Khi nhận đề nghị giải trình, việc đầu tiên là xác định chính xác cơ quan thuế đang hỏi điều gì, cho kỳ nào, rồi mới lấy chứng từ. Với kho chứng từ số có mã và gắn vào từng bút toán, gom hồ sơ chỉ là lọc theo tài khoản, kỳ và đối tác; phần việc thật sự là sắp xếp để người đọc thấy ngay câu trả lời.
Doanh nghiệp không có kho số thường phản ứng theo hai cách đều bất lợi: gửi thiếu vì không tìm ra, hoặc gửi cả thùng chứng từ để “cho đủ”. Cách thứ hai kéo dài thời gian làm việc và mở ra những câu hỏi không liên quan. Phần dưới là trình tự dựng một bộ hồ sơ vừa đủ, đúng phạm vi.
Đọc yêu cầu trước khi mở kho
Văn bản đề nghị giải trình thường nêu kỳ tính thuế, chỉ tiêu có dấu hiệu bất thường và tài liệu cần cung cấp. Trước khi lấy bất cứ tờ nào, ghi ra một bảng ngắn:
| Câu hỏi | Ghi ra |
|---|---|
| Kỳ nào? | Tháng, quý hay năm; một kỳ hay nhiều kỳ |
| Chỉ tiêu nào? | Doanh thu, thuế đầu vào, một khoản chi phí, một nhóm hoá đơn |
| Tài liệu gì? | Danh sách tài liệu nêu trong văn bản |
| Hạn nào? | Ngày phải gửi, hình thức gửi |
| Ai liên hệ? | Bộ phận, cán bộ phụ trách theo văn bản |
Nếu văn bản chưa rõ phạm vi, gọi hoặc làm việc với bộ phận đã gửi để hỏi lại. Hỏi rõ một lần tiết kiệm nhiều lượt gửi bổ sung.
Lọc chứng từ theo đúng phạm vi
- Từ sổ, lọc các bút toán thuộc chỉ tiêu và kỳ được hỏi. Xuất ra bảng kê: ngày, mã chứng từ, đối tác, nội dung, số tiền.
- Từ bảng kê, mở từng mã để lấy bộ chứng từ gắn kèm: hoá đơn gốc, hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán.
- Đánh dấu dòng nào thiếu một thành phần (có hoá đơn nhưng thiếu chứng từ thanh toán, có chi nhưng thiếu hợp đồng). Đây là những dòng cần xử lý trước khi gửi.
- Tổng bảng kê phải khớp với số liệu trên tờ khai hoặc báo cáo mà cơ quan thuế đang hỏi. Không khớp thì tìm ra chênh lệch trước.
Kho số có gắn chứng từ vào bút toán làm bước 2 gần như tự động. Kho rời thì bước này chiếm phần lớn thời gian.
Sắp xếp để người đọc thấy câu trả lời
- Trang đầu là bản giải trình: trả lời thẳng từng điểm được hỏi, mỗi điểm dẫn tới phụ lục tương ứng.
- Phụ lục là bảng kê có tổng khớp tờ khai, mỗi dòng có mã chứng từ.
- Chứng từ xếp theo thứ tự bảng kê, mỗi bộ đứng cạnh nhau: hoá đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán.
- Tệp gửi điện tử đặt tên theo số thứ tự phụ lục và mã chứng từ, để người nhận in ra vẫn đúng thứ tự.
Chênh lệch có lý do (hoá đơn điều chỉnh, đơn trả hàng, khoản ghi nhận khác kỳ) nên giải thích ngay trong bản giải trình kèm chứng từ, không để người đọc tự phát hiện.
