Khi giá niêm yết đã gồm thuế giá trị gia tăng, tách ra thành tiền hàng và tiền thuế luôn có lệch vài đồng vì phải làm tròn về đồng. Lệch này không phải lỗi, và nếu lập hoá đơn theo từng đơn với một quy tắc làm tròn cố định thì nó nhỏ, lặp lại được và giải thích được từ chính dữ liệu đơn. Vấn đề chỉ nảy sinh khi gộp nhiều đơn vào một tờ: lệch từng đơn cộng dồn, không còn khớp với tổng tiền đã thu, và người lập bắt đầu chỉnh tay cho cân.
Bài này đi qua cơ chế sinh ra lệch bằng ví dụ giả định, rồi chỉ cách đặt quy tắc để phần mềm tự làm nhất quán.
Lệch sinh ra ở đâu: một ví dụ giả định
Giả sử một ly đồ uống bán giá 35.000 đồng đã gồm thuế suất 10%. Giá chưa thuế là 35.000 chia 1,1, ra 31.818,18... đồng. Làm tròn về đồng được 31.818 đồng; tiền thuế là 3.182 đồng. Cộng lại vẫn đúng 35.000 đồng. Chưa có lệch.
Bây giờ khách mua 3 ly. Có hai cách tính:
| Cách | Tiền hàng chưa thuế | Tiền thuế | Tổng |
|---|---|---|---|
| Tính đơn giá chưa thuế rồi nhân số lượng | 31.818 × 3 = 95.454 | 10% của 95.454, làm tròn = 9.545 | 104.999 |
| Tính trên tổng tiền đã gồm thuế | 105.000 ÷ 1,1, làm tròn = 95.455 | 105.000 − 95.455 = 9.545 | 105.000 |
Cách thứ nhất lệch 1 đồng so với số tiền khách trả. Với một đơn, 1 đồng không đáng kể. Với một hoá đơn gộp 100 đơn, mỗi đơn vài món, cách tính khác nhau giữa các dòng có thể làm lệch hàng chục, hàng trăm đồng, và không ai biết lệch đó thuộc về đơn nào.
Vì sao gộp đơn làm lệch phình ra
Khi gộp, người lập thường cộng số lượng các món cùng tên từ nhiều đơn rồi tính lại trên tổng. Số tiền trên hoá đơn gộp không còn bằng tổng số tiền các đơn đã thu, vì:
- Mỗi đơn đã được làm tròn một lần ở quầy, hoá đơn gộp làm tròn thêm một lần nữa theo cách khác.
- Giảm giá theo tổng đơn được phân bổ khác nhau khi gộp.
- Món cùng tên nhưng khác giá (ly nhỏ, ly lớn) bị cộng nhầm.
Kết quả là tổng hoá đơn lệch với tiền về tài khoản. Để "cân", người lập tăng giảm một vài dòng. Lúc đó con số trên hoá đơn không còn là con số của giao dịch thật, và đó mới là rủi ro, không phải mấy đồng lệch ban đầu.
Đặt một quy tắc làm tròn và giữ nó
Quy định về hoá đơn có hướng dẫn về đồng tiền ghi trên hoá đơn và cách thể hiện số tiền; cách làm tròn cụ thể nên được người có chuyên môn xác nhận theo văn bản hiện hành. Về mặt vận hành, điều quan trọng nhất là một quy tắc, áp cho mọi đơn, cài trong phần mềm. Một bộ quy tắc hay dùng:
- Tổng thanh toán của đơn bằng đúng số tiền khách trả, không bao giờ lệch.
- Tiền hàng chưa thuế của từng nhóm thuế suất tính từ tổng tiền đã gồm thuế của nhóm đó, làm tròn về đồng.
- Tiền thuế của nhóm bằng tổng đã gồm thuế trừ tiền hàng chưa thuế.
- Nếu cần hiển thị đơn giá chưa thuế từng dòng, phần chênh do làm tròn được dồn vào một dòng theo quy tắc cố định, ví dụ dòng có giá trị lớn nhất.
