Khi kế toán nghỉ việc, mọi quyền truy cập của người đó phải được thu hồi hoặc đổi trong ngày làm việc cuối cùng, theo một danh sách đã lập sẵn: phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, ngân hàng điện tử, hộp thư, thư mục chung. Việc thu hồi không phải vì nghi ngờ người nghỉ, mà vì một tài khoản không còn chủ là một cửa không ai trông.
Rủi ro thật thường không đến từ người nghỉ việc, mà từ việc thông tin đăng nhập của họ nằm trên máy cá nhân, trên điện thoại, trong trình duyệt, và có thể bị người khác lấy. Phần dưới là thứ tự thu hồi, những thứ hay bị quên, và cách bàn giao để công việc không đứt.
Lập danh sách tài khoản trước khi có người nghỉ
Danh sách này nên có sẵn và cập nhật mỗi khi có người vào, đổi việc:
| Hệ thống | Loại quyền | Đứng tên ai | Ai thu hồi |
|---|---|---|---|
| Phần mềm kế toán | Tài khoản cá nhân | Nhân viên | Người quản trị |
| Phần mềm hoá đơn điện tử | Tài khoản lập hoá đơn | Nhân viên | Người quản trị |
| Chữ ký số của doanh nghiệp | Thiết bị ký, mã PIN | Doanh nghiệp | Giám đốc |
| Tài khoản thuế điện tử | Tài khoản đăng nhập | Doanh nghiệp | Giám đốc hoặc người được uỷ quyền |
| Ngân hàng điện tử | Người lập lệnh, thiết bị xác thực | Người dùng do doanh nghiệp đăng ký | Giám đốc làm với ngân hàng |
| Hộp thư nhận hoá đơn | Hộp thư chung hoặc cá nhân | Doanh nghiệp | Người quản trị |
| Thư mục chung, lưu trữ đám mây | Quyền chia sẻ | Doanh nghiệp | Người quản trị |
| Trang người bán trên sàn, cổng thanh toán | Tài khoản phụ | Doanh nghiệp | Người quản trị |
Không có danh sách thì đến ngày nghỉ việc mới ngồi nhớ, và luôn sót một hai hệ thống.
Thứ tự thu hồi trong ngày cuối
- Ngân hàng điện tử: huỷ quyền người dùng, thu thiết bị xác thực. Đây là nơi có thể mất tiền ngay.
- Chữ ký số: thu lại thiết bị, đổi mã PIN. Chữ ký số ký được tờ khai, hoá đơn, hợp đồng.
- Tài khoản thuế điện tử: đổi mật khẩu, kiểm tra số điện thoại, email nhận mã xác thực không còn là của người nghỉ.
- Phần mềm hoá đơn: khoá tài khoản người nghỉ.
- Phần mềm kế toán: khoá tài khoản (không xoá, để nhật ký còn nguyên tên người thực hiện).
- Hộp thư, thư mục chung, sàn, cổng thanh toán: chuyển quyền, khoá.
Thứ tự đi từ nơi có thể gây thiệt hại lớn nhất ngay lập tức tới nơi ít rủi ro hơn.
Những thứ hay bị quên
- Số điện thoại, email nhận mã xác thực của tài khoản thuế, ngân hàng vẫn là của người nghỉ. Đổi mật khẩu mà không đổi chỗ nhận mã là chưa xong.
- Mật khẩu lưu trong trình duyệt trên máy công ty: người kế nhiệm dùng máy đó sẽ đăng nhập được bằng tài khoản cũ.
- Ứng dụng trên điện thoại cá nhân của người nghỉ: ngân hàng điện tử, phần mềm bán hàng, hộp thư.
- Tài khoản trên trang của nhà cung cấp dịch vụ (hoá đơn, chữ ký số) đứng tên người nghỉ làm đầu mối liên hệ.
- Nhóm chat công việc có chia sẻ tệp, mật khẩu.
Bàn giao để công việc không đứt
Thu hồi quyền mà không bàn giao thì ngày hôm sau không ai làm được việc. Trước ngày cuối:
- Danh sách việc đang dở: chứng từ chưa ghi, hoá đơn chờ người bán điều chỉnh, công nợ đang đòi, tờ khai sắp đến hạn.
- Vị trí dữ liệu: sổ, chứng từ, sao lưu, thư mục làm việc — tất cả phải nằm trên hệ thống của công ty, không trên máy cá nhân.
- Các đầu mối bên ngoài đang liên hệ: cơ quan thuế quản lý, ngân hàng, dịch vụ kế toán.
- Biên bản bàn giao có chữ ký hai bên và người quản lý.
Nếu có dữ liệu công ty trên máy tính hay điện thoại cá nhân của người nghỉ, yêu cầu chuyển về kho chung và xoá bản trên máy cá nhân, ghi nhận trong biên bản. Dữ liệu lương, dữ liệu khách hàng có thông tin cá nhân nằm ngoài kiểm soát là rủi ro theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Khi người nghỉ là người duy nhất biết
Nhiều doanh nghiệp nhỏ phát hiện vào ngày nghỉ việc rằng chỉ người đó biết mật khẩu tài khoản thuế, chỉ người đó giữ chữ ký số, và email đăng ký phần mềm hoá đơn là email cá nhân của họ. Cách phòng ngừa:
- Mọi tài khoản của doanh nghiệp đăng ký bằng email, số điện thoại của doanh nghiệp.
- Mật khẩu các tài khoản quan trọng lưu trong kho mật khẩu mà giám đốc có quyền truy cập.
- Ít nhất hai người biết cách làm các việc hằng kỳ: nộp tờ khai, lập hoá đơn, tải dữ liệu.
Tự kiểm tra sau khi thu hồi
Một tuần sau ngày nghỉ việc, kiểm lại: nhật ký đăng nhập phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn không còn tài khoản cũ hoạt động; trong tài khoản thuế điện tử, thông tin liên hệ nhận thông báo đã là của doanh nghiệp; ngân hàng xác nhận người dùng cũ đã bị huỷ. Nếu có hoá đơn lạ trên cổng hoá đơn điện tử lập sau ngày nghỉ việc, xử lý ngay.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đổi chữ ký số khi kế toán nghỉ việc không?
Chữ ký số của doanh nghiệp đứng tên doanh nghiệp, không cần cấp mới chỉ vì kế toán nghỉ. Nhưng phải thu lại thiết bị và đổi mã PIN ngay.
Nên xoá hay khoá tài khoản phần mềm của người nghỉ?
Khoá, không xoá. Xoá có thể làm nhật ký thao tác mất liên kết với người đã thực hiện, gây khó khi cần truy vết.
Người nghỉ việc không hợp tác bàn giao thì làm sao?
Vì mọi tài khoản đăng ký bằng thông tin doanh nghiệp, giám đốc vẫn lấy lại quyền được qua quy trình của từng nhà cung cấp. Đây là lý do phải đăng ký đúng ngay từ đầu.
Kế toán dịch vụ bên ngoài chấm dứt hợp đồng có phải làm tương tự không?
Có, và thêm bước nhận lại toàn bộ dữ liệu điện tử đơn vị đó đang giữ. Ghi điều khoản bàn giao dữ liệu trong hợp đồng dịch vụ.
Có cần báo cơ quan thuế khi kế toán nghỉ việc không?
Không phải thủ tục chung cho mọi trường hợp. Nhưng nếu thông tin liên hệ đăng ký với cơ quan thuế là của người nghỉ, cần cập nhật theo quy định về đăng ký thuế để nhận đúng thông báo.
