Những bút toán lặp lại mỗi tháng theo cùng công thức như khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước, trích trước chi phí đã biết, kết chuyển cuối kỳ nên chạy tự động theo lịch, từ các bảng gốc (bảng tài sản, bảng chi phí trả trước, bảng hợp đồng). Người không làm lại phép tính mỗi tháng; người giữ cho bảng gốc đúng và xem báo cáo kết quả sau mỗi lần chạy. Bảng gốc sai thì kết quả sai đều đặn mười hai tháng, nên kiểm là phần không bỏ được.
Đây thường là nhóm việc dễ tự động nhất trong kế toán, vì đầu vào là dữ liệu nội bộ, công thức cố định, không phụ thuộc đối tác bên ngoài.
Những bút toán nào hợp để chạy tự động
| Bút toán | Bảng gốc | Công thức |
|---|---|---|
| Khấu hao tài sản cố định | Bảng tài sản: nguyên giá, ngày bắt đầu, thời gian, phương pháp, bộ phận sử dụng | Theo phương pháp đã đăng ký, chia theo tháng |
| Phân bổ công cụ dụng cụ | Bảng công cụ: giá trị, số kỳ phân bổ | Chia đều theo số kỳ |
| Phân bổ chi phí trả trước | Bảng hợp đồng trả trước: thuê nhà, bảo hiểm, phần mềm thuê bao theo năm | Theo thời gian hợp đồng |
| Trích trước | Bảng chi phí đã biết nhưng hoá đơn về sau: điện, nước, lãi vay | Theo ước tính có căn cứ, đảo khi hoá đơn về |
| Kết chuyển | Hệ thống tài khoản | Theo quy tắc kết chuyển của chế độ kế toán đang áp dụng |
Phương pháp khấu hao, thời gian khấu hao và cách xác định chi phí khấu hao được trừ khi tính thuế theo quy định hiện hành về tài sản cố định và thuế thu nhập doanh nghiệp; phần mềm chỉ áp dụng những gì đã được người có chuyên môn chọn và nhập vào bảng.
Điều kiện để chạy đúng
- Bảng gốc là nguồn duy nhất: không có bảng tài sản phụ trong tệp riêng.
- Mọi thay đổi có ngày hiệu lực: tài sản điều chuyển bộ phận, nâng cấp làm tăng nguyên giá, thanh lý, đều ghi ngày.
- Tài sản mới được ghi tăng ngay khi đưa vào sử dụng, không đợi cuối năm.
- Hợp đồng trả trước gắn với hoá đơn và chứng từ thanh toán.
- Kỳ trước đã khoá trước khi chạy kỳ này.
Lịch chạy nên đặt sau khi các chứng từ của tháng đã vào đủ, ví dụ vài ngày đầu tháng sau, và trước khi lập báo cáo quản trị tháng.
Kiểm kết quả sau mỗi lần chạy
- So với tháng trước: tổng khấu hao, tổng phân bổ. Thay đổi phải giải thích được bằng tài sản tăng, giảm trong tháng.
- Tài sản đã khấu hao hết không còn phát sinh khấu hao.
- Tài sản đã thanh lý không còn trong danh sách chạy.
- Chi phí trả trước: số dư còn lại bằng tổng phần chưa phân bổ của các hợp đồng.
- Trích trước: khoản trích tháng trước đã được đảo khi hoá đơn về chưa.
Báo cáo kết quả nên hiện ngay các dòng lệch với tháng trước, mỗi dòng bấm ra được tài sản hoặc hợp đồng gây lệch. Người xem mất vài phút thay vì tính lại.
Khi nào phải dừng lịch chạy
- Bảng tài sản đang được kiểm kê, chưa chốt kết quả.
- Có thay đổi chính sách kế toán, phương pháp khấu hao chưa được nhập đầy đủ.
- Kỳ trước chưa khoá, còn điều chỉnh đang dở.
- Lần chạy trước có lỗi chưa xử lý.
Phần mềm nên kiểm các điều kiện này trước khi chạy và từ chối chạy nếu chưa đủ, kèm lý do. Chạy trên dữ liệu chưa sẵn sàng rồi đảo lại tạo ra nhiều bút toán thừa trong sổ.