Quy tắc cụ thể nào không quan trọng bằng việc nó được viết ra, được duyệt, và không ai được tự chỉnh từng hoá đơn.
Đối chiếu khi lệch đã được kiểm soát
Khi mỗi đơn có một hoá đơn và quy tắc làm tròn cố định:
- Tổng tiền các hoá đơn trong ngày bằng tổng tiền các đơn đã thu. Không còn phải giải thích chênh lệch.
- Tiền thuế đầu ra trên tờ khai là tổng tiền thuế các hoá đơn, không phải là doanh thu nhân thuế suất. Hai con số này có thể khác nhau vài chục, vài trăm đồng trong tháng; khác biệt đó giải thích được bằng quy tắc làm tròn.
- Nếu có chênh lệch lớn bất thường, dễ tìm ra: lọc hoá đơn có tổng khác tổng đơn.
Đây là thay đổi về chất: kế toán không còn "cân" mà chỉ "xem ngoại lệ".
Những tình huống đặc biệt
- Đơn có nhiều thuế suất: tách theo nhóm thuế suất trước, làm tròn trong từng nhóm. Không tính thuế trên tổng đơn rồi chia.
- Giảm giá theo tổng đơn: phân bổ vào các nhóm thuế suất theo tỷ lệ, làm tròn theo quy tắc cố định. Cách thể hiện chiết khấu trên hoá đơn tra quy định hiện hành.
- Chính sách giảm thuế suất theo nghị quyết của Quốc hội: khi có chính sách giảm 2% cho một số nhóm hàng, thuế suất áp dụng khác đi, quy tắc làm tròn giữ nguyên. Thời hạn áp dụng chính sách giảm cần tra văn bản đang hiệu lực, và bảng ánh xạ phải có dòng hiệu lực mới đúng ngày.
- Khách trả tiền làm tròn (chuyển khoản thừa vài trăm đồng): đó là chuyện thanh toán, không phải chuyện hoá đơn. Hoá đơn giữ đúng số của đơn; phần chênh ghi riêng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Phần mềm hoá đơn: xuất danh sách hoá đơn trong tháng, cộng tổng thanh toán, so với tổng doanh thu đã gồm thuế trên phần mềm bán hàng.
- Cổng hoá đơn điện tử: tải dữ liệu hoá đơn đầu ra, cộng tổng tiền thuế, so với số dự kiến kê khai.
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng: đọc lại chỉ tiêu thuế đầu ra, đối chiếu với tổng tiền thuế trên hoá đơn, không tính lại bằng doanh thu nhân thuế suất.
Câu hỏi thường gặp
Tiền thuế trên tờ khai lấy theo hoá đơn hay theo doanh thu nhân thuế suất?
Tiền thuế đầu ra kê khai theo số thuế trên các hoá đơn đã lập. Tính lại bằng doanh thu nhân thuế suất chỉ nên dùng để kiểm tra độ hợp lý.
Lệch vài đồng giữa tổng hoá đơn và tiền khách trả có phải lập hoá đơn điều chỉnh không?
Nếu quy tắc tính đúng thì tổng hoá đơn bằng tiền khách trả và không có lệch. Nếu hoá đơn đã phát hành sai số, việc xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót; nên sửa quy tắc để không lặp lại.
Có nên niêm yết giá chưa thuế để tránh lệch làm tròn không?
Bán lẻ cho người tiêu dùng thường niêm yết giá đã gồm thuế cho dễ hiểu. Lệch làm tròn giải quyết bằng quy tắc tính nhất quán, không cần đổi cách niêm yết.
Phần mềm bán hàng và phần mềm hoá đơn làm tròn khác nhau thì sao?
Đó là nguồn lệch phổ biến. Nên chọn một nơi tính và nơi kia chỉ nhận kết quả, thay vì để hai phần mềm tự tính lại theo cách riêng.
Hoá đơn gộp nhiều đơn đã lập trước đây có phải sửa lại không?
Không tự sửa hàng loạt. Nên nhờ người có chuyên môn rà xem hoá đơn gộp có làm sai doanh thu, thuế suất hay không, rồi xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót và khai bổ sung nếu cần.
