Nguyên tắc phân vai trong phần mềm kế toán là: người tạo ra một bút toán không phải là người duyệt nó, và người khoá sổ không phải là người nhập hằng ngày. Tách ba vai này ra, mỗi con số trên báo cáo đều đã qua ít nhất hai đôi mắt, và không ai một mình sửa được số của kỳ đã chốt.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ để mọi người dùng chung một tài khoản quản trị vì “cho tiện”. Tiện cho tới khi có một con số sai mà không biết ai nhập, hoặc có một khoản chi được duyệt bởi chính người đề nghị. Phần dưới hướng dẫn dựng bảng quyền, cách làm khi phòng kế toán chỉ có hai người, và những lỗi phân quyền hay gặp.
Ba vai cơ bản và việc của từng vai
| Vai | Được làm | Không được làm |
|---|---|---|
| Người nhập | Tạo chứng từ, gắn tệp, ghi bút toán ở kỳ đang mở | Duyệt chứng từ của chính mình; sửa kỳ đã khoá |
| Người duyệt | Xem, duyệt hoặc trả lại chứng từ; yêu cầu bổ sung | Sửa nội dung chứng từ người khác đã nhập (chỉ trả lại để người nhập sửa) |
| Người khoá sổ | Khoá, mở khoá kỳ; chạy bút toán cuối kỳ; xem nhật ký | Nhập nghiệp vụ hằng ngày |
Ngoài ba vai này còn người quản trị hệ thống: tạo tài khoản, cấp quyền. Vai này nên thuộc về chủ doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền, không thuộc về người làm kế toán hằng ngày. Người cấp quyền mà đồng thời là người dùng quyền thì việc tách vai chỉ còn trên giấy.
Bảng quyền mẫu cho doanh nghiệp nhỏ
| Chức năng | Kế toán viên | Kế toán trưởng | Giám đốc |
|---|---|---|---|
| Nhập chứng từ mua, bán, thu, chi | Có | Có (hiếm khi) | Không |
| Duyệt chứng từ | Không | Có | Có, với khoản vượt hạn mức |
| Lập hoá đơn đầu ra | Có | Có | Không |
| Khoá, mở khoá kỳ | Không | Có | Có (mở khoá cần giám đốc đồng ý) |
| Xem báo cáo | Có | Có | Có |
| Xem bảng lương chi tiết | Chỉ người được giao | Có | Có |
| Quản lý tài khoản người dùng | Không | Không | Có |
Bảng này là điểm xuất phát. Điều chỉnh theo quy mô, nhưng giữ hai điều: không ai tự duyệt việc của mình, và không ai vừa cấp quyền vừa dùng quyền đó hằng ngày.
Chỉ có hai người thì tách thế nào
Phòng kế toán hai người, hoặc một kế toán cộng giám đốc, vẫn tách vai được:
- Kế toán nhập mọi thứ.
- Giám đốc hoặc người thứ hai duyệt các khoản chi và các bút toán điều chỉnh, dù chỉ lướt qua mỗi tuần.
- Khoá sổ do người thứ hai bấm, sau khi kế toán báo đã xong.
- Quyền quản trị nằm ở tài khoản của giám đốc.
Với dịch vụ kế toán thuê ngoài, doanh nghiệp giữ quyền quản trị và quyền duyệt; đơn vị dịch vụ có quyền nhập và lập báo cáo. Giao cả quyền quản trị cho bên ngoài là giao luôn chìa khoá dữ liệu.
Duyệt theo hạn mức, không duyệt mọi thứ
Bắt người duyệt xem từng phiếu thu nhỏ thì họ sẽ bấm duyệt không đọc. Phần mềm tốt cho đặt hạn mức duyệt:
- Khoản chi dưới một mức nhất định: kế toán trưởng duyệt.
- Khoản chi trên mức đó: giám đốc duyệt thêm.
- Bút toán điều chỉnh, bút toán ngoài quy trình (không có chứng từ gốc tự động): luôn cần duyệt, bất kể số tiền.
- Khoản chi cho nhà cung cấp mới, hoặc nhà cung cấp đổi số tài khoản: luôn cần duyệt.
