Khi đã lập hoá đơn theo từng đơn, đơn bị huỷ hay khách trả hàng phải được xử lý trên chính hoá đơn của đơn đó, theo quy trình hoá đơn điều chỉnh hoặc cách khác mà quy định hiện hành cho phép, và phải gắn với đơn gốc cùng khoản tiền hoàn. Cách làm quen tay là trừ bớt vào hoá đơn của ngày hôm sau hoặc lập một tờ "âm" chung cho cả tuần, và đó chính là lúc sổ sách mất vết.
Lợi thế của việc lập theo đơn là mọi thay đổi đều có địa chỉ rõ: đơn nào, hoá đơn nào, tiền hoàn nào. Giữ được ba mối nối này thì cuối kỳ không còn phải dò lại xem khoản giảm doanh thu từ đâu ra.
Phân loại tình huống trước khi xử lý
| Tình huống | Hoá đơn đã phát hành chưa | Hướng xử lý chung |
|---|---|---|
| Khách huỷ trước khi thanh toán, chưa lập hoá đơn | Chưa | Huỷ đơn trên phần mềm bán hàng, không phát sinh hoá đơn |
| Hoá đơn đã lập nhưng chưa được cấp mã hoặc chưa gửi | Chưa | Dừng phát hành theo quy trình của phần mềm |
| Hoá đơn đã phát hành, khách trả toàn bộ hàng | Rồi | Xử lý theo quy định về hàng bán bị trả lại, thường bằng hoá đơn điều chỉnh giảm |
| Hoá đơn đã phát hành, khách trả một phần | Rồi | Điều chỉnh giảm phần hàng trả |
| Hoá đơn đã phát hành nhưng lập sai (sai giá, sai hàng) | Rồi | Quy trình hoá đơn sai sót: điều chỉnh hoặc thay thế |
Cách xử lý hàng bán bị trả lại đã thay đổi qua các lần sửa quy định về hoá đơn, trong đó có Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Từ 1/7/2026, lĩnh vực này có Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trước khi cài quy trình trả hàng vào phần mềm, nên nhờ người có chuyên môn đối chiếu văn bản đang hiệu lực.
Ba mối nối phải giữ
Mỗi lần trả hàng hay huỷ đơn đã có hoá đơn, hệ thống cần lưu được:
- Đơn gốc: mã đơn, món nào, số lượng bao nhiêu được trả.
- Hoá đơn gốc và hoá đơn điều chỉnh: hoá đơn điều chỉnh tham chiếu tới hoá đơn gốc theo đúng thông tin quy định.
- Tiền hoàn: hoàn bằng cách nào (chuyển khoản lại, hoàn vào thẻ, sàn hoàn cho khách), ngày nào, mã giao dịch.
Khi ba mối nối có đủ, báo cáo doanh thu thuần là phép tính đơn giản. Thiếu một mối, ví dụ tiền đã hoàn mà hoá đơn chưa điều chỉnh, thì doanh thu trên tờ khai cao hơn tiền thật; ngược lại, hoá đơn điều chỉnh mà chưa hoàn tiền thì có một khoản phải trả khách treo trên sổ.
Đơn bán qua sàn: hoàn tiền đến muộn
Với đơn trên sàn thương mại điện tử hoặc ứng dụng giao đồ ăn, việc hoàn hàng, hoàn tiền thường được sàn xác nhận chậm, có khi nhiều tuần sau ngày bán. Không nên chờ sàn xác nhận xong mới lập hoá đơn cho mọi đơn; cũng không nên huỷ hoá đơn khi khách mới chỉ gửi yêu cầu.
- Lập hoá đơn theo đơn khi hàng đã giao theo quy định về thời điểm lập.
- Yêu cầu hoàn đang chờ sàn xác nhận: đánh dấu "đang treo" trên đơn, chưa điều chỉnh hoá đơn.
- Sàn xác nhận hoàn: lúc đó mới lập điều chỉnh, gắn với dữ liệu xác nhận của sàn.
- Sàn từ chối hoàn: gỡ trạng thái treo, không làm gì với hoá đơn.
Danh sách đơn đang treo cần có người xem hằng tuần và có tuổi: đơn treo lâu bất thường thì liên hệ sàn để hỏi.
