Khi tên món trên phần mềm bán hàng không hợp để in lên hoá đơn, cách làm bền là dựng một bảng ánh xạ theo mã món: mỗi mã món bán ra ứng với đúng một tên hàng hoá đơn, một đơn vị tính và một thuế suất. Bảng này nằm trong hệ thống, được một người chịu trách nhiệm, và món nào chưa có dòng trong bảng thì chưa được bán qua quầy. Như vậy hoá đơn sinh ra tự động mà tên hàng vẫn rõ nghĩa.
Điều cần tránh là để việc "đổi tên" diễn ra trong đầu kế toán mỗi cuối ngày, hoặc trong một tệp bảng tính riêng mà chỉ một người biết. Món mới ra mắt, bảng tính không có dòng, hoá đơn hôm đó mang tên lạ hoặc bị gộp vào món khác cho xong.
Vì sao tên món không in thẳng lên hoá đơn được
Tên món được đặt cho khách và cho bếp, không phải cho sổ sách. Những kiểu tên hay gây rắc rối:
- Tên quá dài, kèm mô tả topping, cỡ ly, mức đường, mức đá.
- Tên tiếng nước ngoài hoặc tên đặt vui, không cho biết đó là hàng gì.
- Tên trùng: cùng "trà đào" nhưng có bản ly nhỏ, ly lớn, bản mang đi, giá khác nhau.
- Combo gồm nhiều món có thể khác thuế suất.
- Món theo mùa xuất hiện vài tuần rồi biến mất.
Quy định về hoá đơn yêu cầu ghi tên hàng hoá, dịch vụ rõ ràng; khi dùng tiếng nước ngoài thì phải có phần tiếng Việt theo cách quy định hiện hành cho phép. Tên hàng trên hoá đơn cũng là thứ người mua là doanh nghiệp dùng để chứng minh khoản chi của họ, nên tên mơ hồ gây phiền cho cả hai bên.
Cấu trúc một dòng trong bảng ánh xạ
Bảng nên đơn giản, mỗi dòng một mã món:
| Cột | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mã món | Mã trên phần mềm bán hàng | Khoá để ghép, không dùng tên món để ghép |
| Tên hàng hoá đơn | Tên tiếng Việt ngắn, rõ loại hàng | Ví dụ giả định: "Trà trái cây ly lớn" |
| Đơn vị tính | Ly, phần, suất, kg, hộp | Thống nhất trong cả chuỗi |
| Thuế suất | Theo loại hàng | Người có chuyên môn xác định, không để thu ngân chọn |
| Nhóm báo cáo | Đồ uống, món chính, bánh, hàng đóng gói | Dùng cho báo cáo quản trị |
| Hiệu lực từ, đến | Ngày bắt đầu, ngày ngừng dùng | Món theo mùa không bị xoá mà hết hiệu lực |
Điểm mấu chốt là ghép bằng mã, không ghép bằng tên. Tên món đổi theo chiến dịch tiếp thị là chuyện bình thường; mã giữ nguyên thì hoá đơn không bị ảnh hưởng.
Combo, món tặng và giảm giá
Ba trường hợp này làm bảng ánh xạ phức tạp hơn, nên chốt quy tắc một lần:
- Combo: hoặc tách thành từng món thành phần với giá phân bổ, hoặc giữ một dòng combo nếu mọi thành phần cùng thuế suất. Combo có thành phần khác thuế suất thì tách để ghi đúng thuế từng phần.
- Món tặng: hàng khuyến mại có quy định riêng về cách thể hiện trên hoá đơn; bảng nên có cờ "hàng khuyến mại" để phần mềm xử lý nhất quán thay vì mỗi người ghi một kiểu.
- Giảm giá: giảm theo từng món thì trừ ngay trên dòng món; giảm theo tổng đơn thì cần quy tắc thể hiện chiết khấu trên hoá đơn. Chi tiết cách ghi tra quy định hoá đơn hiện hành.
Những quy tắc này nên được viết ra, có người có chuyên môn thuế duyệt, rồi mới cài vào phần mềm. Cài trước, hỏi sau thường dẫn tới một đợt sửa hàng loạt hoá đơn.
Ai giữ bảng và khi nào bảng được sửa
Bảng ánh xạ nằm giữa ba bộ phận: vận hành (đặt món, đặt giá), kế toán (tên hàng, thuế suất) và người quản trị phần mềm. Nếu không ai được giao, nó sẽ lệch dần.