Những khoản hay bị hỏi và bộ chứng từ nên có sẵn
Không phải khoản nào cũng được hỏi như nhau. Từ kinh nghiệm chung của nghề, một số nhóm xuất hiện thường xuyên trong đề nghị giải trình; chuẩn bị sẵn bộ chứng từ cho chúng ngay khi ghi sổ sẽ đỡ rất nhiều khi bị hỏi:
| Nhóm | Bộ chứng từ nên đủ |
|---|---|
| Thuế đầu vào tăng đột biến | Hợp đồng mua, hoá đơn, giao nhận, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, tài liệu cho thấy hàng đã vào sản xuất hoặc đã bán |
| Doanh thu thấp hơn tiền về tài khoản | Bảng đối chiếu tiền về với đơn hàng, các khoản không phải doanh thu (vay, góp vốn, thu hộ, tiền đặt cọc) có chứng từ riêng |
| Chi phí dịch vụ thuê ngoài lớn | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu có mô tả kết quả, sản phẩm bàn giao, thanh toán |
| Mua của người bán có rủi ro | Kết quả tra cứu người bán tại thời điểm giao dịch, bằng chứng giao hàng thật |
| Hàng tồn kho lớn kéo dài | Biên bản kiểm kê, sổ nhập xuất, lý do tồn |
Kho số cho phép gắn nhãn “nhóm hay hỏi” ngay khi ghi, để cuối năm lọc ra kiểm trước. Đó là việc chủ động, rẻ hơn nhiều so với chạy đi tìm khi đã có văn bản.
Khi phát hiện sai trong lúc gom
Gom hồ sơ là lúc nhiều doanh nghiệp tự phát hiện sai: hoá đơn ghi sổ hai lần, khoản chi thiếu chứng từ thanh toán, hoá đơn của người bán đã ngừng hoạt động. Hướng xử lý đúng là:
- Sai số liệu trên tờ khai thì khai bổ sung theo quy định của Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, không chờ bị phát hiện.
- Thiếu chứng từ thì tìm lại từ nguồn gốc (ngân hàng, người bán, cổng hoá đơn), không lập mới chứng từ lùi ngày.
- Không đổi, không “làm lại” chứng từ đã lưu. Kho số có nhật ký sửa đổi sẽ lưu vết thao tác đó.
Gửi và lưu vết
Gửi theo đúng hình thức nêu trong văn bản. Dù gửi điện tử hay nộp trực tiếp, doanh nghiệp nên giữ:
- Bản sao đầy đủ bộ hồ sơ đã gửi, đúng như lúc gửi.
- Bằng chứng gửi: thông báo tiếp nhận điện tử, giấy biên nhận, phiếu chuyển phát.
- Biên bản làm việc nếu có buổi làm việc trực tiếp.
Lưu tất cả vào một thư mục riêng cho lần giải trình đó, ghi kỳ và ngày. Lần sau có câu hỏi tương tự, bộ hồ sơ cũ là điểm xuất phát.
Tự kiểm tra ở đâu trước khi gửi
Đối chiếu số liệu trong bộ hồ sơ với ba nguồn mà cơ quan thuế cũng đang nhìn: tờ khai đã nộp trong tài khoản thuế điện tử, danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử, và trạng thái người bán tra trên trang thông tin người nộp thuế. Khớp với cả ba thì hồ sơ đứng vững hơn nhiều so với chỉ khớp với sổ của chính mình.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi toàn bộ sổ sách để cơ quan thuế tự tìm không?
Không nên. Gửi đúng phạm vi được hỏi giúp buổi làm việc tập trung và nhanh. Nếu cơ quan thuế cần thêm, họ sẽ đề nghị bổ sung.
Chứng từ điện tử in ra có cần đóng dấu sao y không?
Tuỳ hình thức và yêu cầu của từng văn bản. Khi gửi điện tử, tệp gốc thường là đủ; khi nộp giấy, hỏi cán bộ phụ trách về yêu cầu xác nhận bản sao để khỏi phải làm lại.
Không kịp gom đủ trong hạn thì làm sao?
Liên hệ bộ phận đã gửi văn bản trước hạn, nêu lý do và thời gian cần thêm. Gửi phần đã có trước còn hơn để quá hạn mà không có phản hồi.
Người bán đã ngừng hoạt động, hoá đơn của họ giải trình thế nào?
Chuẩn bị đủ bằng chứng giao dịch có thật: hợp đồng, giao nhận, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và nếu có thì kết quả tra cứu người bán vào thời điểm giao dịch. Việc khấu trừ, chi phí được xử lý thế nào tuỳ từng trường hợp theo quy định.
Có cần luật sư hay đại lý thuế đi cùng không?
Không bắt buộc. Với câu hỏi đơn giản về chứng từ, kế toán nắm sổ là người phù hợp nhất. Với vụ việc phức tạp hoặc số tiền lớn, có người am hiểu đi cùng giúp trả lời đúng trọng tâm.
