Khi phát hiện sai trong sổ, cách sửa đúng là thêm một bút toán điều chỉnh, kèm người sửa, thời điểm, lý do và chứng từ, chứ không mở bút toán cũ ra gõ đè số mới. Sửa đè thì sổ trông sạch, nhưng mất luôn câu trả lời cho câu hỏi mà cơ quan thuế, kiểm toán hay chính chủ doanh nghiệp sẽ hỏi: con số này trước đây là bao nhiêu, và vì sao nó thay đổi.
Phần mềm kế toán hiện nay thường cho cả hai cách. Việc chọn cách nào không phải chuyện kỹ thuật mà là quy tắc nội bộ, và nên được chốt bằng văn bản.
Sửa đè mất đi những gì
- Số cũ. Báo cáo đã gửi đi trước đó không còn đối chiếu được với sổ.
- Người sửa và lúc sửa. Nhiều phần mềm có nhật ký hệ thống, nhưng nhật ký kỹ thuật thường không ghi lý do nghiệp vụ.
- Chuỗi liên quan. Một bút toán bị sửa có thể đã được dùng để lập tờ khai, báo cáo, đối chiếu công nợ. Sửa đè làm những thứ đó lệch mà không ai biết.
- Niềm tin vào sổ. Khi ai cũng sửa được mọi thứ, không số nào đứng vững.
Với kỳ đã nộp tờ khai, sửa đè còn nguy hiểm hơn: sổ không còn khớp với tờ khai đã nộp, và nếu sai thật thì việc đúng phải là khai bổ sung theo quy định, không phải lặng lẽ sửa sổ.
Một bút toán điều chỉnh gồm những gì
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Tham chiếu | Bút toán gốc bị điều chỉnh |
| Nội dung điều chỉnh | Đảo bút toán sai, ghi bút toán đúng; hoặc ghi phần chênh |
| Lý do | Chọn từ danh sách (sai tài khoản, sai số tiền, sai kỳ, sai đối tượng...) kèm mô tả ngắn |
| Chứng từ | Hoá đơn điều chỉnh, biên bản, thư xác nhận, tuỳ trường hợp |
| Người lập, người duyệt | Hai người khác nhau với điều chỉnh vượt ngưỡng nội bộ |
| Thời điểm | Ngày ghi điều chỉnh, và kỳ mà điều chỉnh có hiệu lực |
Cách điều chỉnh cụ thể (đảo toàn bộ rồi ghi lại, hay ghi phần chênh) theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Điều quan trọng là bút toán gốc vẫn còn nguyên, có đánh dấu "đã được điều chỉnh bởi" để người đọc lần theo được.
Ai được sửa gì
- Người nhập: sửa được bút toán của mình khi chưa được duyệt, trong kỳ chưa khoá. Việc này là sửa nháp, không cần vết nghiệp vụ.
- Kế toán phụ trách: lập bút toán điều chỉnh cho bút toán đã duyệt trong kỳ đang mở.
- Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền: duyệt điều chỉnh vượt ngưỡng, điều chỉnh liên quan doanh thu, thuế.
- Không ai: sửa trực tiếp bút toán thuộc kỳ đã khoá. Muốn thay đổi thì mở lại kỳ theo quy trình, có lý do và người duyệt.
Doanh nghiệp nhỏ ít người vẫn làm được: người lập và người duyệt có thể là kế toán và chủ doanh nghiệp. Điều cần tránh là một tài khoản dùng chung cho nhiều người, vì khi đó vết sửa không cho biết ai đã làm.
Ví dụ: ghi nhầm tài khoản chi phí
Giả sử tháng 3 kế toán ghi một hoá đơn mua máy in 12.000.000 đồng vào chi phí văn phòng phẩm, trong khi theo chính sách của doanh nghiệp khoản này nên ghi vào công cụ dụng cụ để phân bổ. Tháng 4 mới phát hiện, tháng 3 chưa khoá.
- Bút toán gốc tháng 3 giữ nguyên.
- Lập bút toán điều chỉnh ngày trong tháng 3 (vì kỳ còn mở): đảo khoản chi phí văn phòng phẩm, ghi vào công cụ dụng cụ.
- Lý do: "sai phân loại tài sản, theo chính sách phân bổ công cụ dụng cụ".