- Vận hành đề xuất món mới kèm mô tả thành phần và giá, trước ngày bán ít nhất vài ngày.
- Kế toán đặt tên hàng hoá đơn, đơn vị tính, thuế suất, nhóm báo cáo.
- Người quản trị kích hoạt mã món trên phần mềm bán hàng sau khi dòng ánh xạ đã có.
Phần mềm nên chặn bán mã món chưa có dòng ánh xạ, hoặc ít nhất đẩy đơn đó vào danh sách chờ để kế toán xử lý trong ngày. Mọi thay đổi trên bảng cần lưu lịch sử: ai sửa, sửa gì, từ ngày nào. Khi bị hỏi vì sao hoá đơn tháng trước ghi tên này, lịch sử bảng là câu trả lời.
Những lỗi hay gặp khi dựng bảng lần đầu
- Tên hàng hoá đơn quá chung, kiểu "đồ ăn", "hàng hoá". Không sai chính tả nhưng người mua là doanh nghiệp khó dùng để chứng minh chi phí.
- Một tên hàng cho nhiều mã khác thuế suất. Tên giống nhau nhưng thuế suất khác làm tờ khai lệch mà không ai hiểu vì sao.
- Xoá món cũ khỏi bảng khi ngừng bán. Hoá đơn cũ vẫn tham chiếu mã đó; nên đặt ngày hết hiệu lực thay vì xoá.
- Để mỗi cửa hàng tự đặt tên. Chuỗi nhiều điểm bán nên dùng chung một bảng, khác nhau chỉ ở giá nếu có.
- Đổi thuế suất giữa kỳ bằng cách sửa dòng cũ. Khi chính sách thuế suất thay đổi, tạo dòng hiệu lực mới từ ngày áp dụng, giữ dòng cũ cho hoá đơn trước ngày đó.
Tự kiểm tra ở đâu
Mỗi tuần một lần, kế toán nên:
- Lọc trong phần mềm bán hàng các mã món đã bán trong tuần nhưng không có trong bảng ánh xạ.
- Lọc trong phần mềm hoá đơn các tên hàng xuất hiện ít lần bất thường, thường là món nhập tay ngoài bảng.
- Tra vài hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế để chắc tên hàng, đơn vị tính, thuế suất đi tới nơi đúng như trong phần mềm.
- Đối chiếu tổng tiền theo nhóm báo cáo giữa phần mềm bán hàng và phần mềm hoá đơn.
Nếu cần đọc thêm về cách chuẩn hoá danh mục dưới góc tuân thủ, có thể xem mục hoá đơn đúng chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn có bắt buộc ghi đúng tên món như trên thực đơn không?
Không bắt buộc giống hệt tên trên thực đơn, nhưng phải phản ánh đúng hàng hoá, dịch vụ đã bán. Tên hàng hoá đơn nên ngắn, rõ loại hàng và nhất quán giữa các hoá đơn.
Món có tên tiếng Anh thì in lên hoá đơn thế nào?
Nên đặt tên hàng hoá đơn bằng tiếng Việt, có thể kèm tên gốc nếu cần. Cách ghi tiếng nước ngoài trên hoá đơn có quy định riêng, nên tra quy định hiện hành trước khi cài.
Có nên gộp mọi đồ uống thành một dòng "đồ uống" trên hoá đơn cho gọn không?
Không nên. Gộp nhiều món khác giá thành một dòng làm mất liên hệ giữa hoá đơn và đơn hàng, và dễ sai khi các món khác thuế suất. Mỗi mã món nên có dòng riêng.
Ai nên quyết định thuế suất cho từng món?
Người có chuyên môn thuế trong đơn vị hoặc đơn vị dịch vụ kế toán, dựa trên loại hàng và quy định hiện hành. Thu ngân và bộ phận vận hành không nên tự chọn thuế suất.
Món bán thử vài ngày có cần đưa vào bảng không?
Có. Món nào đã bán cho khách thì phải có hoá đơn đúng tên hàng. Có thể đặt ngày hết hiệu lực ngắn cho món thử để bảng không bị rối về sau.
Bảng ánh xạ nên nằm trong bảng tính hay trong phần mềm?
Nên nằm trong phần mềm, nơi phần mềm hoá đơn đọc trực tiếp và có lịch sử sửa. Bảng tính riêng chỉ nên là bước tạm khi mới bắt đầu, vì nó dễ có nhiều bản lệch nhau.