Ví dụ lỗi lặp mười hai tháng
Giả sử đầu năm một chiếc máy trị giá 240 triệu đồng được nhập vào bảng tài sản với thời gian khấu hao 5 năm, trong khi chính sách doanh nghiệp đã chọn là 8 năm cho loại máy này. Khấu hao mỗi tháng thành 4 triệu thay vì 2,5 triệu đồng, chênh 1,5 triệu mỗi tháng, 18 triệu cả năm.
Nếu có bước kiểm "tài sản mới trong tháng" với người duyệt xem thời gian khấu hao, lỗi này bị bắt ngay tháng đầu. Nếu không, nó chỉ lộ ra khi quyết toán, lúc đó phải điều chỉnh cả năm, và nếu liên quan tới chi phí được trừ khi tính thuế thì còn phải xem lại tờ khai. Mọi con số là giả định.
Bài học: tự động hoá phép tính thì phải thêm bước duyệt cho đầu vào mới của bảng gốc.
Thanh lý, điều chuyển giữa kỳ: chỗ hay sót
- Tài sản bán hoặc hỏng bỏ: nếu không ghi giảm trong bảng, lịch vẫn trích khấu hao cho tài sản không còn. Nên nối bảng tài sản với hoá đơn bán ra: có hoá đơn bán tài sản thì phần mềm nhắc ghi giảm.
- Điều chuyển giữa cơ sở, bộ phận: chi phí khấu hao chuyển sang nơi nhận từ ngày điều chuyển; không sửa bộ phận cũ ngược về đầu năm.
- Nâng cấp làm tăng nguyên giá: tạo dòng thay đổi có ngày hiệu lực, không sửa đè nguyên giá cũ.
- Hợp đồng thuê kết thúc sớm: phần chi phí trả trước chưa phân bổ phải xử lý ngay tháng kết thúc, không để lịch tiếp tục phân bổ.
Mỗi sự kiện này là một dòng trong bảng gốc, có người nhập và người duyệt. Lịch chạy chỉ đọc bảng; bảng đúng thì bút toán đúng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Bảng tài sản trong phần mềm: tài sản tăng, giảm trong tháng, người duyệt.
- Báo cáo kết quả chạy: lệch so với tháng trước.
- Biên bản kiểm kê gần nhất: tài sản thực tế còn khớp bảng.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn mua tài sản, hoá đơn thanh lý tài sản trong kỳ, để chắc bảng tài sản không thiếu.
Câu hỏi thường gặp
Bút toán khấu hao tự động có cần người duyệt mỗi tháng không?
Không cần duyệt từng bút toán, nhưng cần người xem báo cáo kết quả và duyệt mọi thay đổi của bảng tài sản trong tháng.
Tài sản mua giữa tháng thì khấu hao từ khi nào?
Theo quy định về khấu hao tài sản cố định và chính sách của doanh nghiệp. Phần mềm áp dụng quy tắc đã chọn; người nhập cần ghi đúng ngày đưa vào sử dụng.
Trích trước có bắt buộc không?
Tuỳ chính sách kế toán và nhu cầu báo cáo. Nếu trích, phải có căn cứ ước tính và đảo khi có chi phí thực tế, không để treo.
Kết chuyển tự động có rủi ro gì?
Rủi ro chính là kết chuyển khi kỳ còn dở, sau đó lại có bút toán vào kỳ đó. Nên chỉ chạy kết chuyển khi kỳ đã sẵn sàng khoá.
Chi phí khấu hao trong sổ có bằng chi phí khấu hao được trừ khi tính thuế không?
Không phải lúc nào cũng bằng. Phần chênh, nếu có, được xử lý khi xác định thu nhập tính thuế theo quy định; nên ghi vào danh sách điều chỉnh.
Doanh nghiệp ít tài sản có cần tự động không?
Vẫn nên, vì công sức dựng bảng không nhiều và tránh được việc quên khấu hao tháng nào đó. Quan trọng hơn là giữ bảng tài sản đầy đủ.
