026 có Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử.
Việc bốn: giữ chứng từ mua vào
Tự kê khai không chỉ là ghi doanh thu. Tuỳ phương pháp tính thuế áp dụng cho hộ, chi phí và giá vốn có thể ảnh hưởng tới số thuế, và dù thế nào chúng cũng là căn cứ chứng minh hàng hoá có nguồn gốc. Mỗi lần nhập hàng:
- Đề nghị người bán lập hoá đơn; tra hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử bằng mã số thuế của hộ.
- Mua của người không có hoá đơn (chợ đầu mối, nông dân) thì giữ bảng kê, giấy biên nhận có thông tin người bán, theo mẫu tại văn bản hướng dẫn hiện hành.
- Trả qua tài khoản kinh doanh để có chứng từ thanh toán.
- Chụp và lưu vào một thư mục theo tháng.
Những thói quen cũ cần bỏ
- Nhận tiền bán hàng vào tài khoản người nhà để “cho gọn”: doanh thu nằm ngoài sổ.
- Không ghi đơn bán cho người quen, đơn đổi hàng: vẫn là doanh thu.
- Ước doanh thu theo cảm giác cuối tháng: không đứng được khi đối chiếu với sao kê và hoá đơn.
- Vứt giấy nhập hàng sau khi thanh toán: mất căn cứ nguồn gốc hàng.
Cơ quan thuế ngày càng có nhiều dữ liệu từ hoá đơn điện tử, ngân hàng và nền tảng thương mại điện tử. Số tự kê khai khớp với những dữ liệu này là cách an toàn nhất; số ước lượng thì không.
Một buổi mỗi tuần là đủ
Với hộ nhỏ, việc giấy tờ không cần mỗi ngày nhiều giờ. Một nhịp hợp lý:
- Mỗi ngày (5 phút): chốt doanh thu cuối ngày.
- Mỗi tuần (1 buổi): gom chứng từ nhập hàng, so tổng doanh thu tuần với sao kê tài khoản kinh doanh.
- Mỗi kỳ kê khai: tổng hợp doanh thu, lập tờ khai hoặc gửi số cho người làm dịch vụ.
Tự kiểm tra ở đâu
Đăng nhập tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại để xem thông tin đăng ký, phương pháp tính thuế đang được ghi nhận và các thông báo. Tra hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử. Có câu hỏi về diện áp dụng, ngưỡng doanh thu, mẫu sổ, hỏi trực tiếp Thuế cơ sở quản lý — đó là nguồn trả lời đúng cho trường hợp của mình.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng phần mềm kế toán không?
Không phải mọi hộ đều cần phần mềm kế toán đầy đủ. Mức sổ sách phụ thuộc phương pháp tính thuế và quy mô theo quy định; phần mềm bán hàng có báo cáo doanh thu thường là đủ cho hộ nhỏ.
Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế của hộ kinh doanh là bao nhiêu?
Trước đây là 100 triệu đồng một năm, và mức này đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025. Tra mức hiện hành trong văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi Thuế cơ sở.
Dùng tài khoản cá nhân của chủ hộ làm tài khoản kinh doanh được không?
Được nếu tài khoản đó chỉ dùng cho kinh doanh. Vấn đề là trộn lẫn với chi tiêu gia đình; tách riêng một tài khoản là cách đơn giản nhất.
Hộ bán trên sàn thương mại điện tử thì sao?
Phần doanh thu qua sàn có thể đã được sàn khấu trừ, nộp thuế thay theo quy định. Vẫn nên ghi đủ vào sổ doanh thu và đối chiếu với báo cáo của sàn.
Không rành công nghệ thì bắt đầu thế nào?
Bắt đầu bằng hai việc: tài khoản riêng và ghi doanh thu cuối ngày vào một cuốn sổ hoặc ứng dụng ghi chú. Khi đã quen nhịp, chuyển sang phần mềm bán hàng.