Những việc không nên làm
- Trừ số trả hàng vào hoá đơn của đơn khác. Hoá đơn đơn mới sẽ mang giá trị không đúng với đơn đó, và hoá đơn cũ vẫn còn nguyên như chưa có ai trả hàng.
- Lập một hoá đơn âm tổng hợp cho cả tuần không gắn được với từng hoá đơn gốc.
- Xoá đơn gốc trên phần mềm bán hàng sau khi đã có hoá đơn. Đơn gốc phải còn để đối chiếu; trạng thái chuyển sang "đã trả", không biến mất.
- Hoàn tiền mặt cho khách không có phiếu, hoặc hoàn từ tài khoản cá nhân của nhân viên. Tiền hoàn cũng là một dòng tiền phải chứng minh được.
- Để thu ngân tự lập hoá đơn điều chỉnh. Điều chỉnh giảm doanh thu nên có người duyệt.
Ghi sổ khi hàng bị trả
Về sổ sách, hàng bán bị trả lại làm giảm doanh thu và, nếu hàng còn dùng được, đưa hàng về kho. Khi đã có một sổ gốc, bút toán giảm doanh thu nên sinh từ chính hoá đơn điều chỉnh, và bút toán nhập lại kho sinh từ phiếu nhận hàng trả. Hai bút toán này mang cùng mã đơn gốc.
Hàng trả không bán lại được (hỏng, hết hạn) cần biên bản xác nhận tình trạng để xử lý tiếp. Cách hạch toán cụ thể theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng; ở đây chỉ nhấn một điều: mọi bút toán liên quan đều truy được về đơn gốc.
Tự kiểm tra ở đâu
- Phần mềm bán hàng: danh sách đơn có trạng thái huỷ, trả trong tháng.
- Phần mềm hoá đơn: danh sách hoá đơn điều chỉnh, mỗi tờ phải chỉ ra được đơn gốc.
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: tra hoá đơn gốc và hoá đơn điều chỉnh để chắc liên kết đã hiển thị đúng.
- Sao kê ngân hàng và báo cáo đối soát của sàn: khoản hoàn tiền nào chưa ghép được với đơn trả nào.
Bốn danh sách này đếm ra phải khớp nhau: số đơn trả, số hoá đơn điều chỉnh, số khoản hoàn tiền. Lệch nhau là có đơn đang dở dang.
Câu hỏi thường gặp
Khách đổi sang món khác cùng giá thì có phải điều chỉnh hoá đơn không?
Nếu hàng trên hoá đơn đã phát hành khác với hàng khách thực nhận thì hoá đơn không còn đúng. Nên xử lý theo quy trình hoá đơn sai sót hoặc trả hàng, không để nguyên chỉ vì tổng tiền không đổi.
Có được huỷ hoá đơn đã phát hành khi khách trả toàn bộ hàng không?
Cách xử lý hàng bán bị trả lại do quy định về hoá đơn điều chỉnh và đã thay đổi qua các lần sửa. Nên đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, không tự chọn cách theo thói quen.
Trả hàng tháng sau thì điều chỉnh vào kỳ nào?
Hoá đơn điều chỉnh được kê khai theo kỳ lập hoá đơn điều chỉnh theo nguyên tắc chung; chi tiết cần tra văn bản hiện hành. Điều quan trọng là không sửa ngược số liệu kỳ trước trong sổ.
Khách trả hàng nhưng không muốn nhận tiền, muốn giữ làm tiền đặt cho đơn sau thì sao?
Vẫn xử lý phần trả hàng như bình thường, còn số tiền giữ lại ghi nhận là khoản khách trả trước. Khi có đơn mới, đơn đó có hoá đơn riêng, không bù trừ lẫn vào hoá đơn cũ.
Sàn đã hoàn tiền cho khách nhưng chưa báo cho người bán thì làm sao biết?
Báo cáo đối soát của sàn và khoản tiền sàn trả về sẽ thấp hơn đơn đã bán. Việc đối soát định kỳ theo mã đơn sàn giúp phát hiện sớm, thay vì đợi cuối năm.
Tỷ lệ trả hàng cao có ảnh hưởng tới thuế không?
Trả hàng làm giảm doanh thu và thuế đầu ra nếu xử lý đúng quy trình. Tỷ lệ cao bất thường nên có hồ sơ rõ ràng từng đơn để giải trình khi được hỏi.