- Chứng từ: hoá đơn gốc, phiếu nhập công cụ dụng cụ.
- Người lập: kế toán; người duyệt: kế toán trưởng.
Nếu tháng 3 đã khoá và đã nộp tờ khai có liên quan, cách xử lý khác: ghi điều chỉnh ở kỳ hiện tại hoặc mở lại kỳ theo quy trình, và xem có ảnh hưởng tới tờ khai đã nộp hay không để quyết định khai bổ sung. Việc này cần người có chuyên môn quyết.
Khoá kỳ: vì sao cần
Khoá kỳ là cam kết rằng số liệu kỳ đó đã được dùng để lập báo cáo, tờ khai, và không thay đổi nữa trừ khi có quy trình. Nên khoá:
- Sau khi nộp tờ khai thuế của kỳ.
- Sau khi gửi báo cáo cho ngân hàng, nhà đầu tư, chủ sở hữu.
- Sau khi hoàn tất đối chiếu công nợ với đối tác.
Mở lại kỳ đã khoá là một sự kiện đáng ghi nhận: ai mở, vì sao, mở trong bao lâu, sửa gì. Khi mở lại vì phát hiện sai liên quan tờ khai, việc đi kèm là đánh giá có cần khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn hay không.
Đọc nhật ký điều chỉnh mỗi tháng
Nhật ký điều chỉnh là tấm gương của quy trình kế toán. Mỗi tháng xem:
- Số điều chỉnh theo lý do. Một lý do lặp đi lặp lại cho thấy lỗi quy trình: sai phân loại nhiều thì danh mục tài khoản khó hiểu; sai kỳ nhiều thì chứng từ về muộn.
- Số điều chỉnh theo người lập. Không để phán xét người, mà để biết ai cần hướng dẫn thêm.
- Điều chỉnh liên quan doanh thu và thuế: xem từng khoản.
- Điều chỉnh sát ngày nộp tờ khai: dấu hiệu số liệu đang bị "nắn" cho khớp, cần hỏi lý do.
Tự kiểm tra ở đâu
- Phần mềm kế toán: nhật ký điều chỉnh, lọc theo kỳ đã khoá; kỳ đã khoá mà có điều chỉnh là việc phải hỏi.
- Tài khoản thuế điện tử: danh sách tờ khai đã nộp, tờ khai bổ sung. So với kỳ có điều chỉnh để chắc tờ khai và sổ vẫn khớp.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn điều chỉnh, thay thế trong kỳ, mỗi tờ phải có bút toán tương ứng.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm cho sửa trực tiếp thì có nên tắt không?
Nên giới hạn sửa trực tiếp ở bút toán nháp chưa duyệt. Bút toán đã duyệt nên chỉ được thay đổi bằng điều chỉnh có vết.
Điều chỉnh nhiều có bị coi là sổ sách kém không?
Điều chỉnh có lý do rõ ràng cho thấy sổ đang được kiểm. Điều đáng lo là điều chỉnh không có lý do, tập trung sát ngày nộp tờ khai, hoặc sửa đè không để lại dấu.
Sai số tiền nhỏ vài chục nghìn có cần bút toán điều chỉnh không?
Có, nếu bút toán đã duyệt. Số nhỏ vẫn cần vết để người sau hiểu. Có thể gom nhiều điều chỉnh nhỏ cùng lý do vào một lần, miễn tham chiếu đủ bút toán gốc.
Kỳ đã nộp tờ khai phát hiện sai thì sửa sổ trước hay khai bổ sung trước?
Hai việc đi cùng nhau: xác định sai, lập điều chỉnh trên sổ theo quy trình mở kỳ, và đánh giá việc khai bổ sung theo quy định. Không sửa sổ mà để tờ khai sai.
Nhật ký điều chỉnh lưu bao lâu?
Nhật ký là một phần của tài liệu kế toán, nên lưu cùng thời hạn với sổ và chứng từ liên quan. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.
Dịch vụ kế toán thuê ngoài sửa sổ thì ai duyệt?
Nên thoả thuận trong hợp đồng: điều chỉnh vượt ngưỡng hoặc liên quan doanh thu, thuế phải có xác nhận của doanh nghiệp. Tài khoản của dịch vụ kế toán trên phần mềm nên tách riêng để vết sửa rõ người.