Hai dòng cuối là nơi sai sót và gian lận hay xảy ra nhất, nên đáng được xem kỹ dù số tiền nhỏ.
Lỗi phân quyền hay gặp
- Dùng chung một tài khoản: không biết ai làm gì. Nhật ký thao tác vô nghĩa.
- Cho mọi người quyền quản trị để khỏi bị hỏi “sao không bấm được”.
- Không thu quyền khi đổi việc: nhân viên chuyển từ kế toán sang kinh doanh vẫn còn quyền nhập chứng từ.
- Quyền xem lương mở rộng: ai cũng thấy lương của người khác.
- Tài khoản thử nghiệm tạo lúc triển khai, mật khẩu mặc định, không ai xoá.
Khi triển khai phần mềm mới
Giai đoạn triển khai là lúc phân quyền dễ bị làm ẩu nhất: mọi người cần nhập dữ liệu đầu kỳ, đơn vị triển khai cần quyền rộng để cấu hình, ai cũng được cấp quyền quản trị “tạm thời”. Tạm thời thường thành lâu dài.
- Lập bảng quyền trước khi tạo tài khoản, không sau.
- Tài khoản của đơn vị triển khai có ngày hết hạn, khoá ngay khi nghiệm thu.
- Quyền quản trị “tạm” cho nhân viên nhập số dư đầu kỳ được thu về vai thường khi xong việc.
- Kiểm tra lại toàn bộ danh sách người dùng một tuần sau khi đi vào chạy thật.
Rà quyền định kỳ
Mỗi quý, người quản trị xuất danh sách người dùng và quyền, cùng kế toán trưởng rà từng dòng: người này còn làm việc không, còn cần quyền này không, quyền có đúng vai không. Ghi lại kết quả rà và những thay đổi. Việc này mất nửa giờ, và là bằng chứng doanh nghiệp có kiểm soát nội bộ khi kiểm toán hoặc khi cần giải trình.
Phân quyền ở phần mềm kế toán cũng nên khớp với phân quyền ở các nơi liên quan: ai được lập hoá đơn trên phần mềm hoá đơn, ai giữ chữ ký số, ai có quyền lệnh chi ở ngân hàng điện tử, ai đăng nhập tài khoản thuế điện tử. Một người không có quyền duyệt chi trong phần mềm kế toán mà lại có quyền lệnh chi ở ngân hàng thì phân vai ở phần mềm chỉ là hình thức.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán giá rẻ không có phân quyền chi tiết thì làm sao?
Tối thiểu mỗi người một tài khoản để có nhật ký. Phần duyệt có thể làm ngoài phần mềm bằng quy trình ký duyệt, nhưng khi chọn phần mềm mới nên ưu tiên có phân quyền theo chức năng.
Giám đốc có nên có quyền nhập chứng từ không?
Không cần. Giám đốc cần quyền xem, duyệt và quản trị người dùng. Giám đốc nhập chứng từ thì không còn ai duyệt lại khoản đó.
Kế toán trưởng nghỉ phép thì ai duyệt?
Uỷ quyền tạm thời cho một người khác trong thời gian nghỉ, ghi rõ thời hạn, và thu lại khi kế toán trưởng quay về. Không dùng tài khoản của kế toán trưởng.
Tách vai có làm chậm công việc không?
Có thêm một bước chờ duyệt, nhưng duyệt theo hạn mức và duyệt theo lô trên điện thoại làm bước này ngắn lại. Đổi lại, sai sót được bắt sớm thay vì cuối năm.
Dịch vụ kế toán thuê ngoài cần quyền gì?
Thường là quyền nhập, lập báo cáo và xem. Quyền quản trị người dùng, quyền mở khoá kỳ đã chốt nên do doanh nghiệp giữ.
Có cần văn bản quy định phân quyền không?
Nên có một văn bản ngắn: ai giữ vai nào, hạn mức duyệt, ai được mở khoá kỳ. Văn bản giúp người mới hiểu nhanh và là căn cứ khi có tranh chấp nội bộ.
