Trong phần mềm kế toán, dữ liệu cần bảo vệ kỹ nhất không phải số dư ngân hàng mà là dữ liệu cá nhân của người lao động: lương từng người, số định danh cá nhân, số tài khoản nhận lương, thông tin người phụ thuộc dùng để giảm trừ gia cảnh. Cách làm là xác định rõ trường nào nhạy cảm, che theo vai để chỉ người cần mới thấy, hạn chế xuất tệp, và có quy trình riêng khi buộc phải gửi ra ngoài.
Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên dữ liệu thuế thu nhập cá nhân trong phần mềm giờ gắn thẳng với số định danh — càng cần giữ chặt. Dữ liệu cá nhân còn thuộc phạm vi các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Phần dưới là cách làm thực tế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Trường nào là nhạy cảm
| Trường | Vì sao nhạy cảm | Ai cần thấy |
|---|---|---|
| Lương, thưởng, phụ cấp từng người | Gây mâu thuẫn nội bộ nếu lộ; là thông tin riêng của người lao động | Người tính lương, kế toán trưởng, giám đốc |
| Số định danh cá nhân, ngày sinh, địa chỉ | Có thể bị lợi dụng để giả mạo | Người làm thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm |
| Số tài khoản ngân hàng cá nhân | Có thể bị dùng trong lừa đảo | Người lập lệnh chi lương |
| Người phụ thuộc, quan hệ gia đình | Thông tin đời tư | Người làm thuế thu nhập cá nhân |
| Khoản khấu trừ riêng (tạm ứng, bồi thường) | Đời tư, dễ gây hiểu lầm | Người tính lương |
Người ghi sổ chi phí lương chỉ cần tổng lương theo bộ phận, không cần từng người. Tách được như vậy thì phần lớn phòng kế toán không cần thấy bảng lương chi tiết.
Che theo vai trong phần mềm
- Tách phân hệ lương khỏi phân hệ kế toán chung; quyền vào phân hệ lương cấp riêng.
- Bút toán chi phí lương đẩy sang sổ theo tổng bộ phận, không theo từng người.
- Trường số định danh, số tài khoản hiện dạng che (chỉ vài số cuối) với người không có quyền đầy đủ.
- Báo cáo chi tiết lương chỉ chạy được với tài khoản có quyền.
Nếu phần mềm không hỗ trợ che trường, giữ bảng lương chi tiết ở một nơi riêng có kiểm soát truy cập, chỉ đưa số tổng vào phần mềm kế toán. Đây là cách làm phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ và hoàn toàn đủ.
Hạn chế xuất tệp
Phần lớn vụ lộ bảng lương không đến từ tấn công mà từ một tệp bảng tính bị chuyển tiếp nhầm. Giảm rủi ro bằng cách:
- Chỉ tài khoản có quyền lương mới xuất được báo cáo lương chi tiết; thao tác xuất được ghi nhật ký.
- Phiếu lương gửi từng người qua kênh riêng (hộp thư công việc của chính người đó, hoặc cổng nhân viên), không gửi bảng lương tổng vào nhóm chat.
- Tệp gửi ngân hàng để chi lương tạo từ phần mềm, tải lên ngân hàng điện tử, rồi xoá khỏi thư mục tải về của máy.
- Không lưu bảng lương trên máy tính dùng chung hay ổ đĩa chia sẻ rộng.
Khi phải gửi ra ngoài
Có những lúc buộc phải gửi dữ liệu nhân viên cho bên ngoài: đơn vị dịch vụ kế toán làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân, đơn vị làm bảo hiểm, kiểm toán. Quy trình an toàn:
- Chỉ gửi đúng trường cần cho việc đó; bảo hiểm không cần thưởng, kiểm toán chọn mẫu không cần cả danh sách.
- Gửi qua thư mục chia sẻ có thời hạn hoặc tệp có mật khẩu, mật khẩu gửi qua kênh khác.
- Có thoả thuận với bên nhận về mục đích sử dụng, bảo mật và xoá sau khi xong.
- Ghi lại đã gửi gì, cho ai, ngày nào.
Máy in, máy quét và bản giấy
Bảo vệ trên phần mềm vô ích nếu bảng lương in ra nằm trên khay máy in chung cả buổi. Với bản giấy: in bằng chức năng in giữ lệnh (chỉ ra giấy khi người in đứng tại máy) nếu máy có, lấy ngay sau khi in, cất tủ khoá, huỷ bằng máy huỷ giấy khi không cần. Máy quét văn phòng thường lưu bản quét vào thư mục chung hoặc hộp thư; kiểm tra nơi bản quét giấy tờ tuỳ thân được lưu và xoá sau khi đã đưa vào kho hồ sơ.
Người phụ thuộc và giảm trừ gia cảnh
Mức giảm trừ gia cảnh từ kỳ tính thuế 2026 là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Để áp dụng, doanh nghiệp giữ thông tin đăng ký người phụ thuộc của nhân viên — dữ liệu về con cái, cha mẹ, quan hệ gia đình. Những giấy tờ chứng minh đi kèm (giấy khai sinh, xác nhận nuôi dưỡng) nên lưu ở kho hồ sơ nhân sự có khoá, không đính kèm vào bút toán kế toán nơi nhiều người mở được.
Khi nhân viên nghỉ việc
Dữ liệu của người đã nghỉ vẫn phải giữ cho nghĩa vụ kế toán, thuế và bảo hiểm theo thời hạn quy định. Nhưng không cần để nó ở trạng thái đang dùng: chuyển hồ sơ sang trạng thái đã nghỉ, thu hẹp quyền xem, và khi hết thời hạn lưu thì xử lý theo quy trình huỷ tài liệu có biên bản.
Tự kiểm tra ở đâu
Mỗi quý, xuất danh sách người có quyền vào phân hệ lương và quyền xuất báo cáo lương, rà từng người. Xem nhật ký xuất tệp lương trong quý. Để kiểm tra dữ liệu thuế thu nhập cá nhân đã khai cho nhân viên, dùng tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp; nhân viên tự xem phần của mình qua ứng dụng thuế trên điện thoại, không cần xin bảng tổng từ phòng kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán tổng hợp có cần xem bảng lương chi tiết không?
Thường không. Kế toán tổng hợp cần tổng lương theo bộ phận để ghi sổ và đối chiếu với tờ khai khấu trừ thuế. Chi tiết từng người để ở người tính lương.
Phần mềm không che được trường thì làm sao?
Giữ bảng lương chi tiết ngoài phần mềm kế toán, ở nơi có kiểm soát truy cập, và chỉ nhập số tổng. Khi đổi phần mềm, đặt khả năng phân quyền theo trường vào tiêu chí chọn.
Gửi phiếu lương qua ứng dụng nhắn tin có được không?
Được nếu gửi riêng từng người, nhưng dễ gửi nhầm và khó thu hồi. Hộp thư công việc hoặc cổng nhân viên an toàn hơn; tuyệt đối không gửi bảng tổng vào nhóm chung.
Nhân viên xin xem bảng lương của đồng nghiệp thì trả lời thế nào?
Thông tin lương là thông tin riêng của từng người. Nên có quy định nội bộ rõ ràng rằng mỗi người chỉ được xem phiếu lương của mình.
Lộ bảng lương thì làm gì trước?
Xác định tệp đã đi đến đâu, yêu cầu người nhận xoá, đổi quyền truy cập nếu lộ do tài khoản. Xem xét nghĩa vụ thông báo theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và rút kinh nghiệm ở khâu gây lộ.
